Колонки

«Хаос в рабочем пространстве — первый признак того, что вы работаете неэффективно». Как это исправить?

Колонки
Екатерина Петропавловская
Екатерина Петропавловская

Основатель проекта @kateillustrate и ex-сотрудница Google

Полина Константинова

Художница и предприниматель Кейт Иллюстрейт в колонке поделилась своими способами борьбы с прокрастинацией и рассказала, как правильно организовать свое рабочее и личное время, чтобы не терять продуктивность.

«Хаос в рабочем пространстве — первый признак того, что вы работаете неэффективно». Как это исправить?

Организуй рабочее пространство

Для меня всегда была актуальна фраза «порядок на столе — порядок в голове». Я работаю дома, и поэтому много случайных вещей могут загадочным образом появиться на рабочем столе в нерабочее время. 

Перед началом работы я обязательно готовлю себе пространство. Мне важно, чтобы стол был четко организован, иначе рабочее место превращается в кашу: я цифровой художник, и на моем столе и так бывает одновременно по несколько планшетов, ноутбук, компьютер.

Любой посторонний нерабочий предмет вносит хаос и не дает сосредоточиться.

Правильно организованное пространство помогает создать рабочий настрой. Некоторое время назад на меня свалилась прокрастинация: мотивации работать не было почти две недели. Пытаясь выбраться из нее, я реорганизовала стеллаж рядом с рабочим местом, переместив на полки со стола все рабочие предметы — и сразу стала работать нормально!

Планшеты и ноутбуки стали храниться стопкой на полке, я достаю и убираю их по необходимости: теперь когда я работаю только с компьютером, у меня идеально чистый стол. Хаос в рабочем пространстве — первый признак того, что вы работаете неэффективно.

Поставь правильные цели

Многие люди, — и не только творческие, — не умеют ставить цели и задачи. Их формулировки часто звучат абстрактно: например, «подумать, на какие темы написать в блоге», «решить, каким изданиям предложить публикацию». 

Правильная формулировка должна соответствовать принципу SMART, то есть задача должна быть:

  • конкретной (specific), 
  • достижимой (achievable), 
  • иметь дедлайн (time bound) и отношение к вашей деятельности (relevant),
  • ее результат должен быть измеримым (measurable). 

Хороший пример задачи по SMART звучит, например, так: 

  • «выбрать три основные темы для блога к 20 июля», 
  • «составить список из 10 приоритетных СМИ к 1 августа». 

В этом случае у задач появляются границы и конкретика.

Я сначала ставлю большую цель, затем дроблю ее на задачи, а задачу — на еще более мелкие дела.

Например, цель «стать экспертом в области маркетинга» можно разделить на задачи «создать блог», «написать книгу», «написать статьи в 15 журналов». А задачу про статьи можно разбить на дела «найти контакты», «предложить три темы для каждого издания», «написать письма» и «фоллоуапнуть через пять дней». Так я четко понимаю, какие шаги нужно сделать, чтобы прийти к моей большой цели. 

Планируй

Я записываю в список текущие задачи, присваиваю каждой приоритет или дедлайн и работаю над ними в течение одного-трех дней, в зависимости от текущей загруженности. Ежедневник именно по дням не веду, проще работать с общим списком задач на ближайшее время. 

Я записываю дела в блокнот, но можно использовать приложения типа Trello: в нем карточки с задачами легко переместить в другой список, можно установить дедлайн каждой задачи, добавить к карточке другого человека и так далее.

Еще в моем списке дел есть отдельная графа «Напоминания»: когда ты сам руководишь бизнесом, никто, кроме тебя, не напомнит про дедлайн и обязанности тем, кому ты что-то делегировал, а без делегирования предпринимателю не обойтись.

Предприниматель в первую очередь предпринимает. Когда предприниматель настраивает рекламу — он становится таргетологом, если пишет тексты — то копирайтером.

Если вы хотите быть предпринимателем, учитесь делегировать второстепенные процессы, а сами занимайтесь стратегическим планированием или тем, чем вы не можете не заниматься (в моем случае это создание иллюстраций). Но я не расшифровываю свои интервью, не ищу контакты брендов, не обрабатываю свои фотографии, поэтому эту часть рабочих процессов я могу поручить другим.

Делегируй

Делегирование помогает экономить время и деньги. Оцените, сколько вы зарабатываете за час, и не занимайтесь лично задачами, делегирование которых стоит дешевле. При этом необходимо понять, насколько целесообразно выделять деньги на постоянного сотрудника: если задачи эпизодические, лучше нанять фрилансера.

Надежнее сотрудничать с одним и тем же фрилансером, просто не оформлять его в штат: так предприниматель может сэкономить время на объяснении ТЗ и специфики работы.

Еще один аргумент в пользу делегирования — экономия энергии. В день мы можем делать определенное количество задач, после которого устаем и работаем менее продуктивно.

Кроме того, когда целиком погружаешься во все рабочие процессы сразу, сложно оценить картину целиком со стороны и понять, в том ли направлении двигаешься и достаточно ли эффективно движение.

Еще делегирование может освободить время для саморазвития, а без него нельзя оставаться в курсе текущих трендов или улучшать качество своей работы.

Как еще найти время для самообразования?

Чтение книг легко заполняет любой промежуток дня, когда вы ничем не заняты. Я читаю в дороге, пока жду опоздавшего на встречу, пока лечу в самолете. Можно закачать аудиокнигу и слушать ее во время занятий спортом или в транспорте, если вы можете воспринимать информацию таким способом.

Есть отличная книга — «Магия утра». Следуя советам и указаниям из этой книги, я нахожу час для саморазвития утром: встаю раньше и читаю книгу, хотя бы по 20-30 страниц. В это время можно заниматься и другими вещами, которые вы считаете полезными для вашего развития как профессионала. 

Также я смотрю документальные фильмы и видеокурсы, когда рисую: да, так запоминается не все, но это все равно больше, чем ничего. 


Материалы по теме:

Миллионеры ставят цели по утрам. Попробуйте делать так же

Девять советов, которые помогут вам достичь поставленной цели (и сохранить при этом эффективность)

Забудьте о своей цели, чтобы ее достигнуть. Проверенный способ не терять мотивацию

От прохождения Ironman до открытия бизнеса – вот что бывает, когда умеешь ставить себе цели

Три совета и множество практик, которые помогут вам прийти к цели

Фото в материале и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase