Как найти систему управления проектами, которая решит все ваши проблемы

Родион Насакин

Директор по региональному маркетингу в Восточной Европе, Wrike

Расскажите друзьям
Виктория Кравченко
Родион Насакин

Родион Насакин, директор по региональному маркетингу в Восточной Европе компании Wrike, рассказывает, как выбрать систему управления проектами, которая поможет решить именно ваши проблемы.

Зоопарк

Рынок решений для управления проектами большой и фрагментированный. Там нет очевидных лидеров как, например, в случае с текстовыми редакторами. За каждый процент рынка идет борьба сотен сервисов и приложений (например, Wikipedia знает 160 таких). Они рассчитаны на организации самого разного размера и кардинально отличаются функциональностью.

Под «системой управления проектами» может скрываться и список задач с напоминаниями, и крупное комплексное решение для совместной работы тысяч сотрудников.

Некоторые базовые возможности для работы с задачами добавляют и в смежные продукты вроде CRM, чтобы было проще представлять себя единым решением для всех нужд. Это создает еще большую кашу в голове, когда пытаешься подобрать инструмент для своих рабочих процессов.

Мы знаем об этом не понаслышке, так как очень много общаемся и с потенциальными покупателями и существующими пользователями нашего сервиса по всему миру. Мне кажется, что найти подходящую систему управления проектами будет проще, если руководствоваться при выборе некоторыми принципами, о которых пойдет речь ниже.


Что у вас не так?

Не нужно составлять список функций, которые вам нужны. Это сработает при выборе кофеварок, где каждая функция называется одинаково и дает одинаковый (или похожий) результат. В случае с бизнес-софтом возможности могут называться и компоноваться в каждом решении по-своему, а под одним и тем же названием могут скрываться совершенно разные сценарии.

Например, диаграмма Ганта может оказаться в какой-нибудь системе просто вариантом просмотра задач для большей наглядности. В другой же так будет называться интерактивный инструмент, где вы движением мыши можете корректировать сроки по десяткам задач и проектов.

Эту разницу не уловить, просто пролистав список возможностей на сайтах сравниваемых систем. Обязательно нужно пробовать. Вместе с тем в типичном сценарии шорт-лист претендентов формируется как раз по итогам знакомства с описаниями в интернете. Пробную версию запускают только у 2–4 решений.

Более конструктивный подход — отталкиваться не от чужих возможностей, а от своих проблем.

Попытайтесь понять и явно сформулировать, что в компании и ее рабочих процессах идет не так. Как можно изменить ситуацию к лучшему? Ниже перечислены некоторые из проблем, которые часто отмечали будущие покупатели в общении с нашими специалистами, и для каждой отмечены функции, которую стоит искать при выборе решения.


Непонятно, кто за что отвечает

Размывание ответственности встречается даже в небольших командах. Когда за проект отвечают все и никто, старательные сотрудники остаются незамеченными, а менее усердные коллеги не получают должной обратной связи по итогам работы. Это если проект все же выпускается.

Отсутствие «права собственности» на каждую задачу приводит к срыву сроков или полным провалам проектов.

Когда постоянные совещания по выяснению статусов задач, переписка и микроменеджмент не помогают, руководители начинают задумываться о других инструментах.

Что нужно: 

  •    Создавать задачи и делиться ими
  •    Назначать конкретных исполнителей, делать описание задач и указывать сроки
  •    Указывать/изменять приоритет задачи
  •    Обсуждать прогресс в работе и оставлять обратную связь прямо в задаче
  •    Визуализировать все запланированные задачи и проекты с возможностью видеть прогресс в любой момент
  •    Добавлять все относящиеся к работе файлы к задачам, чтобы исполнитель могли получить полную картину и понимал, что от него ждут

Отделы плохо работают между собой

Конфликт отделов — древняя проблема, которую можно обнаружить в огромном количестве организаций любой страны, отрасли и размера. Даже если до открытого вредительства друг другу дело не доходит, часто невозможно понять, когда и чего ждать от людей за соседней дверью при работе над общим проектом. Иногда это происходит из-за разных представлений о приоритетах, а иногда вы просто не можете объяснить задачу коллегам из другого отдела на их языке.

