Колонки

Семь способов сохранить продуктивность при постоянных командировках

Колонки
Галина Карлсон
Галина Карлсон

Региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии

Полина Константинова

Галина Карлсон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии, часто летает по работе в разные страны. Она поделилась секретами, как ей удается сохранять эффективность при таком графике работы.

Семь способов сохранить продуктивность при постоянных командировках

Почти каждую неделю я летаю по работе в другую страну, чаще всего в Германию или Данию, иногда — в страны СНГ или Южную Европу. Первое время я думала, что перелеты вносят хаос в мой привычный график, но позже, как человек системный, разработала для себя программу, как, даже часто летая, оставаться в привычном рабочем ритме и все успевать. Хочу поделиться этими советами с аудиторией Rusbase.

1. Измените свое восприятие времени в поездке

Раньше мне казалось, что дорога — это пробел в моем расписании. Я думала, что из-за перелета я вынуждена терять время и перерабатывать, чтобы наверстать упущенное.

Сегодня пора забыть об этом стереотипе. Работа никак не связана с локацией, и вы можете работать из любой точки мира в самых разных условиях. Если грамотно спланировать работу в дороге, вы сможете избавиться от сожалений о потерянном времени и избежать перегрузок.

2. Планируйте и делегируйте дела заранее

Как правило, к командировке можно подготовиться заранее. Я всегда стараюсь закрыть текущие задачи перед отъездом и делегировать все, что можно делегировать. По моему опыту, это самый эффективный способ сохранить нормальный рабочий процесс и избежать перегрузок.

Кроме того, перед отъездом я провожу встречи с командой — важно, чтобы все нужные люди были в курсе дел. Перед отъездом важно сообщить всем, когда вы будете доступны, а когда окажетесь совсем без связи. Я всегда уточняю, каким образом коллегам лучше со мной связаться в случае срочного вопроса — по электронной почте или по телефону.

3. Подружитесь с технологиями  

Часто продуктивности в дороге мешают технические проблемы. Например, в Англии другие разъемы для розеток, и к этому стоит подготовиться заранее. Я всегда беру универсальный переходник для розеток, несколько зарядных устройств, гарнитуру.

Я приучила себя пользоваться облачными сервисами, с помощью которых можно синхронизировать данные с компьютером, сделать их доступными в офлайне и работать с документами в полете.

Перед отъездом обязательно проверьте, что все нужные вам документы синхронизированы. В крайнем случае выйти в сеть можно и на борту самолета, используя Wi-Fi. Правда, обычно Wi-Fi в самолетах работает медленно, а также стоит очень дорого.

Если вы летаете много и разными авиалиниями, можно сэкономить и приобрести Wi-Fi от нескольких авиакомпаний в одном пакете через специальные сервисы, например, Gogo. Гарнитура поможет вам сосредоточиться или наоборот уснуть, например, под программу Relax Sound, особенно если это ранний рейс и нужно выспаться, потому что затем будут важные встречи, а ранний подъем не добавляет свежести мысли.

4. Планируйте время в аэропорту  

Когда я начала часто ездить в командировки, я думала, что самая эффективная стратегия — приехать в аэропорт как можно позже, чтобы оставалось время только на прохождение таможни и прочие формальности. Мне казалось, что в этом случае я проведу минимальное количество времени без доступа к интернету.

На практике все оказалось иначе. Спешка в аэропорту — это лишний стресс. Теперь у меня другое правило: я рассчитываю время так, чтобы у меня оставалось 45 минут на работу, пока я жду посадки. Таким образом я избавилась от лишнего стресса и выделила время на решение текущих задач.  

5. Эффективно используйте разные ситуации

Что можно сделать за 45 минут в ожидании посадки? Это время отлично подходит для важных писем. А пока вы едете в такси до аэропорта, удобнее делать звонки, чем писать длинные сообщения.

Я учитываю контекст и завожу два списка задач перед каждой поездкой — один для дел, которые можно сделать, например, в самолете, без доступа к интернету, а другой для задач, требующих выхода в сеть. Подумайте, как вы можете использовать каждый участок пути для работы над конкретными задачами.

6. Подготовьтесь к возможным неурядицам

Будьте готовы к тому, что в дороге случаются нестыковки: самолет могут задержать, а по дороге из аэропорта может возникнуть пробка. Я всегда смотрю на вещи позитивно и обычно не думаю о возможных проблемах. Но благодаря четкому плану я всегда найду, чем заняться в пробке или в ожидании рейса.

7. Не отказывайтесь от ваших привычек

В командировке легко пропустить пробежку или сессию медитации, потому что ваш график работы, как правило, более плотный, и вы находитесь в непривычной среде. Любой дисбаланс вредит здоровью и эффективности, поэтому я советую тщательно планировать не только дела, но и не забывать о важности спорта и отдыха, а также выделять время для чтения.

И никогда не отказывайте себе в том, чтобы познакомиться с новым городом, куда вы приехали. Новые впечатления — один из лучших способов набраться сил.


Материалы по теме:

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

11 августа 2020

ArtMasters

13 августа 2020

Pulkovo.Hack

18 августа 2020

Rusbase Young Awards