Колонки

Мы смогли сэкономить деньги, а заодно избавились от вопроса, чем занимается редакция. Вот что нам помогло

Колонки
Владимир Шведов
Владимир Шведов

Заместитель главного редактора портала «Такие дела»

Софья Федосеева

Когда для каждой задачи создается множество документов в различных системах, работа стопорится – непонятно, кто за что отвечает, сколько это стоит и когда ожидать результата. Выход есть – ввести единую систему для всей компании. Но как быть, если вам не подходит ни одна из разработанных систем?

Владимир Шведов, заместитель главного редактора портала «Такие дела», и Инга Папина, финансовый директор фонда «Нужна помощь», рассказывают, как им удалось преодолеть хаос.

Мы смогли сэкономить деньги, а заодно избавились от вопроса, чем занимается редакция. Вот что нам помогло

Вот уже полгода, как вся работа большой редакции информационного портала «Такие дела» перешла в «Планфикс» – от утверждения идеи будущего материала до выплат гонораров.

Прописать все процессы творческой организации и перевести в систему, которая для этого не была предназначена, – это нетривиальная задача. Но у нас получилось. Можно выдохнуть и рассказать, как это было. 


Про нас

«Такие дела» – медиапортал благотворительного фонда «Нужна помощь». Наша цель – привлечь внимание к социальным проблемам в России, чтобы их решить. 

«Таким делам» четыре года. За это время с публикации пары текстов в неделю мы выросли в полноценную редакцию, выпускающую больше сотни разноформатных материалов в месяц: фандрайзинговые, редакционные и новостные тексты, фотоистории, видеоролики и спецпроекты. 

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить

В работу портала одновременно вовлечены десятки разных людей: 

  • редакторы, которые заказывают тексты и взаимодействуют с журналистами, 
  • фотографы и иллюстраторы из визуального отдела, 
  • операторы и монтажеры видеопродакшена, 
  • корректоры, вычитывающие тексты, 
  • отдел НКО, который согласовывает тексты с фондами. 

Авторы и фотографы ездят в командировки, кроме того, всем необходимо выплачивать гонорары, заказывать билеты и гостиницы. 

Еще год назад мы сами не всегда понимали объем работ, загрузку людей и затраты. Редакция использовала сразу несколько планировщиков: 

  • Setka IO, 
  • Google-таблицы, 
  • Trello, 
  • договоренности в почтах и мессенджерах. 

Без единой системы возникало искаженное представление о работе редакции. Все происходило достаточно хаотично, трудноуправляемо и плохо поддавалось учету и прогнозу. Переход на «Планфикс» позволил собрать все это в одну систему с возможностью отслеживать все процессы от начала и до конца. 


Сначала было больно

Для нас выбор «Планфикса» был предопределен. Фонд «Нужна помощь» давно в нем работает. И раз уж наша материнская компания использует этот инструмент, мы решили попробовать встроить в него и все редакционные задачи.

Но у системы было два минуса. 

  • Не было функционала для административных операций именно редакции – например, гонораров и командировочных расходов.
  • Не было пространства для работы творческой команды – например, календаря выхода текстов. 

Надо сказать, что нужной нам системы, в принципе, не существовало и у других разработчиков. Мы понимали, что ее придется создавать самим. 

Преимущества «Планфикса» в гибкости и вариативности были очевидны. Мы знали, что изначально система предназначена для управленческо-корпоративных задач, а совсем не для творческих, но любой творческий процесс неразрывно связан с большим количеством формализованных административных задач.

Но был и сугубо визуальный минус – интерфейс не очень дружелюбен, поэтому при первом взгляде он выглядит сложным и громоздким.

Разработку системы мы начали еще полтора года назад. Первым делом я собрал со всех отделов подробное описание процессов работы всех сотрудников на разных этапах подготовки и выпуска материалов. В итоге нарисовался основной алгоритм действий: 

  1. идея текста;
  2. обсуждение на планерке;
  3. утверждение идеи;
  4. принятие идеи в работу редактором;
  5. заказ текста (в это вшито несколько этапов работы с текстом: заказ, получение, редактирование);
  6. параллельный процесс работы визуального отдела с заказом фотографий и иллюстраций (заказ, получение, верстка);
  7. корректура;
  8. готовность к выпуску;
  9. выпуск. 

