Как я стал проводить рабочие встречи по футбольным правилам

Валерия Бородина
Расскажите друзьям
Валерия Бородина

В рубрике «Рабочее место» российские топ-менеджеры и люди интересных профессий делятся секретами организации своего рабочего пространства.

Герой нового выпуска – Денис Шубенок, исполнительный директор агентства «Ашманов и партнеры». Он рассказал, как эффективно проводить рабочие совещания при помощи футбольных правил, и поделился главным уроком, который получил за время работы руководителем.

Тайм-менеджмент

Я молодой отец, поэтому день у меня начинается, когда просыпается дочь. Сейчас мы вошли в режим, встаем около семи часов утра и вместе делаем зарядку. Дочь лежит на животе или на спине рядом, пока я выполняю специальные упражнения из приложения Nike Training, которые помогают восстановиться после футбольной травмы (Футбол – моя страсть. В прошлом году я получил серьезную травму, в планах – восстановиться до мая этого года, чтобы снова вернуться к играм).

За завтраком уже включаюсь в работу: отвечаю на письма и сообщения в мессенджерах. Если остается время — читаю деловую и спортивную прессу.

В декабре я заменил автомобиль на общественный транспорт. Стало интересно, насколько эффективнее такой вариант, и пока у меня только положительные впечатления.

Дорога на метро занимает час, и это время я использую для планирования дня. Отмечаю в Trello выполненные задачи, актуализирую дела на день. В списке обычно от 10 до 20 дел, в зависимости от количества запланированных встреч. Я стараюсь в графике оставлять час свободного времени для незапланированных дел, которые возникают сумбурно.  

С 12:00 до 19:00 я провожу встречи с сотрудниками и руководителями. После семи вечера работаю над стратегическими задачами, уединяясь дома или в офисе. Составляю финансовые планы, формирую продукты – в общем, занимаюсь тем, что требует концентрации и погружения.

Рабочий стол

У меня довольно утилитарный подход к рабочему месту. Так как у нас оупенспейс, мой кабинет выполняет функцию небольшой переговорной, чтобы не отвлекать остальных. На рабочем столе, кроме ноутбука, стоит дополнительный большой монитор, чтобы было удобнее смотреть отчеты и презентации коллег.

Рядом со столом у меня полка для книг – в кабинете я держу небольшую часть, которая может пригодиться в работе. Большинство из прочитанного хранится дома, где я также часто работаю, и поэтому оборудовал светлый кабинет на балконе с панорамными окнами.  

Полезные привычки

  1. Регулярно веду задачи в Trello. У меня со временем появился спортивный интерес к тому, чтобы выполнять больше, видеть прогресс. Эта практика помогает поддерживать баланс между рабочими и личными делами. 
  2. Я стараюсь фокусироваться на том, что делаю в текущий момент времени. Давно взял за правило: чтобы выполнять много задач, нужно перестать быть «многозадачным». Лучше концентрироваться на чем-то одном и быть последовательным.
  3. Хожу в офисный спортзал, чтобы перезарядиться. Там есть тренажеры, боксерская груша, тренеры по фитнесу, единоборствам и йоге.

В выходные стараюсь не заниматься рабочими моментами, только в воскресенье вечером к ним приступаю. Суббота и полдня воскресенья посвящены семье.

Правила игры для совещания

Чтобы совещание не превратилось в болтовню, я руководствуюсь футбольными правилами – всегда заранее определяю цель встречи и тайминг. Этот кейс я нашел в книге «Совещание по Адизесу». 

В профессиональном футболе ключевые аспекты регламентированы: позиции игроков, время игры и перерыва, правила, стратегия, которая координирует усилия игроков, и цель – забить гол. Если переложить этот принцип на совещание, вы создадите условия, при которых сотрудники четко понимают, что от них требуется, и слаженно решают задачу в рамках отведенного времени. 

Фото: Денис Шубенок с друзьями на марафоне We Run MSK (Nike We Run Moscow)

Профессиональный футбол от игры во дворе, где люди гоняют мяч в свое удовольствие, пока не надоест, отличает строгий регламент, которому следуют все участники игры. С совещаниями то же самое. А если заранее не обговорить структуру совещания, участникам каждый раз придется приспосабливаться, а это изматывает людей и затягивает процесс.

