Честно преодолевая страхи: как руководителям и сотрудникам пережить реорганизацию компании

Откровенный разговор 

Реорганизация фактически не влияет на финансовые и другие материальные составляющие трудовой жизни сотрудника, но меняет эмоциональный контекст взаимоотношений работодатель-подчиненный. Срабатывает механизм переживания горя, и проходят пять стадий сопротивления изменениям: отрицание, злость, торг, депрессия, принятие. 

Главное правило — прозрачность всех процессов. Сотрудники должны иметь доступ к данным, чтобы сопоставлять их и делиться информацией друг с другом. Иначе скрытие информации порождает домыслы и может привести к скорому оттоку кадров.

Как правильно донести информацию о реорганизации. Ключевые принципы

• Используйте лидеров для доставки сообщений. Сотрудники предпочитают слышать сообщения от узнаваемых лиц в компании — топ-менеджеры, инициирующие изменение для сообщений о бизнес-вопросах и причинах изменений, их сотрудники и коучи — для сообщений о влиянии изменения лично на каждого.

Линейным сотрудникам нужно дать максимум информации, которая есть у руководителей на данный момент: план и таймлайн сокращения штата или зарплат, слияний отделов и департаментов, локация нового офиса и так далее. 

Читайте по теме:

Как выразить признательность сотрудникам и зачем это нужно

Small talk в кризис: как говорить с аудиторией, чтобы компанию уважали даже после форс-мажоров

• Объясните, почему, что и как. Когда люди узнают об изменении, их первый вопрос: «Почему это происходит», — будь то личное или профессиональное изменение. Первые коммуникации должны быть сосредоточены на том, почему происходят изменения.
• Ответьте на вопрос «Что мне это даст?» Чтобы быть эффективными, коммуникации должны затрагивать то, что сотруднику важно и ценно. Предоставьте убедительные аргументы в пользу того, «как мне будет лучше» или «что я получу от участия в переменах».
• Обратная связь. Важно разработать и спланировать двусторонние коммуникации. Нужно дать сотрудникам возможность поделиться своими опасениями, оставить отзыв и задать вопросы. Самое важное — ответить на все сообщения. 

Параллельно юридический отдел будет готовить документы, в которых зафиксированы все нововведения и изменения в связи с реорганизацией. Сотрудник может подписать и согласиться со всеми пунктами, а может отказать работодателю в переводе его в новое юридическое лицо.

Спросите коллег

Перед общим собранием также стоит составить список вопросов, которые могут возникнуть у сотрудников. Пусть руководитель каждого подразделения подготовит 10-15 таких вопросов, а руководитель HR-подразделения отберет 30 самых распространенных, сформулирует ответы. На этом этапе во многом станут понятны настроения в коллективе.

На негативные вопросы тоже нужно ответить четко и честно. Любой уход от ответа или недосказанность будут истолкованы сотрудниками не в пользу руководителей. 

Правильная коммуникация организационных изменений строится на последовательном объяснении трех тем: 

1. Почему сейчас. Что послужило причиной предлагаемых изменений;
2. Что именно предполагается делать;
3. Что будет происходить дальше. Ближайшие шаги.

Ключевые сообщения должны быть последовательно лаконичными: пришло время меняться, сейчас важно укрепить области ответственности под CEO и внедрить новые роли для реализации амбициозной стратегии и планов. Шагами внедрения будет ревью процессов и их описание, понимание ролей и области задач, прописывание схем взаимодействия и итоговое внедрение новой структуры, пересмотр бизнес-процессов, расчет новой численности персонала. 

Вовлечение и поддержка 

В кризисное для бизнеса время у сотрудников есть два основных страха — потеря работы и снижение дохода. Чаще эти страхи испытывают высококвалифицированные сотрудники. Согласно нашему исследованию, летом 2022 года ИТ-специалисты почувствовали себя более уязвимыми на рынке труда. В пандемийные 2020-2021 годы настроения этих специалистов были более стабильными.

Поэтому важно по-человечески поддержать свою команду в период реорганизации. В этом направлении будет проще работать компаниям, которые уделяют внимание корпоративной культуре, следят за развитием кадров. 46% компаний формируют соцпакет с фокусом на социальную поддержку и защиту сотрудников, выяснила служба исследований HeadHunter. 

