10 полезных «фишек», которые помогают работать с сервисами Google

Олег Карпов
Олег Карпов

Представитель компании Brown Boot Works

Расскажите друзьям
Виктория Кравченко

Миллионы людей пользуются облачными сервисами Goolge: бесплатные документы вместо MS Office, хранение файлов НЕ на жестких дисках компьютеров, а на Google Диске и многое другое.

Олег Карпов, представитель компании Brown Boot Works, рассказывает о полезных (и бесплатных!) фишках сервисов Google и о дополнениях, которые кардинально расширяют функционал Google.

Итак, поехали!

Встроенные «фишки»

1. Работа с документами офлайн

У некоторых пользователей есть опасение, что если не будет подключения к интернету, то работа с документами встанет. Это не так. Достаточно включить офлайн-доступ в настройках Google Диска и можно совершенно спокойно создавать файлы и вносить в них изменения даже без подключения к сети. Все данные будут синхронизированы как только появится интернет.

Настройки Google Диска находятся под значком шестеренки в правом верхнем углу. Потом ставите галку в пункте офлайн-доступ.



2. Поиск в интернете напрямую из документа

Часто при работе с документом требуется найти какую-либо информацию во внешних источниках. С помощью расширенного поиска, который вызывается либо правой клавишей мыши на выделенном тексте («Поиск по тексту…»), либо сочетанием Ctrl + Alt + Shift + I, эта выделенная фраза сразу гуглится в интернете, результаты поиска отображаются в окне справа.

Самое интересное, что найденные ссылки, картинки, документы на диске можно сразу же вставить в редактируемый документ.

3. Веб-буфер обмена

Все мы используем буфер обмена для переноса частей текста и картинок между приложениями на стационарном компьютере. В Google Документах есть возможность использовать похожий инструмент, но для переноса данных между устройствами!

Такой веб-буфер находится в меню Правка-Веб-буфер. В него можно поместить несколько кусков данных и вставлять их в другие документы, даже на другом компьютере.


Дополнительные «фишки»

Дополнения появились относительно недавно. Это сторонние приложения, написанные на Google Apps Script. Вы можете установить их, нажав Дополнения -> Установить дополнения. Использоваться их можно через то же меню. Дополнений больше сотни, предлагаем вашему вниманию одни из самых полезных.

4. Дополнительное оглавление

Table of contents предлагает удобную навигация по большой документу. После установки дополнения после нажатия на меню Дополнения — Table of contents — Показывать в боковой панели справа строиться таблица разделов с возможностью быстро перейти к необходимому.

5. Переводчик текста внутри документа

Многие используют переводчик Google в интернете, полезный инструмент, неплохой справляющийся с переводом между многими популярными языками. Такой же переводчик доступен прямо внутри Google Документа — устанавливаете дополнение Translate по ссылке и пользуетесь.

По умолчанию русского языка нет, но auto-detect его понимает и переводит на английский.

6. Автоматическая рассылка напоминаний по списку email-адресов

Дополнение Add Reminders позволяет разослать уведомления с произвольным текстом в заданное время по указанному вами списку адресов электронной почты. Это может быть полезно для рассылки новостей клиентам или уведомлений о скидках.

Рассылка осуществляется прямо из Google Таблицы. Вы можете как отправить одно и то же напоминание всем получателям, так и создать отдельное напоминание для адресата.

7. Для тех, кто работает с английскими текстами

  • Еще парочка полезных дополнений, которые пока, к сожалению, работают только для английского языка. Тем, кто пишет тексты на английском это мегаполезно!
  • Thasaurus. Позволяет найти синонимы для выбранного слова.
  • Word Cloud Generator. Генерирует облако наиболее часто повторяющихся слов в документе — облако тегов.

Сторонние сервисы, расширяющие возможности экосистемы Google

Речь пойдет о полноценных приложениях, которые в связке с сервисами Google закрывают практически все возможные сферы бизнес-задач. Эти приложения тесно интегрированы с экосистемой Google и максимально используют эти возможности.


8. Система управления малым бизнесом Brown Boot Works

Не каждый малый бизнес нуждается в отдельных дорогостоящих и сложных системах для управления финансами, рабочими процессами, проектами, продажами и отношениями с клиентами.

Основные возможности Brown Boot Works:

  • Задания. Планируйте бизнес-дела.

  • Команда. Ставьте задачи коллегам, работайте совместно, контролируйте результат.

  • Документы. Работайте с документами в единой системе с любого устройства.

  • Продажи. Прогнозируйте доходы от клиентов и следите за работой со сделками.

  • Проекты. Контролируйте исполнение проектов и их бюджеты.

  • Бюджеты. Управляйте доходами и расходами бизнеса в реальном режиме времени.

9. Мощная система управления документами на Диске Google Powertools

Если возможностей предыдущей системы по управлению документами вам не хватило, или у вас крупная корпорация с большим объемом данных, обратите внимание на Powertools for Google Drive.

Powertools превращает Google Диск в систему Document Management System корпоративного уровня. Сервис работает прямо из интерфейса Google Диска и позволяет делать с документами практически все, что может понадобиться как обычному пользователю, так и продвинутому администратору.

Основные возможности:

  • Редактирование документов MS Office

  • Дополнительная информация для документов (метаданные и теги)

  • Мощная классификация документов

  • Отображение документов на собственном Портале, поиск на Портале по метаданным и тегам.

  • Возможность настройки процессов работы с документами и контроля статуса прохождения этого процесса.

  • Расширенное управление версиями

10. Служба поддержки клиентов FreshDesk

Функциональная и гибкая help-desk система позволит вам сделать неупорядоченный процесс поддержки ваших клиентов четким и контролируемым. С помощью FreshDesk вы сможете эффективно обрабатывать заявки, откуда бы они ни поступали: email, сайт, телефон, чат, мобильное приложение, Facebook, Twitter. Также вы сможете легко создать удобный портал самообслуживания и базу знаний.


Кроме того, что сервис — один из лидеров среди системы поддержки клиентов, у него глубокая интеграция с экосистемой Google. Это и синхронизация контактов ваших клиентов, и синхронизация с Календарем Google, и интеграция с Google Диском, и даже использование гаджета Freshdesk прямо в Gmail.

Так, получив уведомление от Freshdesk в Gmail, вы, не покидая почты, сможете получить всю информацию по данной заявке, контакты клиента, и даже предыдущие заявки от этого клиента.

Интеграции с этими приложениями позволяют расширить функционал, доступный для работы в helpdesk, и сделают возможным вносить в календарь звонки клиентам, присоединять к заявкам большие по объему файлы и многое другое.



Материалы по теме:

Правда и ложь о кэшбэк-сервисах

10 Telegram-ботов для стартаперов: работа, языки, поездки и продуктивность

Как бренды используют ошибки нашего мышления, чтобы продавать всё больше и больше

Маркетинг без бюджета: минимум затрат – максимум креатива

Как все успевать: лайфхаки от российских предпринимателей и топ-менеджеров


Самые актуальные новости - в Telegram-канале Rusbase


Комментарии

Комментарии могут оставлять только авторизованные пользователи.
Экосистема инноваций
30 ноября 2017
Ещё события


Telegram канал @rusbase