Вам же нужна профессиональная игра? Тогда заранее сформулируйте задачу и повестку встречи, распределите ключевые вопросы по сотрудникам, задайте строгий тайминг на обсуждение и перерыв и найдите комфортную переговорную. Все, как в футболе. 

Главный урок в бизнесе

Наверное, главный урок: если ты выбрал человека на работу, то доверяй ему и не пытайся контролировать все задачи. Я прошел через этап, когда было большое желание погрузиться в каждый проект, в каждую задачу — но это неэффективно ни для меня, ни для команды.

Фото: Денис Шубенок с коллегами. 

Если впечатление от собеседования позитивное, то в 90% случаев сотрудник приживется в компании и будет приносить ожидаемый результат. А я буду спокоен за определенный участок работы.

Лайфхаки в управлении командой

Ставить точные дедлайны к задачам. Работать не в почте, а в CRM и таск-менеджерах, которые позволяют фиксировать выполнение задач. Иначе все теряется, забывается, и получается хаос. Мы пользуется внутренним интранетом – это Битрикс24, «допиленный» под наши требования, который позволяет мне, например, видеть все задачи и исполнителей.

Плейлист

На работе я слушаю то, что бодрит – рэп или панк-рок. Эта музыка не нагружена особенным смыслом, поэтому не отвлекает и создает энергичный фон. Классика, аудиокниги или подкасты для этого не подходят.

Единственное время, когда у меня получается слушать аудиокниги, — прогулки с дочкой в коляске. В это время, когда ничего не отвлекает, можно погрузиться в содержание книги, а не просто слушать ее фоном.

Фото: @ optimizationru

Я довольно много читаю, иногда параллельно две-три книги. Из последнего, что прочитал, – серия книг Ицхака Адизеса про лидерство, систему управления компанией и проведение внутренних собраний и произведение Гарри Беквит «Без раздумий. Cкрытые силы, заставляющие нас покупать». Еще люблю читать разные автобиографии и истории успеха известных людей: спортсменов , бизнесменов, ученых. Чужой опыт, пусть даже и совершенно другой, очень полезен и мотивирует.

На нашу полку попадают книги, которые рекомендуют герои наших интервью и колумнисты. Получите месяц на Bookmate бесплатно: введите промокод RUSBASE.

Топ-5 приложений

  • Telegram – для общения и чтения новостей;
  • Trello – для ведения дел;
  • Facebook – для нетворкинга и общения;
  • Outlook – для рабочей переписки;
  • Zenmoney – для управления финансами.

Топ-3 бизнесменов

  1. Сергей Галицкий. Ему удалось построить качественный современный ритейл даже в глубинке. Так как я люблю футбол, мне очень импонирует вклад Сергея в развитие этого вида спорта.

     Футбольная инфраструктура, созданная им в Краснодаре, вызывает восторг. 

    (В 2008 году Сергей Галицкий основал футбольный клуб 

    «Краснодар», построил для него академию и одноименный стадион в Краснодаре – прим.ред.)

    .

  2. Илон Маск. Восхищает его умение заражать своими идеями инвесторов и общественность. Его можно отнести к тем предпринимателям, которые не просто стремятся заработать, а меняют мир.

  3. Андрей Кривенко, владелец «ВкусВилла». Этому бизнесмену удалось поймать тренд «здорового питания» и из маленького магазина сделать успешную сеть по России.

Фото: Пресс-служба «Ашманов и партнеры»



Материалы по теме:

Как работать по 12 недель в году и успевать делать задуманное

Рабочее место: Марина Россинская, Rambler.ru

Рабочее место: Андрей Вербицкий, генеральный директор Airbnb в России

Рабочее место: Георгий Соловьев, Skyeng


Самые актуальные новости - в Telegram-канале Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
Банки и МСБ: особенности отношений, проблемы и решения
27 февраля 2018
Ещё события


Telegram канал @rusbase