Как грузовладелец может сэкономить на перевозках

Статьи расходов

Транспорт

Перевозки можно совершать собственным транспортом или нанимая перевозчиков. Если содержать собственный автопарк, то это подразумевает траты не только на покупку и лизинг транспорта, но и на обслуживание и ремонт, горюче-смазочные материалы.

Компании можно искать самому или обратиться к экспедитору. Ставки на работу экспедитора будут выше, но взамен он гарантирует доставку груза в полном объеме, в срок и правильно подписанными документами.

Трудозатраты

Чтобы перевозка состоялась, требуется работа специалистов со стороны грузовладельца. Логисты ищут исполнителей и следят за тем, чтобы груз был доставлен, бухгалтеры готовят документы и проводят оплату, работники склада загружают товары в машину, руководитель того или иного уровня контролирует все эти процессы. Чем больше сотрудников участвуют в процессе, тем больше затраты.

IT-решения

Конечно, можно вести переговоры с контрагентами по телефону, а документы заполнять в гугл-таблицах, но чаще логисты грузовладельца используют специальные решения для учета документов, общения с подрядчиками и контроля за маршрутом машины.

Кто-то подключает комплексные решения, кто-то использует отдельные приложения для каждой задачи.

Риски

Если что-то случится с машиной, то заказчик потеряет груз и прибыль, а также получит штрафы от своих клиентов. Еще один риск — потеря лояльности клиента.

Чем больше перевозок не состоится, тем больше вероятность, что грузополучатель, например, торговая сеть, не будет заказывать груз у вашей компании.

Страхование рисков

Чтобы быть уверенным в том, что груз не пострадает в дороге и придет в срок, его нужно страховать. Как правило, страховой тариф невелик, он составляет от 0,05 до 0,2% от стоимости груза.

Но чем больше перевозок, тем больше страховая нагрузка. Также страхование грузов можно возложить на перевозчика, но тогда вырастет цена перевозки.

Как уменьшить затраты

Правильная организация процессов

Для экономии можно настроить бизнес-процессы: оптимизировать число сотрудников, работающих над каждой задачей, оптимизировать маршруты доставки, настроить электронный документооборот.

Эти цифры выдуманы, но проводить подобный анализ эффективности важно в каждой компании.

Также грузовладельцы иногда теряют деньги на оплате работы склада: собирают бригаду, которая погрузит 100 машин, а из-за ошибки логиста приходит только 30 машин. Компания  теряет деньги на несостоявшихся перевозках и еще на том, что оплачивает простой складских работников. Для решения таких проблем важно помогать логисту в коммуникациях и учете перевозок.

Например, производитель велосипедов в Пермском крае может заказать сырье и детали в соседней Свердловской области или Приморском крае. При равном качестве продукции проще заказывать у ближайших поставщиков — это будет быстрее и дешевле.

Чем быстрее сотрудники заполняют документы и обмениваются ими, тем быстрее они организуют перевозки. Лучше всего для этого подходят специальные IT-решения: в них уже есть шаблоны необходимых документов, достаточно их заполнить и отправить контрагентам. Также эти документы не потеряются и их не придется заново заполнять и тратить время.

Правильный выбор перевозчика

Для того чтобы выбрать правильного перевозчика, нужно сформулировать критерии его надежности и качества работы. Проще всего создать для этого команду из логистов, службы безопасности и юристов.

Логисты сформулируют критерии, касающиеся опыта работы, СБ будет отвечать за проверку сотрудников компании, а юристы — за проверку юридических и финансовых документов.

Например, важными критериями для логистов станут количество перевозок без штрафов, объем автопарка и опыт работы. Для юристов важнее будет узнать, насколько своевременно перевозчик платит налоги. Ведь если компания вступит в сделку с недобросовестным налогоплательщиком, то налоговая нагрузка упадет на нее.

После того как критерии сформулированы, нужно проверять каждого нового перевозчика, то есть, проводить аккредитацию. И уже с аккредитованными перевозчиками строить долгосрочные отношения.

Также важно не только проверять конкретных перевозчиков, но и следить за состоянием рынка в целом. Так вы будете знать рыночные цены на перевозки, увидите скидки или специальные предложения от транспортных компаний.