Дополнительно необходимо привлекать вторичные каналы коммуникации для повышения уровня охвата сотрудников: тематические email-оповещения, баннеры на интранет-портале с общей информацией и статусом. Выделенный раздел на корпоративном сайте компании с описанием ключевых шагов о том, что было и будет, FAQ.

Читайте также: «Мы — семья»: 6 причин, почему этот принцип может навредить работе

Может сработать и брендированная электронная подпись для culture-чемпионов. Screensavers или Lock-screens с анимацией по ценностям. «Бизнес-ТВ» с записями интервью с топ-менеджментом или анимацией на основе ценностей. Внутренние и внешние корпоративные социальные сети. Можно сделать брендированную атрибутику: блокноты, наклейки на ноутбуки или пропуска, коврики для мышки или подстаканники.

Работа по развитию эмоционального интеллекта сотрудников должна вестись постоянно. В такой конструкции сотрудник способен обсуждать свои страхи с руководителем и спокойней относится к любым изменениям. Но в сложный период им особенно важно помочь перейти в состояние взрослого (возможно с помощью корпоративного психолога).

Кроме того, помогают коллективные выездные мероприятия, на которых сотрудники будут расслабляться и выходить из состояния эмоционального напряжения.

Конечно, важна и материальная поддержка. Сначала сотрудник должен закрыть все базовые потребности на основе пирамиды Маслоу и только потом искать дополнительные способы вдохновения. Согласно результатам нашего исследования, в каждой пятой компании (21%) соцпакет призван работать на снижение выгорания сотрудников.

Когда задача заботы о сотрудниках решена, вот какие варианты нематериальной поддержки можно использовать. 

1. Публичное признание успехов и достижений. Например, в своих ежедневных рассылках мы указываем, кто из менеджеров заключил договор на крупную сумму. Это письмо видит вся компания, это вдохновляет читающих и стимулирует sales-менеджеров. 
2. Тимбилдинг. Эффективность командных мероприятий неоспорима. Именно они помогают наладить взаимодействие между сотрудниками и улучшить коммуникативные процессы внутри компании. 
3. Свежие фрукты, чай, кофе в офисе — это то, что помогает сотруднику не думать о том, что перекусить, а дает возможность концентрироваться на работу. Еда (и тем более полезная) показывает, что здоровье и благополучие команды важно для руководства. Только у 36% участников нашего опроса есть или было удобное рабочее место, оснащённое всем необходимым: выше всего эта доля в сфере закупок (51%).
4. Переименование должности. Работа должна помогать реализовать потенциал. Сотрудник вовлекается, «освежает» свое отношение к работе, вновь формулирует для себя задачи и смыслы.
5. Геймификация. Компания может придумать внутреннюю валюту, которая будет действовать на территории компании. Баллы можно потратить на различные активности и приятные бонусы, которые также не обязательно материальны.
6. Комфорт. Установка дивана в тихой комнате и свобода сотрудника отдыхать не в ущерб работе — это то, что подпитывает, заряжает и поддерживает. Такое базовое поощрение помогает сотруднику понять, что ему доверяют, не ограничивают и не держат на работе в заложниках. Он работает и заслуживает отдых. С комфортом могут ассоциировать и другие опции: например, для 36% соискателей из Тульской области, 34% соискателей из Ханты-Мансийского АО и Томской области важна возможность транспортировки до места работы, свидетельствуют данные HeadHunter.

Управляемый кризис

Реорганизация компании должна быть управляемым процессом, тщательно подготовленным заранее. Требуется работа с культурой для того, чтобы все нововведения применялись по всей компании.

Любые изменения реализуются через четкое представление понимания, как люди поступают интуитивно, насколько сотрудники понимают свое окружение и принятые принципы/ценности, как взаимодействуют вне формальных «кубиков и линий», как принимаются решения, как распределена ответственность и чем мотивировать сотрудников на выполнение целей.

При понимании этих нюансов реорганизация принесет пользу основному бизнесу. 

Фото на обложке: Shutterstock / fizkes