Что такое иерархическая структура работ и как с ее помощью эффективно реализовать проект

Что такое иерархическая структура работ или WBS

WBS — work breakdown structure, что в переводе с английского означает «структура декомпозиции работ», у нас чаще используется другой термин — иерархическая структура работ проекта, ИСР.

Это инструмент управления проектами, предназначенный для визуального и организованного представления проектной работы. WBS разрабатывается, начиная с конечной цели и последовательно подразделяя ее на управляемые компоненты с точки зрения размера, продолжительности и ответственности, которые включают все шаги, необходимые для достижения цели.

Обычно она представлена в виде древовидной структуры, где основной результат находится наверху, а последующие уровни представляют собой разбивку результата на более подробные и управляемые компоненты. Это обеспечивает структурированное видение того, что будет выполнено.

WBS детализирует промежуточные и командные результаты, которые должны быть получены, чтобы выполнить объем разработки. Он охватывает результаты на уровне продукта и проекта. WBS служит основой для планирования (в первую очередь для составления расписания и бюджета).

Хотя существует несколько различных типов WBS, чаще всего различие проводится в зависимости от того, сосредоточено ли внимание на результатах или графике проекта. Два наиболее распространенных типа WBS — это WBS, ориентированные на результаты, и WBS на основе фаз.

Структура декомпозиции работ на основе результатов

Основные блоки будут состоять из основных групп результатов, таких как отдельные предлагаемые услуги и поставляемые продукты. Этот тип WBS очень полезен для менеджера проекта, который хочет увидеть общий объем проекта и то, как каждый результат связан. Используя этот подход, основанный на результатах, менеджеры могут точно оценивать ресурсы и бюджет, поскольку будут видеть все уровни проекта.

Структура разбивки работ на фазы

В отличие от подхода, основанного на результатах, который фокусируется на конечном результате проекта, эта фазовая структура фокусируется на отдельных его фазах и организует все действия в хронологическом порядке.

Фазы проекта обычно включают планирование, выполнение, контроль и закрытие. Такой способ определения WBS, как шагов, которые необходимо предпринять для достижения цели, имеет преимущество создания более согласованного объема проекта.

Что дает иерархическая структура

ИСР создает упорядоченную систему, в которой роли, обязанности и линии полномочий четко определены. Иерархическая структура работ (ИСР) облегчает управление как простыми, так и сложными проектами.

Читайте по теме:

Холакратия в действии. Пошаговая инструкция, как достигать результатов без вертикальной иерархии

Пирамида Минто: как проводить онлайн-совещания быстро и эффективно

Рассмотрим более подробно преимущества структуры:

• WBS организует проект в отдельные фазы, задачи и результаты. Эта четкая структура упрощает создание графика проекта и позволяет увидеть, что и в каком порядке нужно сделать.
• WBS помогает менеджерам управлять ресурсами, сроками и датами выполнения, четко указывая, что и когда требуется.
• Все участники проекта понимают свои роли и обязанности. WBS — это общая точка отсчета, упрощающая сообщение о ходе работ и обновлениях. Это помогает устранить недопонимание, которое может возникнуть при устном общении.
• Менеджеры могут отслеживать, как выполняется каждая из задач и быстро выявлять любые задержки или проблемы.
• Разбиение проекта на более мелкие задачи помогает командам сосредоточиться на одной части за раз. Такой подход снижает перегрузку.

Оценка стоимости ИСР происходит следующим образом: менеджерам проекта легче определить, сколько именно денег потребуется для каждого этапа, и соответствующим образом спланировать общий бюджет проекта.

Распределение задач

ИСР состоит из 3-4 уровней. Количество уровней рабочей структуры будет зависеть от размера и сложности проекта.

Первый (верхний) уровень иерархической структуры работ — это название проекта и конечный результат.

Второй уровень иерархической структуры работ — контрольные счета. Контрольные счета — это контрольная точка управления, которая группирует рабочие пакеты и измеряет их статус. Таким образом, они контролируют области объема проекта. Контрольные счета включают основные части проекта, фазы, системы или функции, которые заказчик ожидает от вас.

