Алексей Волков, директор агентства Digital Tools, рассказал Rusbase, как ему удаётся эффективно контролировать удаленных сотрудников... Бойтесь, фрилансеры, любящие пропустить чашечку-другую чая во время рабочего дня. От этого способа вам не скрыться.
Когда я начинал строить SEO-агентство, мне пришлось делегировать задачи сотрудникам. За несколько лет мой бизнес вырос, стал успешным и работает без моего участия, как часы. Например, в прошлом году я был в десяти турпоездках. Правда, я все равно работаю по 11 часов в день, но теперь могу спокойно отлучаться от работы.
Алексей Волков на Эльбрусе, 2016 год
Я смог добиться такого результата, в том числе, за счет контроля рабочего времени сотрудников. Об этом и хочу рассказать.
Что такое «трекер» или чего боятся сотрудники
Это программа, которая отслеживает, чем занимается человек, работая на компьютере. Трекеры часто советуют для повышения личной эффективности, потому что люди довольно неточно «чувствуют» время.
Отсюда и возникают вопросы: «Я продуктивно сегодня работал, почему ничего не успел?». Но если посмотреть результаты трекера, то будет видно, например, что непосредственно работой человек занимался 3 часа, а еще 2 часа переписывался в «Фейсбуке».
В моем агентстве трекер — один из основных рабочих инструментов для сотрудников. Без него у меня был бы не бизнес, а самозанятость.
Как это работает
Сейчас пользуемся трекером Hubstaff.com. Нам необходимо было, чтобы:
- Клиенты трекера работали на разных операционных системах: и под Linux, и под Windows.
- Наличие внешнего IP — не у всех трекеров это есть, многие полностью автономные.
Работаем на нем уже несколько лет. Возможно, что-то новое и интересное уже появилось. Просто решение меня пока устраивает.
Особенности внедрения
- Дольше всего выбирали сам сервис: рассматривали конкурентов, тестировали варианты. Также затянулся вопрос с написанием инструкций и писем сотрудникам о том, что мы вводим такой учет.
- Непосредственно MVP внедрения сделали быстро: за неделю. Hubstuff интегрируется с Asana самостоятельно. А задачи в Asana формируются автоматически из нашей системы управления проектами.
- Две недели писали связь с биллингом, чтобы все заработало. Но по мере появления разработчики делают новые формы отчетности и управления. Например, сводный отчет о работе специалиста над проектом, привязку фактического времени к нормативам и так далее.
Минус Hubstuff: у него нет в API функционала предоставления прав доступа сотрудникам к проекту. Нужно, чтобы руководитель отдела зашел и вручную настроил права доступа для специалиста. Иногда бывает, что доступ предоставляется с задержкой в несколько часов, это неудобно.
Кому мы «засекаем» время
Это программисты, верстальщики, оптимизаторы, специалисты по контексту, маркетологи, аналитики, редактор текстов — всего 23 человека на удалёнке.
Не у всех в моем агентстве стоят трекеры. Например, менеджерам по работе с клиентами он не нужен. Трекаются те, для кого мы предполагаем, что они должны укладываться в нормативы по времени.
Вы спросите, как можно продуктивно работать, когда за тобой поминутно подсматривают? Наличие трекера — не недоверие. Это важнейший момент.
Это не система слежки за сотрудниками, а система учёта, чем сотрудник занимается. Нужно правильно понимать качественное рабочее время.
Можно и без трекера определить — хорошо человек работает или нет. Просто посмотреть на его результаты: например, у оптимизатора через три месяца трафик на сайте не вырос. Конечный результат все равно важен.
Чем это полезно для бизнеса
Трекер — это автоматизированное средство формирования поминутной отчетности для клиентов. Когда мы озвучиваем клиенту бюджет на проект, то формируем цену, исходя из количества рабочих часов. Например, контракт по SEO на 60 тысяч рублей: предполагается, что в него заложено 30 часов работы специалиста.
Каждые 5 минут снимается скриншот рабочего стола специалиста. И если мы отчитываемся, что специалист 5 часов работал с семантическим ядром для конкретного проекта, то клиент может это проверить по скриншотам.
Там видно, например, что открыт файл с ключевиками, и в зависимости от времени скриншота видно, как он видоизменяется.
Более эффективная работа сотрудников и распределение ресурсов
Сейчас трекер автоматически формирует отчет о том, что сотрудник тратит больше времени на какую-то типовую задачу.
Неоднократно встречались ситуации, когда сотрудник выполняет простую задачу полчаса. А после того как мы это выявляем и показываем ему, как делать проще и лучше, он делает ту же задачу за пять минут.
Приведу пример, чем занимается наш редактор и почему ему корректно ставить трекер. Скажем, по одному из проектов мы должны сдать 450 текстов в месяц. Они подлежат определенному шаблону.
