Мы смогли сэкономить деньги, а заодно избавились от вопроса, чем занимается редакция. Вот что нам помогло

Вот уже полгода, как вся работа большой редакции информационного портала «Такие дела» перешла в «Планфикс» – от утверждения идеи будущего материала до выплат гонораров.

Прописать все процессы творческой организации и перевести в систему, которая для этого не была предназначена, – это нетривиальная задача. Но у нас получилось. Можно выдохнуть и рассказать, как это было. 

Про нас

«Такие дела» – медиапортал благотворительного фонда «Нужна помощь». Наша цель – привлечь внимание к социальным проблемам в России, чтобы их решить. 

«Таким делам» четыре года. За это время с публикации пары текстов в неделю мы выросли в полноценную редакцию, выпускающую больше сотни разноформатных материалов в месяц: фандрайзинговые, редакционные и новостные тексты, фотоистории, видеоролики и спецпроекты. 

В работу портала одновременно вовлечены десятки разных людей: 

• редакторы, которые заказывают тексты и взаимодействуют с журналистами, 
• фотографы и иллюстраторы из визуального отдела, 
• операторы и монтажеры видеопродакшена, 
• корректоры, вычитывающие тексты, 
• отдел НКО, который согласовывает тексты с фондами. 

Авторы и фотографы ездят в командировки, кроме того, всем необходимо выплачивать гонорары, заказывать билеты и гостиницы. 

Еще год назад мы сами не всегда понимали объем работ, загрузку людей и затраты. Редакция использовала сразу несколько планировщиков: 

• Setka IO, 
• Google-таблицы, 
• Trello, 
• договоренности в почтах и мессенджерах. 

Без единой системы возникало искаженное представление о работе редакции. Все происходило достаточно хаотично, трудноуправляемо и плохо поддавалось учету и прогнозу. Переход на «Планфикс» позволил собрать все это в одну систему с возможностью отслеживать все процессы от начала и до конца. 

Сначала было больно

Для нас выбор «Планфикса» был предопределен. Фонд «Нужна помощь» давно в нем работает. И раз уж наша материнская компания использует этот инструмент, мы решили попробовать встроить в него и все редакционные задачи.

Но у системы было два минуса. 

• Не было функционала для административных операций именно редакции – например, гонораров и командировочных расходов.
• Не было пространства для работы творческой команды – например, календаря выхода текстов. 

Надо сказать, что нужной нам системы, в принципе, не существовало и у других разработчиков. Мы понимали, что ее придется создавать самим. 

Преимущества «Планфикса» в гибкости и вариативности были очевидны. Мы знали, что изначально система предназначена для управленческо-корпоративных задач, а совсем не для творческих, но любой творческий процесс неразрывно связан с большим количеством формализованных административных задач.

Но был и сугубо визуальный минус – интерфейс не очень дружелюбен, поэтому при первом взгляде он выглядит сложным и громоздким.

Разработку системы мы начали еще полтора года назад. Первым делом я собрал со всех отделов подробное описание процессов работы всех сотрудников на разных этапах подготовки и выпуска материалов. В итоге нарисовался основной алгоритм действий: 

1. идея текста;
2. обсуждение на планерке;
3. утверждение идеи;
4. принятие идеи в работу редактором;
5. заказ текста (в это вшито несколько этапов работы с текстом: заказ, получение, редактирование);
6. параллельный процесс работы визуального отдела с заказом фотографий и иллюстраций (заказ, получение, верстка);
7. корректура;
8. готовность к выпуску;
9. выпуск. 

В пространстве «Планерка» мы видим идеи от авторов, новые темы для фандрайзингов, эдиториалов и фотоисторий, утверждаем их или отменяем. Каждый из редакторов перетаскивает свою тему к себе в колонку.

Этот алгоритм, вернее, его более развернутый вариант, мы отправили Любови Луниной, нашему координатору в «Планфиксе».

Когда мы только начинали работать, она очень четко понимала административные задачи, но совсем не разбиралась в работе редакции и нюансах, которые нужно было учитывать в разрабатываемой системе. Наверно, хваталась за голову из-за разных тонкостей (например, редакционный текст и фотоистория – это принципиально разные в производстве материалы: текст заказывает редактор, и только потом в работу вступает фоторедактор, а вот фотоисторию заказывает фоторедактор). И таких деталей в работе редакции уйма, поверьте. 

У визуального отдела – свое пространство для приема заявок. Фоторедакторы забирают тикеты в работу только после того, как их заполнят редакторы текстов.

