Колонки

Как найти систему управления проектами, которая решит все ваши проблемы

Колонки
Родион Насакин
Родион Насакин

Директор по региональному маркетингу в Восточной Европе, Wrike

Виктория Кравченко

Родион Насакин, директор по региональному маркетингу в Восточной Европе компании Wrike, рассказывает, как выбрать систему управления проектами, которая поможет решить именно ваши проблемы.

Как найти систему управления проектами, которая решит все ваши проблемы

Зоопарк

Рынок решений для управления проектами большой и фрагментированный. Там нет очевидных лидеров как, например, в случае с текстовыми редакторами. За каждый процент рынка идет борьба сотен сервисов и приложений (например, Wikipedia знает 160 таких). Они рассчитаны на организации самого разного размера и кардинально отличаются функциональностью.

Под «системой управления проектами» может скрываться и список задач с напоминаниями, и крупное комплексное решение для совместной работы тысяч сотрудников.

Некоторые базовые возможности для работы с задачами добавляют и в смежные продукты вроде CRM, чтобы было проще представлять себя единым решением для всех нужд. Это создает еще большую кашу в голове, когда пытаешься подобрать инструмент для своих рабочих процессов.

Мы знаем об этом не понаслышке, так как очень много общаемся и с потенциальными покупателями и существующими пользователями нашего сервиса по всему миру. Мне кажется, что найти подходящую систему управления проектами будет проще, если руководствоваться при выборе некоторыми принципами, о которых пойдет речь ниже.


Что у вас не так?

Не нужно составлять список функций, которые вам нужны. Это сработает при выборе кофеварок, где каждая функция называется одинаково и дает одинаковый (или похожий) результат. В случае с бизнес-софтом возможности могут называться и компоноваться в каждом решении по-своему, а под одним и тем же названием могут скрываться совершенно разные сценарии.

Например, диаграмма Ганта может оказаться в какой-нибудь системе просто вариантом просмотра задач для большей наглядности. В другой же так будет называться интерактивный инструмент, где вы движением мыши можете корректировать сроки по десяткам задач и проектов.

Эту разницу не уловить, просто пролистав список возможностей на сайтах сравниваемых систем. Обязательно нужно пробовать. Вместе с тем в типичном сценарии шорт-лист претендентов формируется как раз по итогам знакомства с описаниями в интернете. Пробную версию запускают только у 2–4 решений.

Более конструктивный подход — отталкиваться не от чужих возможностей, а от своих проблем.

Попытайтесь понять и явно сформулировать, что в компании и ее рабочих процессах идет не так. Как можно изменить ситуацию к лучшему? Ниже перечислены некоторые из проблем, которые часто отмечали будущие покупатели в общении с нашими специалистами, и для каждой отмечены функции, которую стоит искать при выборе решения.


Непонятно, кто за что отвечает

Размывание ответственности встречается даже в небольших командах. Когда за проект отвечают все и никто, старательные сотрудники остаются незамеченными, а менее усердные коллеги не получают должной обратной связи по итогам работы. Это если проект все же выпускается.

Отсутствие «права собственности» на каждую задачу приводит к срыву сроков или полным провалам проектов.

Когда постоянные совещания по выяснению статусов задач, переписка и микроменеджмент не помогают, руководители начинают задумываться о других инструментах.

Что нужно: 

  •    Создавать задачи и делиться ими
  •    Назначать конкретных исполнителей, делать описание задач и указывать сроки
  •    Указывать/изменять приоритет задачи
  •    Обсуждать прогресс в работе и оставлять обратную связь прямо в задаче
  •    Визуализировать все запланированные задачи и проекты с возможностью видеть прогресс в любой момент
  •    Добавлять все относящиеся к работе файлы к задачам, чтобы исполнитель могли получить полную картину и понимал, что от него ждут

Отделы плохо работают между собой

Конфликт отделов — древняя проблема, которую можно обнаружить в огромном количестве организаций любой страны, отрасли и размера. Даже если до открытого вредительства друг другу дело не доходит, часто невозможно понять, когда и чего ждать от людей за соседней дверью при работе над общим проектом. Иногда это происходит из-за разных представлений о приоритетах, а иногда вы просто не можете объяснить задачу коллегам из другого отдела на их языке.

