Колонки

Какие планировщики задач наиболее удобны и почему

Колонки
Александр Бочкин
Александр Бочкин

Генеральный директор «Инфомаксимум»

Полина Константинова

Когда время — твой рабочий инструмент, то им необходимо владеть в полной мере. Ежедневно удерживать большой поток информации в голове нереально. И в таких случаях помогают приложения-планеры. Генеральный директор «Инфомаксимум», создатель CrocoTime и Proceset Александр Бочкин поделился своим топом приложений для составления перечня задач.

Какие планировщики задач наиболее удобны и почему

При слове «планирование» всегда срабатывает стандартная ассоциация — толстый ежедневник в кожаном переплете, где выведен аккуратный список ежедневных задач. Однако в рамках современных реалий этот способ утратил свою актуальность, уступая место различным сервисам и приложениям, которыми можно легко пользоваться как с десктопа, так и через мобильное приложение.

Какие инструменты мы используем в компании?

Премия молодых предпринимателей Young Awards 2021. Подать заявку.

Jira

На Jira мы перешли с Wrike, поскольку нам потребовался более мощный инструмент для планирования задач и управления проектами. Система отвечает нашим основным требованиям:

  • большое количество расширений;
  • возможность интеграции с другими сервисами;
  • получение аналитики по проектам;
  • связка с системой документирования.

Последний пункт был особенно важен, поскольку мы уже давно стали ощущать потребность в создании собственной базы знаний, в которой можно:

  • хранить материалы по проектам;
  • вести протоколы работ, описание рисков и обсуждений;
  • вести списки задач (с возможностью отслеживания их истории), бизнес-процессов;
  • назначать задачи и их исполнителей, отслеживать выполнение.

Первой новинку протестировала frontend-команда и дала добро на переход. Связка с Confluence позволила создать внутренний портал, доступ к которому получили все участники команды. Благодаря широким возможностям форматирования страницы можно делать не только информационно полезными, а еще легко читаемыми и навигационно понятными.

У разработчиков появилась возможность видеть поставленные задачи и понимать объем необходимых работ, что значительно экономит время. Проектные менеджеры отслеживают командные активности, а самое главное — ни одно поручение не потеряно в закромах почты, телеграма или гугл-документа.

Однако скажу, что не все наши отделы связаны с Jira. Например, отдел внедрений, сектор пиара и бухгалтерия, поскольку выбор сервиса зависит от задач, которые стоят перед структурой.

Trello

Простая, но визуально приятная канбан-система, где можно создавать и перемещать задачи в виде карточек. По сути, мы формируем определенную доску для проекта/отдела с возможностью отслеживания и обсуждения задач.

Любая карточка в Trello может быть как целым проектом, внутри которого есть свои цели, чек-листы, рабочие документы (те же ссылки на «Гугл.диск», изображения), так и обычной минутной задачкой.

Конкурентное преимущество сервиса — доступность. Наш сектор PR использует бесплатную версию с ограниченным функционалом.

Все документы, размер которых ограничен до 10 мегабайт в бесплатной версии, выгружаем ссылками на гугл-диске. Но отмечу, что здесь отсутствует возможность связывать несколько задач и использовать типовые шаблоны, что позволило бы экономить время.
Екатерина, менеджер по маркетингу и пиару

Работать можно как в группе, так и индивидуально. Каждый менеджер имеет свою trello-доску и обладает правами в групповой, где может отслеживать задачи коллег и ставить общие дедлайны.

Правда, наши специалисты отмечают, что в мобильной версии приложение не такое удобное как в десктопной.

Связка Google-сервисов

Синхронизация календаря, почты и диска — классика вечна.

  • Удобное управление;
  • дружелюбные настройки оповещений;
  • совместное использование.

В компании мы проводим ежедневные совещания, летучки, планерки, созвоны, и по корпоративному календарю удобно отслеживать подобные мероприятия.

Уведомление расскажет о составе участников встречи, месте, даст повестку дня. Документы можно прикрепить ссылками на диске и не волноваться, что забыл что-то кому-то отправить. Это неплохая подмога в плане распределения помещений — сразу видно, когда и до скольких занята та или иная переговорная комната. Кроме общих корпоративных событий, можно формировать личный календарь.

amoCRM

Первая и важнейшая фишка — интеграция с Google Calendar, нет риска потерять созвон или встречу. Особенно полезно в командировках, когда на счету каждая минута.

Эта система — основной инструмент работы нашего отдела внедрений, который занимается работой с клиентами. Сервис не нужно скачивать, его в один клик можно развернуть в браузере.

Дружелюбный интерфейс, одна карточка — один клиент: описание звонков, ситуации, принятых решений, система напоминаний по каждому. Присутствует воронка продаж, где можно вручную передвигать сделки. С созданием кастомных задач справится даже новичок.

Есть интеграция с телефонией, что важно, так как мы не занимаемся холодными продажами. При трениях мы возвращаемся к записи звонков и находим интересующий нас пункт при разговоре специалиста отдела и клиента.

Под себя систему перестроили те же специалисты PR-сектора. В amoCRM они ведут свою базу СМИ и журналистов. Одна сделка — одна статья.

Главное, что отмечают наши сотрудники в этом сервисе, — простоту, понятность и отсутствие хаоса. Однако техническую поддержку amoCRM не мешало бы прокачать.

Что еще?

Кроме вышеперечисленных сервисов, сейчас я ограниченно использую Evernote для записи аудио. Часто интересная мысль или идея могут прийти в поездке, и такой функционал помогает не потерять ее.

Кроме того, мне активно рекомендуют Weeek как гибкий сервис постановки задач, их расстановки по приоритетам и выставлению дедлайнов. Знаю, что наши проектные менеджеры используют Wunderlist, где все свои заметки можно тегировать, группировать и пересылать по интеграции с почтой. Возможно, протестирую оба этих сервиса.

***

Запомните основное — любой выбранный способ планирования должен в первую очередь решать проблемы пользователя. На каком софте бы вы ни остановились, будь то простой планировщик по схеме «to do», заметка в телефоне, отправленное себе сообщение в социальной сети или продвинутое приложение с облачной синхронизацией, — он должен помогать достигать ваших целей.


Материалы по теме:

Как быть продуктивным, не вставая с собственного дивана

Почему планирование дня накануне вечером повысит вашу продуктивность

Ваши бизнес-идеи постоянно остаются нереализованными? Как научиться воплощать их в жизнь

Три простых (но эффективных) инструмента для планирования и контроля задач

«Эффект планирования» в бизнесе: почему маленькие цели дают большие результаты

Фото на обложке: архив автора

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Coca-Cola представила новую линейку продуктов для России
  2. 2 Успех или провал? PR-эксперты комментируют «увольнение» Моргенштерна
  3. 3 Мемы, криптовалюта и упадок: как меняется восприятие денег
  4. 4 Воровство личных данных в социальных сетях: как предостеречь себя и бизнес от киберкражи
  5. 5 Будущее фитнеса: как изменится индустрия после пандемии
Международная конференция Deep Food Tech
RB.RU в партнерстве с ЭФКО соберут лучших российских и международных экспертов.
Узнать больше