Срабатывает норматив: 450 текстов делятся на 20 рабочих дней. Поскольку мы уже затрекали все возможные процессы, то знаем, сколько в среднем требуется времени на написание и вычитку статьи. И после этого мы смотрим: задача вообще реальна или нет?
Так работает трекер
На что сотрудник потратил свой рабочий день
Так выглядит биллинг внутри нашей системы seo.digital.tools. Ручные операции тарифицируются согласно рабочему времени сотрудника
Нам все эти трекеры нужны для того, чтобы понимать, насколько наши прогнозы жизнеспособны. Мы работаем с задачами, которые плюс-минус всегда можно измерить.
Поисковая оптимизация — это механическая функция. Мы у себя насчитываем более 500 процессов, одни более рутинные, другие менее, но все измеримые. У нас нет такого понятия, как «качественное семантическое ядро», это ни о чём не говорит.
Термин «качественное» предельно расшифрован и описаны критерии: включение таких-то ключевых слов, что является показателем качества и так далее.
Для всего есть чек-листы. Иначе нельзя нанимать сотрудников: новичков не обучишь, а опытных не проверишь.
Иногда начинаешь проверять какого-то опытного гуру по чек-листу, а оказывается, что это п***бол с конференции, который просто красиво умеет говорить.
Отсев кандидатов
Эта измеримость помогает нанимать людей, которые нам нужны. Например, у нас есть вводный блок, знакомство с сотрудником, когда он приходит на работу. Мы говорим: «Если ты не успеешь изучить этот документ к 12 часам, дальше нет смысла продолжать. Просто не сможешь дальше работать».
Это проверено на куче кандидатов. Мы прощаем любые ошибки, когда человек учится, но он должен успевать с определенной скоростью читать и воспринимать информацию.
Чем это полезно для сотрудников
Это происходит не без «ломки», но когда люди понимают, что зачастую впустую тратят свое жизненное время (растягивая небольшую задачу на полдня), то им становится этого времени жалко. Одни понимают, что могли бы меньше сидеть у компьютера, другие — что могли бы заработать больше денег. Люди становятся более собранными.
Еще один живой пример: одна из моих редакторов — плохо управляемая девочка. Очень долго я уговаривал ее поставить трекер. Но потом все-таки нашел аргумент, который ее заинтересовал.
Раньше она получала зарплату, например, в десятых числах нового месяца. Пока подготовит отчёт, пока вспомнит, чем занималась… Естественно, она всего не помнила и возникала ситуация:
С трекером все стало спокойнее для нее и прозрачнее. Зарплату она теперь получает первого числа. В конце месяца в двенадцать ночи система отправила мне уведомление, посчитала ее рабочие часы, утром прилетает зарплата.
Были ли случаи увольнения из-за трекера?
Конкретно из-за трекера — нет. Трекер только помог убедиться в паре случаев, что «подозрения верны»:
- В одном случае человек имел очень низкую производительность. Я посмотрел скриншоты — полдня у него ничего не происходило, человек отходил куда-то от компьютера. А в остальное время сидел в социальных сетях и искал музыку.
- Со вторым кандидатом тоже было очевидно, что человек работает очень плохо. Трекер помог увидеть, что сотрудник в рабочее время брал заказы на фрилансе.
Людей, которые приходят в компанию, мы сразу предупреждаем о трекере. Ты либо принимаешь это на уровне собеседования, либо не принимаешь.
У нас нет жесткого давления. Все, кто остался работать, воспринимают трекер как инструмент для измеримости и увеличения эффективности. Руководители не стоят над душой и скриншоты с рабочих столов мы почти никогда не смотрим.
Как правильно «засекать» время
У трекеров есть проблема: само по себе переключение с задачи на задачу — тоже задача :)
То есть, чтобы проработать 8 часов в трекере, нужно потратить на это 10-12 часов фактического времени. Тратится время на изучение ТЗ, поиск чего-то и так далее. Также человек ходит попить кофе, в туалет, читает какие-то корпоративные документы. Но для этого всего у нас также есть отдельная задача. Она не привязывается к рабочим проектам, но мы точно так же ее отслеживаем.
Сотрудник ставит тикет: «пью кофе». И может заниматься чем хочет. Просто для этой задачи мы тоже смотрим нормативы по времени, чтобы не было потрачено 8 часов на чаепитие.
Мы не параноики. Если человек не выполняет на идеальные 100% все нормативы, это не принципиально. Главное, чтобы не было злоупотреблений.
Материалы по теме:
Офисный планктон вымирает – 5 горячих HR-трендов
10 лучших городов для «цифровых кочевников»: рейтинг
Можно ли найти хорошего дизайнера на фриланс-сайтах: личный опыт
14 инструментов для продуктивной работы фрилансера
Из фриланса в офис: как я променяла работу мечты на строгий фултайм
40 человек в одной квартире: как выглядит коммуна технических специалистов в Сан-Франциско
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
ВОЗМОЖНОСТИ
26 апреля 2024
29 апреля 2024
30 апреля 2024
30 апреля 2024