Когда закончат с макетом дизайнеры, и что в итоге получится? Учтут ли они требования для рекламной кампании, план которой сегодня сделали маркетологи? Насколько этот план учтен в расписании разработчиков на следующую неделю? Ощущение «провисания» каждый раз при переходе проектной эстафеты к следующей команде заставляет искать способы взаимодействия всех вовлеченных групп.

Что нужно:

  •    Организовать собственный рабочий процесс (например, в виде набора специфических статусов для задачи и полей в описании) для каждой команды с подхватом задач из других отделов
  •    При необходимости создавать специальный процесс и под конкретный проект, когда нужно определить этапы прохождения, конкретных ответственных и статус готовности
  •    Быстро делиться задачами и документами с целыми командами и отдельными сотрудниками
  •    Оповещать всех причастных при изменении приоритета задачи или проекта
  •    Иметь специальные формы с заполняемыми полями для создания задач каждому отделу, чтобы не тратить время на поиск недостающей информации

Сложно отслеживать прогресс сразу по нескольким проектам

Когда в работе одновременно находится сразу несколько проектов, как правило, все внимание руководителя сосредоточено на одной-двух приоритетных вещах.

Остальное идет само собой до тех пор, пока там не происходит какой-то сбой, требующий вмешательства. Когда такие ситуации происходят часто, появляется желание провести профилактику, но и не терять из виду приоритетные вещи. В то же время не хочется тратить практически весь рабочий день просто на мониторинг ситуации.

Что нужно:

  •    Визуализировать расписание проектов со сравнением запланированного и реального прогресса
  •    Просматривать для каждого сотрудника его задачи и ожидаемые в ближайшие дни события/ситуации (отпуск, перегруженность задачами, отсутствие задач)
  •   Устанавливать и менять сроки выполнения задач

Люди, бюджет и другие ресурсы распределяются непропорционально отдаче

Ситуация, когда деньги приносят одни направления, а ресурсы компании тратятся на другие, — довольно частая. Одно дело, когда это осознанное стратегическое решение: выход на новые рынки или расширение продуктовой линейки.

Однако, бывает, что ресурсы распределяются в пользу самых громких и заметных сотрудников. Остальным предлагается доказать, что их загруженность гораздо больше, сроки пожестче и приоритет выше. И тут не помешали бы инструменты, которые позволят подтвердить правоту цифрами.

Что нужно:

  •    Генерировать аналитические отчеты по статусу задач с заданными фильтрами по проектам и командам
  •    Создавать свои фильтры для таких отчетов, чтобы лучше учитывать специфику принятия решений в компании
  •    Экспортировать отчеты в Excel или другие принятые в компании форматы
  •    Просматривать загруженность сотрудников с быстрым перераспределением задач

Сложно вычленить заслугу отдельной команды в общей работе

Когда над масштабным проектом работает вся компания, легко не заметить вклада отдельных людей или команды. В конце концов, топ-менеджеров волнует в первую очередь результат.

С другой стороны, если не оценить всех по заслугам, талантливые люди останутся без мотивации прикладывать больше усилий в будущем.

 Что нужно:

  •    Получать уведомления об обновлениях интересующих задач/проектов с указанием авторов этих обновлений
  •    Быстро просматривать все такие уведомления и новые комментарии в обсуждениях без необходимости заглядывать в каждую задачу
  •    Создать папки избранного для важных новостей по проекту для каждой участвующей команды

Неудобно организована работа с клиентами, фрилансерами и подрядчиками

Совместная работа не ограничивается компанией. Если у вас не массовый рынок, а штучные заказы (например, разработка сайтов), интенсивное общение идет и с заказчиками. От них требуется обратная связь и согласование работ с бесконечным потоком переписки, созвонов и встреч.

