Колонки

«Каждая доставка требует колоссального количества документов». Плюсы и минусы электронной транспортной накладной

Колонки
Андрей Савин
Андрей Савин

Исполнительный директор компании Traft

Софья Федосеева

Казалось бы, XXI век уже давно наступил: уйма вещей от получения информации до совершения покупок делается в считанные клики и секунды. Тем не менее технический прогресс по-прежнему не мешает большинству компаний использовать бумагу при обмене документами. 

Андрей Савин, исполнительный директор транспортной компании Traft, рассказывает, как идти в ногу со временем и избавить офис от склада макулатуры с помощью электронного документооборота в логистике.

«Каждая доставка требует колоссального количества документов». Плюсы и минусы электронной транспортной накладной

Предпосылки

Представьте себе ритейлера с более чем 140 магазинами в Москве и тысячей по России. Каждый день каждый магазин нуждается в доставке товаров со склада, и каждая доставка требует колоссального количества документов.

Это и договор между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, и путевой лист, и транспортная накладная, и экспедиторские и складские расписки, а при определенных грузах — еще и санитарные и ветеринарные паспорта, сертификаты качества продукции и прочее.



Несмотря на то что все сведения о транспортируемом грузе есть в электронном виде, перевозчики продолжают вместе с погрузкой самих отправлений грузить еще и коробки с сопроводительной документацией. 


Законодательство

Первый шаг к изменениям уже сделан — вступление в эпоху электронного документооборота началось еще в прошлом десятилетии. К ЭДО сегодня подключается и крупный бизнес, и государственные структуры, которые зачастую гораздо менее гибкие. Сейчас остается все меньше компаний, которые не используют электронную цифровую подпись для сдачи бухгалтерской отчетности в ФНС и ПФР или обмена счетами и актами с контрагентами. 

Расскажи, как цифровая трансформация изменила твой бизнес

Стань лауреатом RB Digital Awards 2022

Нормативная база не запрещает использовать электронные документы, подписанные ЭЦП, однако до сих пор не введено такое понятие, как «электронная транспортная накладная» (ЭТрН).

Но с недавних пор Министерство транспорта предлагает ввести это понятие в поправки к постановлению от 2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». 


Преимущества и риски перехода на ЭТрН

Электронные транспортные накладные уже применяются на практике и охватывают 100 % железнодорожных перевозок на территории РФ. Такой опыт должен значительно облегчить процесс внедрения ЭТрН в автомобильные грузоперевозки, так как можно использовать полученную на смежном рынке экспертизу. 

Когда все будет утверждено на законодательном уровне, клиенты транспортных компаний смогут пойти по пути полной цифровизации грузоперевозок, а пока использование электронной транспортной накладной — это удел самых передовых компаний. 



Плюсы

  • Скорость бизнес-процессов. Современные пользователи требуют быстрых решений. Факт перевозки подтверждается подписанной ЭТрН мгновенно, что дает возможность всем сторонам сделки выполнять свои обязательства по оплате услуг и зачету затрат.
  • Прозрачность перевозки. ЭТрН помогает не только заказчикам и исполнителям, но и регулирующим органам. Подписание документов через ЭЦП если не исключает, то существенно снижает число серых схем и мошеннических действий при перевозке.
  • Снижение затрат на документооборот. Как материальные, так и человеческие ресурсы на выписку, обработку, доставку и хранение бумажных документов сводятся к минимуму.

Минусы

  • Нет единого реестра операторов, данные от которых принимаются регуляторами.
  • Сотрудники ГИБДД воспринимают безбумажную перевозку как нарушение ПДД.
  • Хранение данных: есть сложности в технической реализации подписания документов всеми сторонами; управление потоками поручений зачастую приводит к путанице; существуют опасения по утечке информации.

Наш первый опыт

Сегодня мы уже успешно апробировали использование ЭТрНа c рядом ритейлеров. Первым таким проектом стала работа с компанией «Л’Этуаль».

Для этого мы сделали следующие шаги.

Подписали соглашение об электронном документообороте между:

  • грузообладателем/грузополучателем — сетью магазинов парфюмерии и косметики «Л’Этуаль» (операторы склада и представители розничных магазинов);
  • транспортно-экспедиторской компанией — Traft;
  • перевозчиками — водителями-подрядчиками, подключенными к интеллектуальной системе Traft-Online.

Подключили электронно-цифровую подпись (ЭЦП) всем участниками процесса. Причем если для «Л’Этуаль» и для нас требовалась усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), то для водителей достаточно было наличие простой (ПЭП).

Создавали и подписывали все необходимые документы в электронном виде.

При перевозках для «Л’Этуаль» мы не пользовались услугами операторов ЭДО. Торговая сеть установила IT-продукт на собственные серверы и самостоятельно управляла процессом подписи документов и их передачи в требуемые законодательством инстанции. Тем не менее, чтобы избежать создания новых бизнес-процессов внутри компании-грузообладателя, можно обратиться к операторам ЭДО.


Как выглядел весь процесс?

Сначала оператор склада подписывал и отправлял ЭТрН. Затем электронный документ поступал водителю, который, используя мобильное приложение, ставил свою электронную подпись. А грузообладатель, отслеживая статус перевозки в онлайн-режиме, подписывал электронный документ в момент приемки груза перевозчиком — тем самым он подтверждал факт сдачи товара.

Та же схема происходила при передаче товара перевозчиком в торговую точку. В конце мы завершали цепочку своей электронной подписью, чтобы подтвердить оказание услуги перевозки. 



При переходе на ЭТрН в перевозках мы достигли следующих результатов для «Л’Этуаль»:

  1. сократили потерю, порчу и неправильное заполнение документов до «нуля»;
  2. сократили трудоемкость обработки транспортных накладных на 80%;
  3. снизили затраты на пересылку, архивацию и хранение документов в пять раз;
  4. снизили временные затраты на подготовку документов для регулирующих органов;
  5. сэкономили время и деньги на каждом этапе работы с транспортными документами.

Как получить максимум

Переход на электронную транспортную накладную — решение, к которому надо подойти со всей серьезностью. Технический прогресс все равно приведет компании к введению ЭДО, но сегодня перед внесением изменений в бизнес-процессы нужно оценить потенциальные риски и понять, готова ли компания к такому шагу.

  • Чтобы избежать путаницы в схемах передачи информации, а также ее утечки, нужно проработать и утвердить все процедуры формирования документооборота
  • Выбирая между самостоятельным ведением ЭДО и подключением к оператору, надо понимать, что первый вариант приведет к дополнительным расходам на IT. Второй — менее затратный, но требует грамотного подхода к выбору поставщика. Здесь не стоит руководствоваться самой низкой ценой, а лучше выбрать максимально надежного партнера.
  • Подключая ЭЦП, продумайте необходимые затраты на электронные подписи. Если достаточно простой подписи, не нужно тратиться на квалифицированную.
  • Переходя на ЭТрН, будьте готовы к негативным ситуациям на дорогах. Пока сотрудники ГИБДД не готовы принимать электронную транспортную накладную. Но судя по тому, что ОСАГО уже постепенно переходит в электронный вид, не за горами тот момент, когда и ЭТрН станет официальным документом для сотрудников дорожной полиции.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Треть работодателей не рады переходу на электронные трудовые книжки — исследование
  2. 2 В помощь стартаперам: сервис автоматизации документов Axdraft
  3. 3 Автоматизация документооборота по цене мобильной связи — что нужно знать руководителю?
EdTech: карта российского рынка
Все компании и инвесторы в области образовательных технологий
Перейти