Мы автоматизировали бизнес-процессы. Это помогло нам увеличить выручку на 26%

Александр Зейтц
Александр Зейтц

Генеральный директор ZEYTZ PROJECT

Расскажите друзьям
Полина Константинова

Александр Зейтц, генеральный директор ZEYTZ PROJECT, рассказывает о том, как автоматизация бизнес-процессов в компании помогла увеличить выручку на 26%, а также ускорить операции в три раза и сэкономить время и деньги клиентов.

Почему мы решили изменить систему работы

Заказ полиграфии — это почти всегда боль для менеджеров и руководителей бизнеса, особенно если речь идет о крупных компаниях. Звонки, бесконечные уточнения по объему заказа и наличию продукции, неповоротливость подрядчиков — и, как результат, ошибки и срыв дедлайнов.

Даже в наш цифровой век печатная продукция — это лицо заведения. В частности, это касается сферы услуг: кафе и ресторанов, розничных магазинов, фитнес-клубов и так далее. Сотрудникам этих компаний хотелось бы иметь под рукой сервис, который помог бы им облегчить, ускорить и автоматизировать заказ печатной продукции.

Но вот беда: типография, как и любой производственный бизнес, — это консервативная сфера, в которой современные digital-тренды внедряются медленно и неохотно.

Так как же сделать типографский сервис удобным для пользователя?

Мы решили рискнуть, создав сервис нового поколения с интерфейсом интернет-магазина, — и не прогадали.

Много полиграфии для большого бизнеса

Мы работаем с клиентами из сферы услуг, многие наши заказчики — сетевые кафе и рестораны. Особенность их бизнеса не только в том, что у них много точек по всей стране — их количество еще и постоянно растет, и типографии нужно успевать за этим ростом.

Первая ресторанная сеть, с которой мы начали работать, — это Burger King. В те времена мы еще были обычной полиграфической студией с собственной производственной базой. В 2012 году у Burger King в России было всего около 40 ресторанов. Каждый из них самостоятельно заказывал печатные операционные материалы. Стандартный заказ включал памятки, таблички на двери, указатели, анкеты, стикеры для маркировки продуктов и так далее.

Каждый из 40 ресторанов раз в неделю или в две обращался к своему маркетологу, тот задавал уточняющие вопросы и затем отправлял заказ нам. Мы печатали продукцию, потом кто-то из сотрудников ресторана приезжал к нам и все это забирал.

Однако количество ресторанов увеличивалось, и справляться с растущим потоком заказов стало все сложнее. Тогда мы решили стандартизировать продукцию, которую покупали у нас рестораны. Для этого создали бланк заказа в Excel — получилось порядка 70-80 базовых позиций, которые клиент заказывал постоянно.

И мы пошли нестандартным для типографии путем: начали изготавливать продукцию из этого файла впрок небольшими тиражами, чтобы при следующем заказе не тратить время клиента на ожидание производства.

Когда Burger King открыла около 200 ресторанов, ассортимент в бланке заказа вырос до 150 позиций. Мы выделили проект в отдельный департамент: он занимался производством этих материалов, складированием, общением с ресторанами и документооборотом.

Но тогда процесс еще не был автоматизирован: наши сотрудники вручную принимали заявки, уточняли наличие товара на складе, сроки отгрузки, рассчитывали стоимость доставки, а затем заводили заказы в 1С.

Эти рутинные, постоянно  повторяющиеся операции отнимали очень много времени — это и снижало эффективность нашего бизнеса, и мешало клиенту быстрее получить заказ. При этом количество ресторанов все увеличивалось, и вместе с этим росла нагрузка на наш департамент.

Как мы автоматизировали нашу работу

Так у нас возникла идея автоматизировать эти процессы. Нужно было придумать интерфейс, который бы устраивал и нас, и клиента. И для наших целей вполне подходил интернет-магазин, но… со своими особенностями.

Одной из таких «необычных» опций стало автоматическое формирование закрывающих документов. Когда директор ресторана нажимает кнопку «сделать заказ», вся его корзина вместе с рассчитанной стоимостью доставки попадает в нашу базу 1С — нам остается только распечатать документы и собрать заказ.

Отдельно мы разработали модуль синхронизации магазина с системой «Курьер Сервис Экспресс» — он выдает клиенту стоимость доставки его корзины прямо на странице оформления заказа.

Ни нам, ни клиенту теперь не нужно заполнять заявки на вызов курьера — все данные автоматически передаются в курьерскую службу после оформления заказа. Это так удобно, что 70% ресторанов перестали отправлять своих сотрудников за продукцией — благодаря этому мы снизили нагрузку на персонал клиента.