Третий уровень ИСР — пакеты работ. Каждый пакет работ в ИСР — это результат (существительное), а не действие (глагол). Другими словами, результат — это не то, что будет делать команда, а то, что получат заказчик или другие заинтересованные стороны, когда пакет будет завершен. Когда пакеты работ собираются вместе, они составляют уровень контрольных счетов.

Читайте еще:

Новый коллектив: как распознать самых влиятельных в офисе и определить корпоративную культуру

Строгая иерархия уже не актуальна: зачем разбивать коллектив на end-to-end команды и как ими управлять

Важно отметить, что рабочие пакеты должны быть достаточно небольшими, чтобы вы могли легко управлять ими, координировать, выполнять и контролировать их. В конце концов, это главная причина создания ИСР в первую очередь. И пока вы находитесь на уровне рабочих пакетов, можно определить время, которое потребуется, чтобы завершить каждый результат (в часах), и их стоимость (чтобы рассчитать стоимость проекта).

Последний из уровней ИСР — это действия. Завершение набора действий приводит к сдаче индивидуального рабочего пакета.

Оценка рисков и стоимости

Почему важна модель, основанная на оценке рисков? Она имеет преимущества по сравнению с традиционной моделью, особенно это касается проектов с высокой сложностью или неопределенностью.

Рассмотрим эти преимущества:

1. Оптимизированная видимость рисков — в традиционной модели риски обычно отслеживаются отдельно в реестре рисков, что создает разрыв между задачами и рисками, которые с ними связаны. В RB-WBS все это завязано в единый план проекта, гарантируя видимость риска на каждом этапе.
2. Эффективность распределения ресурсов — выявляя высокорискованные задачи на раннем этапе, менеджеры имеют возможность распределять ресурсы более эффективно.
3. Лучшее принятие решений — когда риски включены в ИСР, у менеджеров есть возможность принимать обоснованные решения по приоритетности задач и стратегии управления рисками.
4. Улучшение коммуникации — проектные группы могут обсуждать риски в рамках регулярного процесса планирования и обзора проекта, гарантируя, что все знают о потенциальных проблемах.

При оценке стоимости и бюджетировании проекта следует учитывать риски, которые могут повлиять на расходы. Это гарантирует, что если риски материализуются, у проектной группы будут ресурсы, которые нужны для их устранения, не ставя под угрозу сроки или бюджет проекта.

Принципы разработки ИСР

Правило 100%: WBS должен определять общий объем проекта и охватывать все результаты, включая управление. В противном случае высок риск пробелов и отсутствующих компонентов.

Правило 8/80 поможет решить, достаточно ли мал пакет работ. 8/80 означает, что пакет работ WBS не должен занимать менее 8 часов усилий и в то же время не более 80.

При разработке ИСР важно, чтобы не было совпадений в определении области действия между двумя элементами WBS. Эта двусмысленность может привести к дублированию работы.

Результаты — это желаемые конечные результаты ИСР проекта, такие как продукт, результат или услуга, которые можно точно предсказать. Действия, с другой стороны, может быть трудно точно предсказать.

Не вдавайтесь в слишком много подробностей. Эффективный предел детализации WBS может быть достигнут, когда больше невозможно определить результаты и единственными оставшимися деталями являются действия. Самый низкий уровень в WBS называется «Рабочий пакет».

Этапы формирования структурной декомпозиции работ

1. Определите масштаб проекта. Нужно понимать, как должен выглядеть конечный результат или продукт, чтобы члены команды имели четкое представление о том, чего им нужно достичь.
2. Определите результаты. Если цель проекта — например, произвести 100 автомобилей, разделите его на небольшие результаты.
3. Определите заинтересованных лиц. Определите, кто должен быть вовлечен в проект и какие ресурсы или указания им потребуются от вас.
4. Придумайте бизнес-кейс. Он включает в себя оценку рисков, выгод, затрат, технических решений и сроков, связанных с проектом. Эти оценки помогут определить, стоящий ли проект и осуществим ли он.
5. Разработайте техническое задание. Это документ, который определяет и фиксирует все аспекты проекта.