Когда закончат с макетом дизайнеры, и что в итоге получится? Учтут ли они требования для рекламной кампании, план которой сегодня сделали маркетологи? Насколько этот план учтен в расписании разработчиков на следующую неделю? Ощущение «провисания» каждый раз при переходе проектной эстафеты к следующей команде заставляет искать способы взаимодействия всех вовлеченных групп.

Что нужно:

  •    Организовать собственный рабочий процесс (например, в виде набора специфических статусов для задачи и полей в описании) для каждой команды с подхватом задач из других отделов
  •    При необходимости создавать специальный процесс и под конкретный проект, когда нужно определить этапы прохождения, конкретных ответственных и статус готовности
  •    Быстро делиться задачами и документами с целыми командами и отдельными сотрудниками
  •    Оповещать всех причастных при изменении приоритета задачи или проекта
  •    Иметь специальные формы с заполняемыми полями для создания задач каждому отделу, чтобы не тратить время на поиск недостающей информации

Сложно отслеживать прогресс сразу по нескольким проектам

Когда в работе одновременно находится сразу несколько проектов, как правило, все внимание руководителя сосредоточено на одной-двух приоритетных вещах.

Остальное идет само собой до тех пор, пока там не происходит какой-то сбой, требующий вмешательства. Когда такие ситуации происходят часто, появляется желание провести профилактику, но и не терять из виду приоритетные вещи. В то же время не хочется тратить практически весь рабочий день просто на мониторинг ситуации.

Что нужно:

  •    Визуализировать расписание проектов со сравнением запланированного и реального прогресса
  •    Просматривать для каждого сотрудника его задачи и ожидаемые в ближайшие дни события/ситуации (отпуск, перегруженность задачами, отсутствие задач)
  •   Устанавливать и менять сроки выполнения задач

Люди, бюджет и другие ресурсы распределяются непропорционально отдаче

Ситуация, когда деньги приносят одни направления, а ресурсы компании тратятся на другие, — довольно частая. Одно дело, когда это осознанное стратегическое решение: выход на новые рынки или расширение продуктовой линейки.

Однако, бывает, что ресурсы распределяются в пользу самых громких и заметных сотрудников. Остальным предлагается доказать, что их загруженность гораздо больше, сроки пожестче и приоритет выше. И тут не помешали бы инструменты, которые позволят подтвердить правоту цифрами.

Что нужно:

  •    Генерировать аналитические отчеты по статусу задач с заданными фильтрами по проектам и командам
  •    Создавать свои фильтры для таких отчетов, чтобы лучше учитывать специфику принятия решений в компании
  •    Экспортировать отчеты в Excel или другие принятые в компании форматы
  •    Просматривать загруженность сотрудников с быстрым перераспределением задач

Сложно вычленить заслугу отдельной команды в общей работе

Когда над масштабным проектом работает вся компания, легко не заметить вклада отдельных людей или команды. В конце концов, топ-менеджеров волнует в первую очередь результат.

С другой стороны, если не оценить всех по заслугам, талантливые люди останутся без мотивации прикладывать больше усилий в будущем.

 Что нужно:

  •    Получать уведомления об обновлениях интересующих задач/проектов с указанием авторов этих обновлений
  •    Быстро просматривать все такие уведомления и новые комментарии в обсуждениях без необходимости заглядывать в каждую задачу
  •    Создать папки избранного для важных новостей по проекту для каждой участвующей команды

Неудобно организована работа с клиентами, фрилансерами и подрядчиками

Совместная работа не ограничивается компанией. Если у вас не массовый рынок, а штучные заказы (например, разработка сайтов), интенсивное общение идет и с заказчиками. От них требуется обратная связь и согласование работ с бесконечным потоком переписки, созвонов и встреч.