Тестирование и согласование платформы с head office ресторанной сети заняло около 2-3 месяцев: за это время удалось устранить недочеты и понять, какие еще функции можно добавить, чтобы максимально облегчить работу обеих сторон.

Классические опции интернет-магазина — описание товара, фото, размер и другие характеристики — избавили сотрудников от вопросов, как выглядит тот или иной материал. А раньше они были неизбежны: сеть развивалась активно, и новые работники клиента часто не знали всего ассортимента полиграфической продукции или POS-материалов.

Также удобно, что при заказе в интернет-магазине сразу видна его комплектация — например, понятно, что в стоимость подвеса входят все цепочки и крючки.

Еще один немаловажный бонус — на сайте появились данные об актуальном количестве продукции на складе. Пока мы вели учет в Excel, сделать это было невозможно — а значит, никак нельзя было точно рассчитать сроки изготовления заказа.

Если по каким-то причинам требуемой продукции нет в наличии, клиент может нажать кнопку «Уведомить о поступлении»: как только товар появится на нашем складе, директор ресторана получит уведомление на электронную почту. Раньше клиенты часто звонили и спрашивали, есть ли та или иная позиция в наличии, а если нет, то когда она появится.

Интернет-магазин удобен еще и тем, что дает подробную статистику по каждому показателю. Благодаря этому, например, клиент может ограничить бюджет, который конкретный ресторан или регион может потратить на полиграфию. Мы же с помощью этой статистики рассчитываем, когда та или иная позиция на складе закончится, чтобы вовремя начать отпечатывать новый тираж.

Единственная сложность при запуске интернет-магазина была связана с финансированием. Мы предполагали, что сразу после запуска системы спрос вырастет — а значит, надо было наполнить склад большим количеством готовой продукции, чтобы избежать простоев. И, разумеется, сделать это нам пришлось за свой счет.

Однако наши вложения оправдали себя: выручка от продаж полиграфии сети Burger King через новую платформу выросла на 26% уже на второй месяц ее работы.

Настройка под каждого клиента

После успешного кейса с Burger King мы решили масштабировать наш сервис.

Сегодня нашу автоматизированную систему используют и другие игроки ресторанного бизнеса — например, Dodo Pizza. А в июле мы планируем пилотный запуск сервиса для нашего клиента Delivery Club. Для каждого клиента мы делаем свой интернет-магазин с уникальным ассортиментом.

Клиенты digital-типографии имеют возможность дополнить сервис по своему усмотрению. Так, Delivery Club попросил синхронизировать интернет-магазин со своей внутренней системой для партнеров, где проходят все их заказы, — и мы пошли им навстречу.

С некоторыми клиентами мы договариваемся о размещении на складе материалов, предоставленных другими подрядчиками. Например, «Сбербанк» самостоятельно печатает и предоставляет ресторанам-партнерам свои маркетинговые материалы — мы берем такие товары на дистрибуцию, добавляем в интернет-магазин и открываем клиентам доступ для заказа этих позиций. Условия дистрибуции «чужой» продукции обсуждаются индивидуально в каждом случае, но выгода для клиента здесь очевидна: намного дешевле доставлять, например, наклейку в комплексе с другой полиграфией, чем рассылать по сети отдельно.

Многие клиенты беспокоятся о сохранности своих данных, ведь почти половина продукции на нашем складе — это внутренние инструкции и рецептуры ресторанов, которые попадают под действие NDA. Мы постарались максимально обеспечить безопасность информации: интернет-магазин полностью закрыт от внешнего мира, у каждого ресторана свой логин и пароль, который можно получить только у нашего сотрудника и только по запросу с корпоративного адреса электронной почты, а наши сотрудники разделены по работе с клиентами и подписывают бумаги о неразглашении информации.

Не планируем ограничиваться работой с ресторанными сетями — мы можем разработать интернет-магазин для заказа операционной и рекламной продукции ритейлерам, банкам и любым другим клиентам из сферы услуг. Онлайн-типография может стать эффективным решением для любой компании, которая регулярно нуждается в полиграфии и прочих печатных материалах.


Материалы по теме:

«Западные корпорации более открыты новым решениям»: как создать продукт, который будет востребован за рубежом

Как автоматизация процессов меняет сферу общественного питания

Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?

Инструкция: как внедрить программного робота (и кому это действительно нужно)

Как студент Бауманки придумал автоматизировать уборку помещений (и почему считает, что это получится)


Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
#EdCrunch
1 октября 2018
Ещё события


Telegram канал @rusbase