Какие планировщики задач наиболее удобны и почему

При слове «планирование» всегда срабатывает стандартная ассоциация — толстый ежедневник в кожаном переплете, где выведен аккуратный список ежедневных задач. Однако в рамках современных реалий этот способ утратил свою актуальность, уступая место различным сервисам и приложениям, которыми можно легко пользоваться как с десктопа, так и через мобильное приложение.

Какие инструменты мы используем в компании?

Jira

На Jira мы перешли с Wrike, поскольку нам потребовался более мощный инструмент для планирования задач и управления проектами. Система отвечает нашим основным требованиям:

• большое количество расширений;
• возможность интеграции с другими сервисами;
• получение аналитики по проектам;
• связка с системой документирования.

Последний пункт был особенно важен, поскольку мы уже давно стали ощущать потребность в создании собственной базы знаний, в которой можно:

• хранить материалы по проектам;
• вести протоколы работ, описание рисков и обсуждений;
• вести списки задач (с возможностью отслеживания их истории), бизнес-процессов;
• назначать задачи и их исполнителей, отслеживать выполнение.

Первой новинку протестировала frontend-команда и дала добро на переход. Связка с Confluence позволила создать внутренний портал, доступ к которому получили все участники команды. Благодаря широким возможностям форматирования страницы можно делать не только информационно полезными, а еще легко читаемыми и навигационно понятными.

У разработчиков появилась возможность видеть поставленные задачи и понимать объем необходимых работ, что значительно экономит время. Проектные менеджеры отслеживают командные активности, а самое главное — ни одно поручение не потеряно в закромах почты, телеграма или гугл-документа.

Однако скажу, что не все наши отделы связаны с Jira. Например, отдел внедрений, сектор пиара и бухгалтерия, поскольку выбор сервиса зависит от задач, которые стоят перед структурой.

Trello

Простая, но визуально приятная канбан-система, где можно создавать и перемещать задачи в виде карточек. По сути, мы формируем определенную доску для проекта/отдела с возможностью отслеживания и обсуждения задач.

Любая карточка в Trello может быть как целым проектом, внутри которого есть свои цели, чек-листы, рабочие документы (те же ссылки на «Гугл.диск», изображения), так и обычной минутной задачкой.

Конкурентное преимущество сервиса — доступность. Наш сектор PR использует бесплатную версию с ограниченным функционалом.

Работать можно как в группе, так и индивидуально. Каждый менеджер имеет свою trello-доску и обладает правами в групповой, где может отслеживать задачи коллег и ставить общие дедлайны.

Правда, наши специалисты отмечают, что в мобильной версии приложение не такое удобное как в десктопной.

Связка Google-сервисов

Синхронизация календаря, почты и диска — классика вечна.

• Удобное управление;
• дружелюбные настройки оповещений;
• совместное использование.

В компании мы проводим ежедневные совещания, летучки, планерки, созвоны, и по корпоративному календарю удобно отслеживать подобные мероприятия.

Уведомление расскажет о составе участников встречи, месте, даст повестку дня. Документы можно прикрепить ссылками на диске и не волноваться, что забыл что-то кому-то отправить. Это неплохая подмога в плане распределения помещений — сразу видно, когда и до скольких занята та или иная переговорная комната. Кроме общих корпоративных событий, можно формировать личный календарь.

amoCRM

Первая и важнейшая фишка — интеграция с Google Calendar, нет риска потерять созвон или встречу. Особенно полезно в командировках, когда на счету каждая минута.

Эта система — основной инструмент работы нашего отдела внедрений, который занимается работой с клиентами. Сервис не нужно скачивать, его в один клик можно развернуть в браузере.

Дружелюбный интерфейс, одна карточка — один клиент: описание звонков, ситуации, принятых решений, система напоминаний по каждому. Присутствует воронка продаж, где можно вручную передвигать сделки. С созданием кастомных задач справится даже новичок.

Под себя систему перестроили те же специалисты PR-сектора. В amoCRM они ведут свою базу СМИ и журналистов. Одна сделка — одна статья.

Главное, что отмечают наши сотрудники в этом сервисе, — простоту, понятность и отсутствие хаоса. Однако техническую поддержку amoCRM не мешало бы прокачать.

Что еще?