В пространстве «Планерка» мы видим идеи от авторов, новые темы для фандрайзингов, эдиториалов и фотоисторий, утверждаем их или отменяем. Каждый из редакторов перетаскивает свою тему к себе в колонку.

image1.png

Этот алгоритм, вернее, его более развернутый вариант, мы отправили Любови Луниной, нашему координатору в «Планфиксе».

Когда мы только начинали работать, она очень четко понимала административные задачи, но совсем не разбиралась в работе редакции и нюансах, которые нужно было учитывать в разрабатываемой системе. Наверно, хваталась за голову из-за разных тонкостей (например, редакционный текст и фотоистория – это принципиально разные в производстве материалы: текст заказывает редактор, и только потом в работу вступает фоторедактор, а вот фотоисторию заказывает фоторедактор). И таких деталей в работе редакции уйма, поверьте. 


image4.png

У визуального отдела – свое пространство для приема заявок. Фоторедакторы забирают тикеты в работу только после того, как их заполнят редакторы текстов.


От прототипа к понятному планировщику

Прошлым летом мы создали первый прототип. Он был очень сложный и не особо удобный. Но даже он формально уже отвечал потребностям, которые у нас были, и делал работу редакции более понятной и прозрачной. Осенью к работе над «Планфиксом» для редакции присоединилась Инга Папина, финансовый директор фонда. И мы уже вдвоем думали, как визуализировать редакционное пространство в новой системе.

image2.png
Планировщик выхода текстов, расписанный по дням недели

Поначалу я не планировала подключаться к этой работе в редакции. Но у меня был личный интерес – облегчить себе жизнь. 80% всех транзакций и трат – это гонорары за редакционные материалы. Через банк проходят десятки гонорарных платежек на одинаковую сумму. Разобраться, какая из них за какой текст, если возникает такая необходимость, почти невозможно. Мне важна была автоматизация. Я знала: если мы переведем редакцию на «Планфикс», то всем станет лучше. Когда к каждой задаче привязаны все затраты, я знаю, на какую единицу продукции ложится себестоимость. Раньше это делали в Excel, было очень трудоемко и тяжеловесно. Сейчас редакция – самый упорядоченный отдел с точки зрения управленческого учета.
Инга Папина, финансовый директор фонда «Нужна помощь»

Сначала мы тестировали получившуюся систему, прогоняя по этапам абстрактные задачи. А в марте 2019 года полностью перевели работу «Таких дел» в «Планфикс». В итоге получилась сетка-планировщик с колонками, в которых задачи перекидываются слева направо после выполнения. 

Таких планировщиков несколько: 

  • для планерки, 
  • работы с текстами, 
  • работы с визуальной частью, 
  • работы отдела НКО по согласованию. 

Каждый материал – отдельная задача, отдельная карточка-тикет. Но самое главное, мы смогли в «Планфиксе» к каждой такой большой задаче присоединить административные подзадачи: оформление командировок, выплату гонораров, продвижение в соцсетях. Все эти процессы максимально автоматизированы. 

Теперь можно зайти в любой тикет-текст и посмотреть этапы работы над ним, заданные сроки, переписку, а главное, все затраты на материал. Гонорары, инвестиции в продвижение, налоги, командировочные расходы суммируются в одном месте. Их легко проанализировать. 


image3.png


Так выглядит чек-лист с выплатами по одному материалу. Командировки автора и фотографа, проживание в гостинице и оплата транспорта – все в одном тикете. Долго искать не придется ни редактору, ни финаналитику.