Формы визуализации ИСР

Иерархия структуры разбивки работ может принимать различные форматы. Существуют различные способы иллюстрации структур разбиения работ.

Структура древовидной иерархии обозначает иерархию задач и подзадач, размещая их на разных уровнях. Она следует подходу сверху вниз с уровнем 1 или родительской задачей наверху, а проект разветвляется на несколько задач / зависимостей и подзадач / подзависимостей. Диаграммы дерева являются наиболее распространенными изображениями структуры разбиения работ

Схема WBS — самый простой формат для разбивки большого проекта или результата. Она напоминает оглавление в книге или магистерской диссертации.

Простая таблица WBS — это еще один способ визуализировать иерархию структуры работы разработки. Аналогично, можете использовать электронную таблицу для создания WBS, чтобы достичь этого формата.

Можно визуализировать свою WBS в виде диаграммы Ганта. Она будет включать как иерархию работ по проекту, так и временную шкалу. Таким образом, сможете связать зависимости задач, отметить вехи и отслеживать, когда каждое действие должно начинаться и заканчиваться.

Диаграмма Ганта — это визуальная столбчатая схема, которая нужна, чтобы отслеживать ход выполнения проекта. Она действует как временная шкала, которая показывает список задействованных задач, даты их начала и окончания, вехи, зависимости между задачами и исполнителей. Диаграммы Ганта обычно состоят из 2 разделов:

• Левая часть содержит список задач.
• Правая часть показывает временную шкалу проекта с полосами графика, которые визуализируют работу.

Компании разрабатывают различные шаблоны, которые позволяют легко и быстро создавать ИСР и его различные формы.

При этом есть возможность добавлять и переупорядочивать элементы с помощью перетаскивания, сохранять свою работу в облачном рабочем пространстве, выводить и делиться дизайном в многочисленных форматах, таких как PNG, JPG, SVG, PDF.

В шаблонах можно отдельно использовать определенные моменты разбивки:

• разбивка проекта в целом,
• распределение рисков,
• распределение ресурсов,
• бэклог продукта,
• разбивка целей,
• разбивка требований.

Как создать ИСР

Иерархическая структура работ разделена на:

• этапы,
• виды,
• сроки исполнения, 
• отделы ответственности.

В зависимости от размера и масштаба проекта структура декомпозиции может иметь от 5 до 15 шагов. Универсально правильного числа не существует — просто нужно разбить работу на ее мельчайшие составные части, придерживаясь принципов: 8/80 и 100. При этом нужно учесть следующие шаги, которые должны помочь:

1. Определите ключевых членов команды, чтобы они могли участвовать в планировании и составлении графика разработки. Они могут помочь определить результаты и проверить, вся ли информация включена в проект.
2. Определите масштаб и цели проекта. Важны границы и ограничения.
3. Соберите важные документы: для ощущения ясности крайне важно собирать информацию, которая понадобится на протяжении всей разработки.
4. Определите ключевые этапы и результаты — после разделения проекта на фазы, такие как планирование, проектирование, обратная связь и разработка, каждую из этих фаз члены команды разобьют на конкретные результаты.
5. Затем результаты можно разделить на отдельные задачи и делегировать соответствующим членам команды. Названия этих задач могут различаться, но их часто называют элементами, уровнями, результатами, подзадачами или рабочими пакетами. Подзадачи должны хронологически вести к завершению результата, а каждый результат должен вести к завершению более крупных задач и всего проекта.
6. Создайте расписание. После того, как каждая задача будет разбита и произведены назначения, найдите график, который подходит вам и вашей команде. График должен включать информацию о каждой задаче и результатах, а также сроках их выполнения. Формат графика может варьироваться в зависимости от потребностей проекта и предпочтений команды. На каждом этапе не забывайте о рисках.

Фото на обложке: Freepik