Как сдавать отчетность в службу занятости в 2023 году?

Отчетные данные

Условия подачи отчетности в Центр занятости закреплены приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24. Документ дополнен приложениями. Работодателю стоит ознакомиться с этим приказом, чтобы не допускать ошибки.

Так, с 1 января 2023 года начали действовать новые виды отчетности:

1. Отчет об организации удаленной работы. Он необходим при исключительных обстоятельствах. Например, если произошла вспышка какого-нибудь заболевания.
2. Отчет об отпусках без сохранения зарплаты.
3. Отчет о введении режима простоя.

Кроме того, нужно продолжать сдавать другие основные виды данных. Можно выделить самые популярные: об открытых вакансиях; о ликвидации юрлица и сокращении штата; о банкротстве; уведомление об итогах собеседования соискателя от Центра занятости (трудоустройство или отказ).

Объем для работодателей немаленький. Плюс необходимо изучить полный список в приказе Минтруда, чтобы понять, какие ещё данные нужно предоставлять конкретно вашему бизнесу. Например, если в штате работают люди с инвалидностью, то потребуется дополнительная отчетность.

Приведу в качестве примера кейс, который проиллюстрирует, как лучше всего организовывать работу.

Читайте также: Компания получила запрос от правоохранительных органов о предоставлении информации. Нужно ли волноваться?

Руководитель предприятия, которое производит деревянную мебель, увидел, что объемы отчетности стали расти. Во-первых, стало нужно сдавать новые данные. Во-вторых, Центр занятости стал в разы чаще направлять на предприятие соискателей, но они не всегда успешно проходили собеседования. А про отказы в трудоустройстве нужно было сообщать в формате уведомлений. Это тоже добавило работы.

При этом отдел бухгалтерии стал часто отправлять отчеты в самый последний момент. А также жаловаться на то, что объем работы вырос. Сотрудники часто перекладывали ответственность друг на друга. Все это мешало и продуктивности, и отношениям в коллективе.

Тогда руководитель предприятия назначил одного бухгалтера ответственным за отчетность в Центр занятости. Для этого он издал приказ, где в свободной форме закрепил имя сотрудника и его обязанности готовить, проверять и подавать данные в срок. Такой поворот отдел бухгалтерии и конкретный сотрудник приняли не с радостью, но выбора у них не было: правила есть правила.

Зато споры закончились, а указанный работник стал более ответственно относиться к своим обязанностям. Одно решение и один внутренний документ перестроили рабочий процесс.

Правила подачи

Правильно подготовить данные — это только первый шаг в работе с отчетами. Далее их нужно отправить. Куда же компании и ИП должны подавать подготовленные отчеты? Легче всего это делать на платформе «Работа России». Юрлица со штатом более 25 человек и организации с госучастием обязаны это делать онлайн. Выбора у них нет.

А вот остальные юрлица могут выбирать: отправлять данные онлайн или через «Почту России». Конечно, на платформе это делать удобнее и намного быстрее, но для этого необходимо заранее сделать электронную подпись.

При этом рано или поздно у компании или ИП может возникнуть такая ситуация: отчеты уже сдали, а данные в них внезапно поменялись. Выходит, были предоставлены недостоверные сведения. Как же действовать в таком случае?

Работодатель должен подать актуальную информацию в течение одного рабочего дня. Отсчет идет с даты подписания внутреннего документа — например, приказа или протокола.

Приведу пример. В логистическую компанию на собеседование пришел соискатель, направленный Центром занятости. На собеседовании HR-специалист решил, что человек обладает достаточными знаниями и навыками, но мужчина сказал, что согласен работать только при более удобном графике. Такую возможность компания предоставить не могла и в указанный срок отправила отказ в Центр занятости.

Однако через несколько дней мужчина вышел на связь и сообщил о готовности начать работать. Его взяли на должность, закрыли вакансию и в день подписания приказа подали актуальную информацию.

Читайте по теме:

Увольнение, наем, материальная ответственность: как избежать типичных ошибок при взаимодействии с сотрудниками

Частые ошибки предпринимателей на УСН: что учесть, чтобы их не совершить?

Другой пример — ситуация с рестораном азиатской кухни. Владелец решил закрыть заведение из-за низкой рентабельности. Изначально предприниматель открыл ресторан в районе, где жители не могут позволить себе постоянно ходить в заведения со средним чеком 3-4 тысячи рублей.

Целевая аудитория и территориальная точка были не очень хорошо изучены. Эта ошибка на этапе планирования потянула другие проблемы,  бизнес с ними так и не справился.

Владелец заблаговременно сообщил в Центр занятости о планируемой дате ликвидации. Но по ряду причин дата закрытия заведения была перенесена на месяц. Предприниматель издал приказ с новой датой и передал данные на следующий день.

Не стоит забывать и про ответственность за несвоевременное представление информации. Она может быть в формате предупреждения или штрафа: для компаний он составит от 1,5 до 5 тыс. рублей. 

Проиллюстрирую. В одной компании, продававшей готовые обеды, начали увольнять сотрудников без предупреждения и времени на то, чтобы найти другое место работы. Уволенные сотрудники начали массово жаловаться в трудовую инспекцию. Помимо ряда очевидных нарушений, компанию оштрафовали и на 3 тыс. за несдачу отчетности по сокращению штата.

Главное

• Условия подачи отчётности закреплены приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24.
• В 2023 году нужно сдавать новые отчеты об отпусках без оплаты, «удаленке» и введении простоя.
• Стоит назначить сотрудника из отдела бухгалтерии ответственным за отчётность в Центр занятости. Для этого нужно издать приказ, где в свободной форме закрепить имя сотрудника и его обязанности.
• Подавать отчетность можно на платформе «Работа России».
• Исправить ошибки в отправленных данных можно за один рабочий день. 
• Ответственность за несвоевременное представление данных может быть в формате предупреждения или штрафа до 5 тыс. рублей.

Фото на обложке: Shutterstock / fizkes