Как спланировать новое офисное пространство, чтобы оно было удобным и работало на бизнес?

Трансляция бренда компании — не трансляция брендбука

Все хотят пространство, которое будет отвечать ценностям компании. В архитектурном проекте за это отвечают не логотип и фирменные цвета, а концепция, интерьер и дизайн-решения. 

Перенести индивидуальность бизнеса в концепцию не так просто. Для архитектора это комплексная и многоэтапная работа. Но вы можете сделать ее быстрее и продуктивнее. 

Передайте ДНК компании

В начале проекта архитектор, как врач, собирает анамнез — всю возможную информацию о своем подопечном.

Постарайтесь предоставить как можно больше данных:

• историю компании,
• ее ценности,
• место на рынке,
• рассказать о стратегии и амбициях.

Помогите организовать встречи с вашими сотрудниками и опишите портрет клиента. То, что на первый взгляд кажется неважным, может помочь архитектору понять ваш бренд и влюбиться в него.

Определите цели пространства и убедитесь, что у вас с командой проекта одинаковое понимание целей

Цель — это база для создания концепции любого проекта, будь то корпоративное пространство или даже медицинский центр. Например, если вы создаете отель, важно понимать:

• каковы портрет гостя и желаемый средний чек,
• будет ли бизнес направлен на проведение мероприятий, если да — каких именно, и другие детали.

Чем точнее вы изложите задачи будущего пространства, тем корректнее сформируются ожидания к проекту у всех вовлеченных сторон.

В английском языке есть хорошее слово alignment, которое описывает состояние нескольких сторон, которые договорились и «сверили» свои ожидания. Чем ближе представления о цели и ожидаемом результате у компании и архитектора, тем больше шансов на успех, особенно в сжатые сроки и с ограниченным бюджетом. 

Познакомьте архитектора с площадкой как можно раньше

Подключайте архитектора еще на этапе ее выбора. Далеко не во всех случаях внутри компании есть специалисты, которые могут грамотно оценить то или иное пространство:

• особенности проектирования,
• инженерную составляющую,
• возможность установить оборудование в конкретной локации.

Если выбор уже сделан или возможность выбора отсутствует, постарайтесь познакомить архитектора с площадкой как можно раньше — это даст понять ее достоинства и недостатки, подумать о нестандартных решениях и о том, как можно обыграть несовершенства.

Нашему клиенту в Казани, одному из предприятий «Татспиртпрома​​», нужно было сделать офис из производственного склада. Это очень нестандартное для такой задачи помещение с высокими потолками, однако нам удалось обернуть это в пользу бренда.

В итоге получилось двухуровневое пространство в стиле лофт, передающее дух производственного процесса компании. 

Идите на контакт с командой проекта

Архитектору важно понимать, как работает заказчик, научиться расшифровывать его пожелания и обратную связь.

Читайте также: Робот-френдли: как устроен главный офис южнокорейской Naver

Выделяйте время на живое общение с командой специалиста. Часто успех проекта обусловлен и тем, какой была коммуникация между командой исполнителя и заказчиком. 

Как в пространстве будут существовать люди?

Кто они — пользователи будущего пространства? На ранних этапах проекта необходимо сформулировать портрет пользователя и иметь четкое понимание о том, как он будет использовать помещение. 

Чтобы точнее сформулировать ожидания к пространству для исполнителей вам нужно проделать большую работу. 

1. Исходя из целей помещения, определите, кто будет его финальными пользователями. Поймите, какие у них задачи. От этого могут зависеть планировочные, инженерные и даже эстетические решения. 
2. Составьте опросник. Чтобы людям было легче отвечать, а вам обрабатывать полученные данные, рекомендую использовать вопросы с выбором ответа из предложенных. Обязательно соберите ответы у лиц, принимающих решения в проекте. 
3. Проанализируйте полученные данные и сформулируйте ключевые требования и ожидания к будущему пространству. Увязать все мнения будет непросто. Пожелания людей могут противоречить друг другу, но нужно найти баланс. 
4. Презентуйте результат будущим пользователям. Делать это стоит человеку, авторитетному в компании. Тогда люди почувствуют доверие к выбранным вами решениям. 

Вот пример такой подготовки из нашей практики с HeadHunter, где мы помогали компании с исследованием. Мы подготовили опросники с вариантами ответа о том, каким должно быть пространство, и предложили сотрудникам заполнить их.

Читайте также: Исследования пользовательского опыта: зачем проводить и с чего начать

Кроме этого, проводились интервью и одновременно мы узнавали о функциональных запросах к пространству у руководителей. 

Мы получили и обработали более 100 ответов. В процессе мы дискутировали в поиске лучших решений, но в итоге получился офис с множеством уникальных зон. Одна из них — необычная переговорная комната с качелями вместо привычных кресел, цель которой — позволить сотрудникам мыслить нестандартно и разрабатывать более креативные решения. 

Какие технологии действительно нужны вашему проекту? 

Выбор технологий напрямую зависит от целей пространства. Технологии должны способствовать их достижению:

• в отеле это может быть улучшение сервиса и скорости получения услуг;
• а на стадионе — соблюдение стандартов по безопасности, обеспечение многофункциональности площадей и возможность проведения массовых зрелищных мероприятий;
• в корпоративных пространствах задача технологий — максимальная продуктивность сотрудников, обеспечение комфортной и безопасной для здоровья рабочей среды. 

Грамотные инвестиции в технологии — это вложения в эффективность бизнеса.

Отличной иллюстрацией стал для меня опыт в нидерландской клинике OLVG. Все интегрированные в их пространство технологии направлены на выздоровление пациента и помогают врачам: автоматизированные системы кондиционирования, освещения, бесконтактные решения в логистике и другое.