 Заказчик часто видит только готовый продукт и его замечания перечеркивают работу дней, недель или месяцев. После пары таких ситуаций начинаешь искать возможность учитывать мнение клиента еще на этапе разработки.

Еще одно «расширение» совместной работы за пределы офиса — фрилансеры и подрядчики. И взаимодействие по email тоже может доставить немало головной боли. Причины могут быть и технические — слишком большие вложения, попадания в спам, и организационные — изолированность от остальной команды, непонимание общей картины происходящего с проектом, игнорирование при обсуждениях и дефицит поддержки от коллег.

Можно попробовать регулярные звонки или периодические встречи с презентациями, но для более слаженной работы опять же потребуется решение для постоянной вовлеченности людей в общие процессы.

Что нужно:

  •       Интегрировать систему совместной работы с почтой, чтобы быстро превращать письма в новые задачи
  •       Предоставить внешним пользователям доступ к определенным проектам, оставив закрытыми остальные данные компании

Не хватает совместной работы над текстами, макетами и документами

Сколько раз вы внимательно изучали и вносили правки в старую версию документа? Потому что новый затерялся в переписке, или им параллельно занимались коллеги. Проверяли новый баннер уже на сайте, потому что дизайнеры так и не показали макет? Видели в отчете SEO, что ваши рекомендации по ключевым вопросам забыли учесть?

Раза с десятого это надоедает и хочется, чтобы все материалы по задаче можно было разместить в одном месте и видеть все вносимые изменения в режиме реального времени.

Что нужно:

  •    Добавлять вложения к задачам
  •    Интегрировать систему с облачными хранилищами Dropbox, Google Drive и т. д.
  •    Совместно редактировать документы
  •    Видеть историю изменений в документах

Что брать?

Когда есть четкое понимание недостатков нынешнего рабочего процесса и функций, которые помогут их устранить, можно начинать смотреть претендентов. Очень скоро вы обнаружите, что в реальном мире почти никогда не встречаются решения, в которых есть ровно то, что вам нужно. Или не хватает интеграции с Google Docs, или есть ненужные графики загруженности команды. При этом очевидно, что невостребованные возможности вы тоже оплатите.

Здесь можно:

  • Попытаться прикинуть процент полезной функциональности в каждом продукте с подходящим бюджетом. При этом можно сделать скидку на те «лишние» возможности, которые с большой долей вероятности пригодятся в течение года. Часто при оплате на год предлагают хорошую скидку, и она оправдывает риск покупки наперед.
  • И last but not least — не забудьте показать шорт-лист отобранных систем тем, кому придется работать с новым решением каждый день. Пусть посмотрят интерфейс, перенесут в тестируемую систему пробный рабочий процесс и поделятся впечатлениями. Корпоративные решения нередко грешат устаревшими, нелогичными и запутанными элементами интерфейса, причудливой реализацией в, казалось бы, самых базовых решениях.

Во многом это происходит как раз из-за того, что выбор решения оставляют за собой топ-менеджеры и ИТ-служба, без конечных пользователей. Но если никто не сможет (или не захочет) пользоваться покупкой, бизнес-эффект получится противоположным задуманному. Немного демократии здесь не повредит.


Материалы по теме:

9 признаков того, что вашей компании пора внедрить CRM

Российская amoCRM приобрела 50% сервиса для повышения конверсии CallbackHunter

Стартап дня: миллион долларов я потрачу на дом с участком

Как современные российские ИТ-разработки меняют мир

Бесплатная CRM iDirector - обзор основных возможностей

ФРИИ вложил $412 тысяч в две афиши мероприятий

 



Комментарии

Комментарии могут оставлять только авторизованные пользователи.
Экосистема инноваций
30 ноября 2017
Ещё события


Telegram канал @rusbase