То, что все собрано в одном месте, позволяет более гибко реагировать, перераспределять собственные силы и сокращать дистанцию с другими отделами, не связанными напрямую с редакцией. Координаторы по работе с НКО, делопроизводители, финансовый директор – любой человек в фонде может зайти в систему и увидеть, что мы с его помощью делаем. И это очень круто.



Про деньги

Обычно в редакциях творческая и административно-финансовая части разделены и живут в разных системах. Что уж, творческие люди совсем не любят считать, но сейчас во всех СМИ мало денег – думать только про творчество, в отрыве от реальности, невозможно. Прошло время, когда щедрый инвестор просто давал деньги, забывал про них и не требовал никакого отчета. 

Мне кажется, любой редакции будет полезно наглядно представлять себестоимость своей работы. Такой инструмент, каким для нас стал «Планфикс», не только помогает отчитаться перед инвестором и обосновать затраты, но и в целом повышает организованность компании. Просто включаешь отчет – и со всей системы автоматически собирается информация про затраты на зарплаты, налоги, командировки и гонорары. Можно задать любые фильтры и проанализировать по разным параметрам, людям, проектам… Это впечатляет. 

image5.png
Все тикеты за месяц по всем отделам редакции собраны в отчет 

Надо признаться, раньше бюджетное планирование у нас хромало. У редакции были поверхностные абстрактные представления о затратах на собственную работу. Потраченные деньги мы не систематизировали и толком не считали. Анализ и оптимизация расходов были одной из главных задач, которые перед нами стояли, когда мы взялись за внедрение «Планфикса». 

Спустя год, в этом июле, мы впервые попробовали сверстать бюджет прямо в «Планфиксе», а не отдельно в Excel, как делали это раньше. Благодаря тому, что все затраты уже собраны в «Планфикcе», нет нужды переносить данные из разных систем и считать их отдельно. Просто задаешь «Посчитать смету» и получаешь все цифры, их легко сопоставить с той сметой, которая была предварительно утверждена.

Если в определенный момент мы немного вышли за рамки бюджета, мы это видим и думаем, где можно ужаться. И наоборот, если удалось сэкономить, в следующем месяце сможем позволить более дорогие командировки или спецпроекты. В общем, горизонт планирования увеличился. 

Представляя свои затраты, видя статистику расходов за прошедшие месяцы, мы можем планировать более масштабные творческие проекты, не выходя за рамки бюджета и не нарушая обычной ежедневной редакционной работы. 

Вообще, при планировании материалов у нас часто возникает вопрос, можем мы себе это позволить или нет. Раньше ответ на этот вопрос был, скорее, на уровне интуиции – стоит или не стоит. Это неправильно. Методики корпоративного администрирования, одной из которых и стал для нас «Планфикс», позволяют наглядно контролировать затраты и эффективнее решать задачи редакции.

Я недоволен, что до сих пор не все идеально. Система у нас получилась хрупкая, мы продолжаем ее допиливать и чистить вылезающие баги. Но если вдуматься, результат очень крутой. Я не знаю, есть ли еще редакции, где так плотно интегрированы административные процессы с редакционным планированием. Хаос мы победили. 

Перейдя на «Планфикс», мы получили прозрачное планирование и заодно полное понимание всех трат и вложенных усилий каждого сотрудника по каждому материалу. Мы смогли сэкономить деньги, а заодно избавились от вопроса, чем занимается редакция. Заходите в «Планфикс» – там есть ответ.

Беседовала Римма Авшалумова


Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Каждый второй CEO мечтает впихнуть блокчейн в свой проект» — почему это может стать провальной идеей?
  2. 2 Не знаете, как справиться с задачами? Пора искать систему управления проектами
  3. 3 Мы много раз экспериментировали в управлении командами. Эти правила помогут вам избежать ошибок
  4. 4 Инструкция: как выбрать и внедрить CRM-систему
  5. 5 9 признаков того, что вашей компании пора внедрить CRM

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

21 октября — 9 декабря 2019

Управление проектами

21 — 22 октября 2019

NIFI: Кластер Apache NiFi

22 октября 2019 — 22 января 2020

iOS разработчик с нуля до junior