«Хаос в рабочем пространстве — первый признак того, что вы работаете неэффективно». Как это исправить?

Организуй рабочее пространство

Для меня всегда была актуальна фраза «порядок на столе — порядок в голове». Я работаю дома, и поэтому много случайных вещей могут загадочным образом появиться на рабочем столе в нерабочее время. 

Перед началом работы я обязательно готовлю себе пространство. Мне важно, чтобы стол был четко организован, иначе рабочее место превращается в кашу: я цифровой художник, и на моем столе и так бывает одновременно по несколько планшетов, ноутбук, компьютер.

Правильно организованное пространство помогает создать рабочий настрой. Некоторое время назад на меня свалилась прокрастинация: мотивации работать не было почти две недели. Пытаясь выбраться из нее, я реорганизовала стеллаж рядом с рабочим местом, переместив на полки со стола все рабочие предметы — и сразу стала работать нормально!

Планшеты и ноутбуки стали храниться стопкой на полке, я достаю и убираю их по необходимости: теперь когда я работаю только с компьютером, у меня идеально чистый стол. Хаос в рабочем пространстве — первый признак того, что вы работаете неэффективно.

Поставь правильные цели

Многие люди, — и не только творческие, — не умеют ставить цели и задачи. Их формулировки часто звучат абстрактно: например, «подумать, на какие темы написать в блоге», «решить, каким изданиям предложить публикацию». 

Правильная формулировка должна соответствовать принципу SMART, то есть задача должна быть:

• конкретной (specific), 
• достижимой (achievable), 
• иметь дедлайн (time bound) и отношение к вашей деятельности (relevant),
• ее результат должен быть измеримым (measurable). 

Хороший пример задачи по SMART звучит, например, так: 

• «выбрать три основные темы для блога к 20 июля», 
• «составить список из 10 приоритетных СМИ к 1 августа». 

В этом случае у задач появляются границы и конкретика.

Например, цель «стать экспертом в области маркетинга» можно разделить на задачи «создать блог», «написать книгу», «написать статьи в 15 журналов». А задачу про статьи можно разбить на дела «найти контакты», «предложить три темы для каждого издания», «написать письма» и «фоллоуапнуть через пять дней». Так я четко понимаю, какие шаги нужно сделать, чтобы прийти к моей большой цели. 

Планируй

Я записываю в список текущие задачи, присваиваю каждой приоритет или дедлайн и работаю над ними в течение одного-трех дней, в зависимости от текущей загруженности. Ежедневник именно по дням не веду, проще работать с общим списком задач на ближайшее время. 

Я записываю дела в блокнот, но можно использовать приложения типа Trello: в нем карточки с задачами легко переместить в другой список, можно установить дедлайн каждой задачи, добавить к карточке другого человека и так далее.

Еще в моем списке дел есть отдельная графа «Напоминания»: когда ты сам руководишь бизнесом, никто, кроме тебя, не напомнит про дедлайн и обязанности тем, кому ты что-то делегировал, а без делегирования предпринимателю не обойтись.

Предприниматель в первую очередь предпринимает. Когда предприниматель настраивает рекламу — он становится таргетологом, если пишет тексты — то копирайтером.

Если вы хотите быть предпринимателем, учитесь делегировать второстепенные процессы, а сами занимайтесь стратегическим планированием или тем, чем вы не можете не заниматься (в моем случае это создание иллюстраций). Но я не расшифровываю свои интервью, не ищу контакты брендов, не обрабатываю свои фотографии, поэтому эту часть рабочих процессов я могу поручить другим.

Делегируй

Делегирование помогает экономить время и деньги. Оцените, сколько вы зарабатываете за час, и не занимайтесь лично задачами, делегирование которых стоит дешевле. При этом необходимо понять, насколько целесообразно выделять деньги на постоянного сотрудника: если задачи эпизодические, лучше нанять фрилансера.

Еще один аргумент в пользу делегирования — экономия энергии. В день мы можем делать определенное количество задач, после которого устаем и работаем менее продуктивно.

Кроме того, когда целиком погружаешься во все рабочие процессы сразу, сложно оценить картину целиком со стороны и понять, в том ли направлении двигаешься и достаточно ли эффективно движение.

Еще делегирование может освободить время для саморазвития, а без него нельзя оставаться в курсе текущих трендов или улучшать качество своей работы.

Как еще найти время для самообразования?

Чтение книг легко заполняет любой промежуток дня, когда вы ничем не заняты. Я читаю в дороге, пока жду опоздавшего на встречу, пока лечу в самолете. Можно закачать аудиокнигу и слушать ее во время занятий спортом или в транспорте, если вы можете воспринимать информацию таким способом.

Есть отличная книга — «Магия утра». Следуя советам и указаниям из этой книги, я нахожу час для саморазвития утром: встаю раньше и читаю книгу, хотя бы по 20-30 страниц. В это время можно заниматься и другими вещами, которые вы считаете полезными для вашего развития как профессионала. 

Также я смотрю документальные фильмы и видеокурсы, когда рисую: да, так запоминается не все, но это все равно больше, чем ничего. 

Миллионеры ставят цели по утрам. Попробуйте делать так же

Девять советов, которые помогут вам достичь поставленной цели (и сохранить при этом эффективность)

Забудьте о своей цели, чтобы ее достигнуть. Проверенный способ не терять мотивацию

От прохождения Ironman до открытия бизнеса – вот что бывает, когда умеешь ставить себе цели

Три совета и множество практик, которые помогут вам прийти к цели

Фото в материале и на обложке: Unsplash