Пять главных вопросов об онлайн-кассе: как правильно перевести бизнес на новую технику

1. Мне точно нужно установить онлайн-кассу с 1 июля 2018 года?

Да, если вы ИП или организация, платите единый налог на вмененный доход (ЕНВД) или находитесь на патентной системе налогообложения (ПСН), при этом работаете в сфере торговли и общепита, у вас есть наемные сотрудники или вы занимаетесь вендингом. Можете расслабиться, если вы ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита или предприниматель без наемных работников, который занимаются вендингом. Этой категории бизнеса закон позволяет установить кассы только с 1 июля 2019 года.

Вам нужна онлайн-касса, но без подключения к сети, если вы бизнесмен в месте, отдаленном от сетей связи, где интернета нет или он часто пропадает. Региональные власти составляют и утверждают список таких местностей: ищите свое поселение в списке на сайте местной администрации.

И, наконец, вам вообще не нужна онлайн-касса, если вы, к примеру, сдаете в аренду собственное жилье, работаете в мастерской по ремонту обуви или изготовлению ключей, обеспечиваете питанием школы и детские сады, торгуете в киосках мороженым и другое (полный список исключений — в 54 ФЗ. Также регионы утверждают список малонаселенных территорий, куда нечасто ходит транспорт. Предприниматели из таких мест также освобождаются от обязанности поставить кассу. Но, конечно, города, районные центры и поселки городского типа в такие списки никогда не попадают.

2. Какими будут штрафы, если не поставить онлайн-кассу вовремя?

Тех, кто проигнорирует новые правила, ждет штраф, и не один. Обновленный закон предполагает административное наказание как для тех, кто пользуется кассой, не соответствующей установленным требованиям, так и для тех, кто не пользуется контрольно-кассовой техникой вовсе.

Например, если ИП обязан зарегистрировать кассу, но работает без нее, он отдает в качестве штрафа от 25% до 50% выручки, но не меньше 10 тысяч рублей (для организаций — от 75% до 100%, но не меньше 30 тысяч рублей). Если после того, как налоговая выявила отсутствие кассы, вы продолжаете работать без нее, и сумма выручки достигла 1 миллиона рублей, по закону руководителя отстранят от должности на 1–2 года, а бизнес приостановят на срок до 90 дней.

Штрафы могут настигнуть вас, даже если вы приобрели кассу, но она работает с какими-то нарушениями. К примеру, в чеке нет нужной информации, налоговая может выписать предупреждение или штраф: ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, организации — от 5 до 10 тысяч рублей.

3. Какая касса поможет избежать штрафов налоговой?

Каждому предпринимателю теперь нужен кассовый аппарат, подключенный к интернету, который в реальном времени передает налоговой информацию о покупках и могут отправлять покупателям электронные чеки. Согласно закону, касса обязательно должна иметь фискальный накопитель (ФН) — это устройство для защищенного хранения кассовых чеков. Также необходим интернет для отправки электронных копий чеков в ФНС и покупателю (по его требованию) через оператора фискальных данных (ОФД). Еще по закону необходимо специальное программное обеспечение для проведения кассовых операций в соответствии с 54-ФЗ.

Касса должна быть подключена к ОФД (оператору фискальных данных) — для этого нужно иметь договор с одним из ОФД, их список представлен на сайте налоговой инспекции. ОФД — организация, которая отвечает за обработку, защиту, хранение и передачу данных о кассовых операциях в налоговую инспекцию. Предприниматель также обязан зарегистрировать кассу в ФНС — регистрация как правило происходит на сайте налоговой службы.

4. Как сэкономить на покупке оборудования?

Некоторые бизнесмены имеют право на налоговый вычет за онлайн-кассу согласно закону от 27.11.2017 № 349-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации». Это разрешено индивидуальным предпринимателям, которые применяют патентную систему налогообложения или платят единый налог на вмененный доход.

Вернуть таким образом получится до 18 тысяч рублей на каждую кассу. В эту сумму может входить не только стоимость самой ККТ, но и расходы на покупку фискального накопителя, необходимых программ, услуг по настройке и прочие затраты на приведение техники в рабочий режим.

ИП на ПСН или ЕНВД в сфере розничной торговли или общественного питания, имеющие сотрудников на трудовых договорах, могут получить вычет, если зарегистрировали кассу до 1 июля 2018 года.

Чтобы оформить вычет, индивидуальные предприниматели на ЕНВД должны подать налоговую декларацию и отразить в ней расходы на ККТ (вот, например, образец такого документа). Предпринимателям на ПСН нужно предоставить в налоговую уведомление об уменьшении суммы платежа по патенту. Пока официальный шаблон этого документа не утвержден, и заполнять его можно в свободной форме.

5. Новая техника — только расходы или она чем-то может мне помочь?

От программного обеспечения, установленного в кассу, напрямую зависит, насколько полезной она будет. Разбег в этом вопросе огромный: от базовых стандартных операций кассы до помощи в товароучете, в существенном увеличении прибыли и вывода бизнеса на новый уровень. Так, например, продвинутые кассы способны отслеживать неликвидные товары. Выявляйте неликвиды, распродавайте их и в дальнейшем отказывайтесь от их закупки. С акциями кассы тоже помогают. Вы можете применять желтые ценники, делать скидки держателям бонусных карт и индивидуальные условия по персональным картам клиентам. Кроме того, программа позволяет вести по ним прозрачный учет: мимо кассы ни один рубль не пройдет.

Вот так, например, в товароучетной системе онлайн-кассы выглядят параметры вашего бизнеса.

А так, например, выглядит отчет по ходовым товарам. Вы можете тут посмотреть, что чаще всего у вас продается и стимулировать продажу этого товара еще больше, назначив скидки или акции.

Смарт-терминалы могут помочь в автоматизации процесса установки цен. Не важно, хотите вы назначать на свои товары фиксированные цены или процент наценки от входящей цены, на каждый товар индивидуально или сразу на группу товаров. Выбирайте подходящие вам варианты, проводите настройку всего лишь один раз. Дальше цена будет рассчитываться автоматически при приемке товара. Это избавляет от ручного ввода цен, а значит, и возможных ошибок.

Новые кассы также помогают проводить инвентаризацию без «отрыва от производства» и не терять выручку. Все движение товара в магазине мгновенно отражаются на его остатках. Остатки для инвентаризации можно выгружать небольшими группами (например, по категории товара) и сверять небольшими списками с фактическим наличием в магазине и на складе, пока нет покупателей. По факту проведения инвентаризации товароучетный сервис автоматически оформляет акты списания, документы по пересортице товара.

А вот так выглядит дневной отчет по выручке — удобно удаленно следить за тем, как сегодня отработал магазин.

Также продвинутые варианты касс могут анализировать оборачиваемость каждого товара, поддерживать одну программу лояльности для всех магазинов сети, контролировать цены закупки и цены продажи, контролировать работу персонала и магазина из любой точки земного шара. Для этого достаточно зайти в личный кабинет владельца через интернет и посмотреть, во сколько открылся/закрылся магазин, сколько возвратов и на какую сумму было сделано, средний чек, товарооборот и другие показатели.