От прототипа к понятному планировщику

Прошлым летом мы создали первый прототип. Он был очень сложный и не особо удобный. Но даже он формально уже отвечал потребностям, которые у нас были, и делал работу редакции более понятной и прозрачной. Осенью к работе над «Планфиксом» для редакции присоединилась Инга Папина, финансовый директор фонда. И мы уже вдвоем думали, как визуализировать редакционное пространство в новой системе.

Сначала мы тестировали получившуюся систему, прогоняя по этапам абстрактные задачи. А в марте 2019 года полностью перевели работу «Таких дел» в «Планфикс». В итоге получилась сетка-планировщик с колонками, в которых задачи перекидываются слева направо после выполнения. 

Таких планировщиков несколько: 

• для планерки, 
• работы с текстами, 
• работы с визуальной частью, 
• работы отдела НКО по согласованию. 

Каждый материал – отдельная задача, отдельная карточка-тикет. Но самое главное, мы смогли в «Планфиксе» к каждой такой большой задаче присоединить административные подзадачи: оформление командировок, выплату гонораров, продвижение в соцсетях. Все эти процессы максимально автоматизированы. 

Теперь можно зайти в любой тикет-текст и посмотреть этапы работы над ним, заданные сроки, переписку, а главное, все затраты на материал. Гонорары, инвестиции в продвижение, налоги, командировочные расходы суммируются в одном месте. Их легко проанализировать. 

Так выглядит чек-лист с выплатами по одному материалу. Командировки автора и фотографа, проживание в гостинице и оплата транспорта – все в одном тикете. Долго искать не придется ни редактору, ни финаналитику.

То, что все собрано в одном месте, позволяет более гибко реагировать, перераспределять собственные силы и сокращать дистанцию с другими отделами, не связанными напрямую с редакцией. Координаторы по работе с НКО, делопроизводители, финансовый директор – любой человек в фонде может зайти в систему и увидеть, что мы с его помощью делаем. И это очень круто.

Про деньги

Обычно в редакциях творческая и административно-финансовая части разделены и живут в разных системах. Что уж, творческие люди совсем не любят считать, но сейчас во всех СМИ мало денег – думать только про творчество, в отрыве от реальности, невозможно. Прошло время, когда щедрый инвестор просто давал деньги, забывал про них и не требовал никакого отчета. 

Мне кажется, любой редакции будет полезно наглядно представлять себестоимость своей работы. Такой инструмент, каким для нас стал «Планфикс», не только помогает отчитаться перед инвестором и обосновать затраты, но и в целом повышает организованность компании. Просто включаешь отчет – и со всей системы автоматически собирается информация про затраты на зарплаты, налоги, командировки и гонорары. Можно задать любые фильтры и проанализировать по разным параметрам, людям, проектам… Это впечатляет. 

Надо признаться, раньше бюджетное планирование у нас хромало. У редакции были поверхностные абстрактные представления о затратах на собственную работу. Потраченные деньги мы не систематизировали и толком не считали. Анализ и оптимизация расходов были одной из главных задач, которые перед нами стояли, когда мы взялись за внедрение «Планфикса». 

Спустя год, в этом июле, мы впервые попробовали сверстать бюджет прямо в «Планфиксе», а не отдельно в Excel, как делали это раньше. Благодаря тому, что все затраты уже собраны в «Планфикcе», нет нужды переносить данные из разных систем и считать их отдельно. Просто задаешь «Посчитать смету» и получаешь все цифры, их легко сопоставить с той сметой, которая была предварительно утверждена.

Если в определенный момент мы немного вышли за рамки бюджета, мы это видим и думаем, где можно ужаться. И наоборот, если удалось сэкономить, в следующем месяце сможем позволить более дорогие командировки или спецпроекты. В общем, горизонт планирования увеличился. 

Вообще, при планировании материалов у нас часто возникает вопрос, можем мы себе это позволить или нет. Раньше ответ на этот вопрос был, скорее, на уровне интуиции – стоит или не стоит. Это неправильно. Методики корпоративного администрирования, одной из которых и стал для нас «Планфикс», позволяют наглядно контролировать затраты и эффективнее решать задачи редакции.

Я недоволен, что до сих пор не все идеально. Система у нас получилась хрупкая, мы продолжаем ее допиливать и чистить вылезающие баги. Но если вдуматься, результат очень крутой. Я не знаю, есть ли еще редакции, где так плотно интегрированы административные процессы с редакционным планированием. Хаос мы победили. 

Перейдя на «Планфикс», мы получили прозрачное планирование и заодно полное понимание всех трат и вложенных усилий каждого сотрудника по каждому материалу. Мы смогли сэкономить деньги, а заодно избавились от вопроса, чем занимается редакция. Заходите в «Планфикс» – там есть ответ.

Беседовала Римма Авшалумова

Фото на обложке: Unsplash