 Заказчик часто видит только готовый продукт и его замечания перечеркивают работу дней, недель или месяцев. После пары таких ситуаций начинаешь искать возможность учитывать мнение клиента еще на этапе разработки.

Еще одно «расширение» совместной работы за пределы офиса — фрилансеры и подрядчики. И взаимодействие по email тоже может доставить немало головной боли. Причины могут быть и технические — слишком большие вложения, попадания в спам, и организационные — изолированность от остальной команды, непонимание общей картины происходящего с проектом, игнорирование при обсуждениях и дефицит поддержки от коллег.

Можно попробовать регулярные звонки или периодические встречи с презентациями, но для более слаженной работы опять же потребуется решение для постоянной вовлеченности людей в общие процессы.

Что нужно:

  •       Интегрировать систему совместной работы с почтой, чтобы быстро превращать письма в новые задачи
  •       Предоставить внешним пользователям доступ к определенным проектам, оставив закрытыми остальные данные компании

Не хватает совместной работы над текстами, макетами и документами

Сколько раз вы внимательно изучали и вносили правки в старую версию документа? Потому что новый затерялся в переписке, или им параллельно занимались коллеги. Проверяли новый баннер уже на сайте, потому что дизайнеры так и не показали макет? Видели в отчете SEO, что ваши рекомендации по ключевым вопросам забыли учесть?

Раза с десятого это надоедает и хочется, чтобы все материалы по задаче можно было разместить в одном месте и видеть все вносимые изменения в режиме реального времени.

Что нужно:

  •    Добавлять вложения к задачам
  •    Интегрировать систему с облачными хранилищами Dropbox, Google Drive и т. д.
  •    Совместно редактировать документы
  •    Видеть историю изменений в документах

Что брать?

Когда есть четкое понимание недостатков нынешнего рабочего процесса и функций, которые помогут их устранить, можно начинать смотреть претендентов. Очень скоро вы обнаружите, что в реальном мире почти никогда не встречаются решения, в которых есть ровно то, что вам нужно. Или не хватает интеграции с Google Docs, или есть ненужные графики загруженности команды. При этом очевидно, что невостребованные возможности вы тоже оплатите.

Здесь можно:

  • Попытаться прикинуть процент полезной функциональности в каждом продукте с подходящим бюджетом. При этом можно сделать скидку на те «лишние» возможности, которые с большой долей вероятности пригодятся в течение года. Часто при оплате на год предлагают хорошую скидку, и она оправдывает риск покупки наперед.
  • И last but not least — не забудьте показать шорт-лист отобранных систем тем, кому придется работать с новым решением каждый день. Пусть посмотрят интерфейс, перенесут в тестируемую систему пробный рабочий процесс и поделятся впечатлениями. Корпоративные решения нередко грешат устаревшими, нелогичными и запутанными элементами интерфейса, причудливой реализацией в, казалось бы, самых базовых решениях.

Во многом это происходит как раз из-за того, что выбор решения оставляют за собой топ-менеджеры и ИТ-служба, без конечных пользователей. Но если никто не сможет (или не захочет) пользоваться покупкой, бизнес-эффект получится противоположным задуманному. Немного демократии здесь не повредит.


Материалы по теме:

9 признаков того, что вашей компании пора внедрить CRM

Российская amoCRM приобрела 50% сервиса для повышения конверсии CallbackHunter

Стартап дня: миллион долларов я потрачу на дом с участком

Как современные российские ИТ-разработки меняют мир

Бесплатная CRM iDirector - обзор основных возможностей

ФРИИ вложил $412 тысяч в две афиши мероприятий

 

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Четыре базовые задачи благотворительного фонда, которые может решить CRM-система
  2. 2 Внедрили help desk систему? 4 шага, как оптимизировать обслуживание B2B-клиентов
  3. 3 Какие нюансы важно учитывать при работе с CRM
  4. 4 Нужно собрать стадион? Есть два инструмента
  5. 5 CRM-система: как сэкономить деньги и выбрать наилучший вариант