Проведение тендеров и аукционов

Главная часть транспортных расходов — это оплата перевозки. Найти лучшую цену позволяют аукционы и тендеры.

Для проведения торгов важно выбрать площадку с подходящими условиями — проще всего пользоваться узкоспециализированными площадками, на которых разыгрываются не все тендеры, а только тендеры на перевозки.

Налоговая нагрузка

Компания может получить налоговый вычет с НДС с каждой перевозки. Для этого в бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие факт перевозки, то есть транспортная накладная, которую компании передаст перевозчик. Выходит, чем быстрее компания получит нужные документы, тем быстрее сможет получить вычет.

Загрузка машин

Чем больше товаров компания сможет перевезти одной машиной, тем дешевле ей выйдет перевозка. Из-за неправильной упаковки может сильно увеличиться объем груза, поэтому работники склада должны уметь упаковывать груз так, чтобы он был надежно зафиксирован, но занимал мало места.

Для того чтобы правильно загрузить фуру, можно пользоваться калькуляторами, которые показывают, как правильно расположить груз. Также можно использовать сборные грузы, то есть одной машиной доставлять товары сразу нескольким клиентам.

Аналитика

Если руководитель компании или старший логист считает эффективность перевозок, то это позволит сэкономить в следующие месяцы. Например, можно будет сократить количество логистов, выбирать других перевозчиков или добавить больше машин на определенные направления.

Важно, чтобы аналитические отчеты были исчерпывающими и включали в себя все факторы, а также делались быстро. Для этого лучше использовать специальные IT-решения, которые позволяют собирать информацию о перевозках и представлять ее в удобной для восприятия форме, таблицей или графиком.

Как внедрить экономию в организации

Составить план

Лучше всего, если это будет не просто план улучшений, а транспортная стратегия. В ней будут учтены все объемы перевозок, затраты, предполагаемая и получаемая прибыль.

В ней будут зафиксированы все возможные проблемы и предложены их решения. Такую стратегию можно составить самостоятельно или нанять консалтинговую компанию. Также в этом помогают некоторые IT-компании, отвечающие за профессиональные решения для управления логистикой: они проводят аудит, разрабатывают стратегию и предлагают свои услуги в качестве решения.

Найти исполнителей

Как правило, компания, которая проводит аудит транспортных расходов, уже может предложить исполнителей. Конечно, это не значит, что нужно прислушиваться к их рекомендациям, но проверить и сравнить с другими решениями стоит.

Существуют IT-системы, в которых можно комплексно решить проблему: в них реализованы электронный документооборот, отчеты об эффективности, мониторинг перевозчиков, проведение торгов. Также можно пользоваться отдельными решениями, например, заказывать приложение для аналитики у одной компании, а калькулятор загрузки фуры — у другой.

Запустить

Обычно компании, предлагающие комплексные решения, помогают с внедрением новой системы. Но в любом случае большая нагрузка ложится на руководителей. Важно, чтобы он объяснил сотрудникам необходимость перемен, перестроил систему мотивации и выделил время и ресурсы на обучение.

Еще один вариант — перевести часть логистов на работу по новой системе, а часть оставить работать по-старому. Это позволит провести эксперимент и показать всем, насколько удобен новый формат работы. С другой стороны, экономический эффект будет мощнее, если все сотрудники будут работать по-новому.

Контролировать эффективность

При расчете транспортной стратегии определяют прогнозируемую эффективность действий, направленных на экономию. А затем после запуска ее ежемесячно сверяют с фактом.

На первых этапах важно считать эффективность часто — это позволит увидеть прибыль, придаст дополнительную мотивацию сотрудникам и поможет исправить ошибки, если вариант был выбран неправильно.

Что в итоге

1. Транспортные расходы складываются из стоимости перевозок, трудозатрат сотрудников, рисков, связанных с доставкой. 
2. Для экономии важно учитывать многие факторы: правильно выбирать перевозчика, оптимизировать бизнес-процессы, эффективно загружать машины. 
3. Чтобы начать экономить, важно составить транспортную стратегию, в которой будут подсчитаны все затраты и планируемые улучшения.

Фото: Gorodenkoff / Shutterstock