7 этапов проектного риск-менеджмента

Что такое управление рисками проекта

Этот процесс включает определение, предвидение, смягчение последствий, предотвращение и реакцию на потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе проекта. Проектным риском считается все, что идет не в соответствии с планом.

Стоит отметить, что риск-менеджмент заключается не только в том, чтобы предотвратить, но и вовремя заметить, что что-то идет вразрез с планами, и подготовить стратегию по минимизации рисков.

Риски и проблемы

Бизнес-проекты могут быть сопряжены как с рисками, так и с проблемами. 

Основное различие между этими понятиями — время. Риском считается потенциальное событие, которое может случиться в будущем, тогда как проблема уже произошла.

Анализируя проект на предмет потенциальных рисков в самом начале, можно предотвратить их превращение в проблемы. Чтобы лучше подготовиться к проблемам, план проекта должен включать риск-менеджмент. Заранее предвидев проблему, можно продумать план действий и отреагировать быстрее.

Перечислим самые распространенные типы рисков.

• Финансовые: растущие затраты, сокращение бюджета или низкий доход.
• Внешние: изменения в законодательстве, чрезвычайные ситуации, погодные явления, проблемы цепочек поставок и события на рынке.
• Риски эффективности: некорректные KPI, устаревшие исследования, неконтролируемое увеличение масштабов проекта, несоблюдение сроков или неэффективность сотрудников.
• Организационные: задания, которые выполняются дольше, чем предполагалось, ожидание результатов, задержки со стороны поставщиков и перенос сроков.
• Операционные: кадровые и технологические изменения, а также реструктуризация компании.

Риск — это все, что идет не по плану

Нам свойственно ассоциировать слово «риск» с чем-то негативным. Но в данном случае термин имеет более широкое значение. Иными словами, он также включает в себя события, которые могут положительно повлиять на проект.

Примеры позитивных рисков

Представьте, что можете раньше закончить проект, потратить меньше, чем ожидалось, или привлечь больше клиентов, чем предполагалось.

На этом этапе может возникнуть вопрос: «Если позитивный риск приносит пользу бизнесу, зачем им нужно управлять?».

Читайте по теме:

Knowledge management: чек-лист по внедрению системы управления знаниями

«Однажды твой бизнес тебя уволит»: неочевидные вещи, о которых стоит задуматься на старте проекта

На самом деле стратегия управления позитивными рисками помогает извлекать выгоду из неожиданных событий. Например, ожидается, что новая рекламная кампания повысит посещаемость онлайн-магазина на 20%. Но она становится вирусной и рост составляет 200%.

И хотя это хороший результат, сайт должен быть в состоянии справиться с резким ростом трафика. Благодаря управлению позитивными рисками это можно предусмотреть, чтобы обеспечить хороший пользовательский опыт даже при наплыве посетителей.

Примеры негативных рисков

С другой стороны, негативные риски — это незапланированные события, оказывающие разрушительный эффект на проект. Например, срыв сроков, превышение бюджета или потеря поставщика в середине проекта.

Управление негативными рисками нацелено на то, чтобы избежать подобных событий и ограничить последствия рисков, которые превращаются в проблемы.

Предположим, что один из возможных рисков — потеря поставщика. Чтобы управлять этим риском, можно с самого начала сотрудничать с несколькими поставщиками. Еще один вариант — иметь наготове замену на случай, если поставщик прекратит работу или столкнется с задержками.

Как спланировать управление рисками проекта за 7 шагов

1. Определите потенциальные риски

Это требуется сделать до начала проекта.

Райан Рентерия, коуч и основатель Stretch Five, объясняет, что на этом этапе команда должна «представить будущее, в котором проект потерпел неудачу, и предложить наиболее вероятные причины, почему это произошло».

Чтобы обеспечить наилучшие результаты, поощряйте людей высказывать опасения и говорить честно.

Кристин Честер, основатель и креативный директор журнала Marquet Media, рекомендует взглянуть на внутреннюю динамику команды и подумать о том, как ее сильные и слабые стороны могут повлиять на проект.

В частности, стоит оценить влияние рисков на сроки, бюджет, качество поставляемой продукции и конечные результаты.

2. Подготовьте анализ рисков и планы действий на случай непредвиденных обстоятельств

После мозгового штурма пора оценить риски. Определите вероятность наступления каждого рискованного события, предполагаемый размер последствий и потенциальный план реагирования.

Информация о прошлых проектах может помочь команде спрогнозировать вероятность риска и его воздействие.

Помните, что это не требует немедленного реагирования. План действий составляется на случай, если риск произойдет.

3. Оцените приоритетность риска

На этом этапе анализ позволит расставить приоритеты рисков.

Исходя из этого, можно будет решить, сколько ресурсов направить для реагирования на нежелательное событие.

Это поможет расставить приоритеты, глядя на общую картину. Кроме этого, будет понятно, какие из рисков требуют больше внимания, а с какими можно будет смириться.

4. Распределите ответственность

Прежде чем начнется проект, стоит назначить ответственных. Каждое из них будет отслеживать свой риск, сообщать команде о проблемах и при необходимости реализовать план реагирования.

Тревис Линдемоен, управляющий директор кадровой компании nexus IT group, рекомендует выбрать «человека из проектной команды», который лучше всего подготовлен для управления данным риском и контроля за ним».

Например, кто-то из команды разработки может лучше всего подойти для работы с риском, касающимся производительности или пропускной способности сайта.

Если заблаговременно назначить ответственных, это снизит вероятность некачественного отслеживания рисков. Кроме того, это повысит шансы на успешную реализацию плана реагирования.

5. Контролируйте риски и сообщайте о отслеживании проекта

Сразу после начала проекта ответственные должны отслеживать назначенные им риски. При возникновении таких событий они могут уведомить остальных членов команды.

Например, если промежуточная цель была выполнена слишком поздно, лицо, ответственное за соблюдение сроков, должно предупредить остальных.

Открытая коммуникация с заинтересованными сторонами (в том числе и клиентами) поможет управлять ожиданиями и избежать рисков, связанных с недопониманием.

Карл Дженсен, консультант по менеджменту и основатель Compare Banks, рекомендует руководителям проектов «использовать регулярные конференции с клиентами, чтобы учитывать обратную связь по ходу работы, а не переделывать работу позже».

6. Реагируйте на риски

Исключить нежелательные события не всегда возможно, даже если уделять время планированию. Если возникает риск, требуется реализовать соответствующий план.

Ответственное лицо должно сообщить о подробностях события ключевым заинтересованным сторонам. Затем оно должно действовать согласно плану и продолжить мониторинг риска. В некоторых случаях способность быстро реагировать может уменьшить последствия нежелательного события.

7. Оцените свой план управления рисками

После завершения жизненного цикла проекта у вас будет много информации, которая позволит понять эффективность плана управления рисками.

Задайте себе следующие вопросы.

• Удалось ли нам спрогнозировать все случившиеся риски?
• Насколько точен был наш анализ рисков с точки зрения вероятности и масштаба последствий?
• Позволил ли наш мониторинг рисков избежать или ограничить нежелательное происшествие?
• Насколько хорошо был реализован план реагирования?
• Помогли ли наши планы минимизировать последствия?
• Как нам стоит улучшить процесс управления рисками проекта?

Большая часть управления рисками проекта основывается на прогнозах, допущениях и субъективном анализе. Другими словами, это зависит от несовершенных данных. Но вы можете улучшить свои навыки управления проектами, оглянувшись назад, чтобы увидеть, что вы сделали хорошо и где есть пространство для улучшений.

Источник.

Фото на обложке: Gajus / Shutterstock