Чем эффективнее лечение, тем быстрее выписываются пациенты — эффективная клиника принимает больший поток пациентов — и в конечном итоге больше зарабатывает. 

Этот подход не новый — компании по всему миру уже давно видят связь бизнес-операций с пространством, которое их обслуживает, и извлекают из этого выгоду.

Думайте о целях помещения и выбирайте те технологии, которые смогут увеличить эффективность ваших ресурсов. 

Какие ошибки можно допустить при распределении бюджета?

Планирование бюджета — ответственный этап, в котором участвует большое количество людей. До старта любого проекта нужно провести аналитику, собрать большое количество данных.

• Пренебрежение деталями при формировании бюджета

Он должен связывать между собой расчеты по всем этапам реализации и быть расписанным от А до Я. Это основополагающий этап, и упущения могут привести к ощутимым отклонениям в процессе последующей работы.

• Незаложенные риски

Еще одна ошибка, которую часто допускают при формировании бюджета. Все стремятся выбирать наиболее оптимистичную версию плана, но в действительности ресурсы на каждый этап работы должны быть заложены с учетом всех возможных рисков. 

Читайте также: 5 приложений, которые помогут накопить на цель

• Неграмотная приоритизация

На мой взгляд, не стоит пренебрегать инженерными системами, технологиями для воздуха и света, акустике и эргономике. Эти составляющие обеспечивают комфорт нахождения в пространстве, а долгосрочно — влияют на здоровье людей.

Так, в гостинице — красивая визуальная составляющая безусловно привлечет гостей, но плохо работающая вентиляция испортит их впечатление. Вряд ли они вернутся или оставят хороший отзыв о месте, где было душно и некомфортно.

Для сотрудников ИТ-отдела приоритетным будет наличие профессиональных кресел и мощность компьютеров. Именно это позволит им работать быстрее и не испытывать дискомфорта. При этом в зонах для клиентов или партнеров особенно важны материалы отделки — в переговорах они помогают формировать правильное впечатление о компании.

Читайте также: Грибы как материал: новое слово в экологичном дизайне

Именно так, опираясь на цели пространства, определите, что должно стать для вас приоритетом при распределении средств.

А чтобы получившийся бюджет эффективнее согласовывался, включите в фокус-группу проекта члена команды, который ответственен за его утверждение. Если у него будет доступ к процессу создания концепции пространства, это позволит нивелировать риск затяжных согласований бюджета из-за вкусовых разногласий.

Как неграмотная стратегия выбьет проект из сроков?

Срыв сроков реализации проекта — еще один риск. И его ключевая причина связана с отсутствием стратегии или ее изменениями по ходу проекта (что значит, что она была создана неграмотно).

Чаще всего изначальная стратегия не работает, потому что в процессе ее формирования что-то упускают. Например, были заложены нереалистичные сроки принятия решений. Разным компаниям и командам требуется разное время на согласования. Закладывайте реалистичные сроки. 

Нельзя торопиться с этапом построения плана и дорожной карты. В строительстве существуют нормативные сроки на каждый этап.

Железное правило до старта любого проекта — собрана вся необходимая информация, все решения взвешены и утверждены. Если в процессе реализации проекта всплывают недоработки и пробелы, реализация либо начнет задерживаться, либо качество решений, принимаемых на ходу, соответствующе повлияет на результат. 

Поэтому любое изменение стратегии в процессе работы — большой риск для архитектурного проекта. Когда план создан правильно с самого начала, все члены команды видят перед собой единую цель, их приоритеты ясны — закончить проект в срок и в бюджет. И именно этот общий фокус приводит команду к успешному итогу.

Чтобы минимизировать вероятность срыва сроков, уделяйте достаточное время плану и тщательно продумывайте стратегию. 

Как пространство может сохранить актуальность в будущем? 

Большинство заказчиков хотят пользоваться своими пространствами долго — в среднем от 5 до 15 лет. Для этого еще при выборе площадки и планировании помещения важно учитывать как текущие задачи, так и долгосрочные планы компании.

Так, для команд, которые планируют резкий рост в будущем, выходом может быть уход от кабинетной системы в офисе, создание незакрепленных рабочих мест и гибкого формата пространства.

Кроме того, важна и эстетическая актуальность помещения спустя время.

Читайте по теме: Шведский лагом: как сделать офис лучше, сократив площадь в три раза

Для этого я советую останавливаться на вневременных решениях в дизайне, а не следовать трендам и моде. На этапе реализации важно выбирать качественные материалы, которые смогут прослужить вам столько, сколько заложено в стратегии.

При этом уже во время эксплуатации компания сама должна следить за сервисом пространства. Один из наших клиентов настолько ответственно вкладывается в обслуживание своего офиса, что уже спустя семь лет помещение по-прежнему выглядит свежо. 

Создание нового корпоративного пространства — крупная и ответственная задача. Заказчику нужно помнить, что это совсем не про визуальную привлекательность в фирменных цветах бренда.

Важно, чтобы помещение отражало ваши ценности и учитывало потребности будущих пользователей. Выбор технологий должен быть рациональным и опираться на цели, а не на тренды. 

• Чтобы избежать превышения бюджета и сроков, не стоит торопиться с формулированием стратегии проекта.
• С самого начала важно убедиться, что план четкий и понятен всем членам команды.
• А чтобы пользоваться результатом работы долго — нужно учитывать долгосрочные цели компании на всех этапах: от выбора площадки и утверждения дизайн-решений до эксплуатации и обслуживания будущего пространства.

Фото на обложке: Unsplash