7 приемов, которые выведут работу с Microsoft Outlook на новый уровень

Создавайте папки

• На панели навигации кликните правой кнопкой мыши на «Папка», выберите «Новая папка».

• Назовите эту папку «К исполнению» и сохраните название.

• Щелкните правой кнопкой мыши по этой папке и выберите «Создать папку». Присвойте ей имя «Когда-нибудь».

• Повторите шаги, чтобы создать внутри «К исполнению» еще одну папку «Ждет завершения».

Теперь, получая новые письма, перетаскивайте их в соответствующую папку.

• «Входящие». Оставляйте здесь все, что требует немедленного ответа. Также здесь можно хранить письма, которые можно быстро обработать (за 3 минуты и меньше).
• «К исполнению». Отправляйте сюда все несрочные письма и те, которые требуют большего времени. Позже вы к ним вернетесь, но, разбирая почту сразу, вы сохраните порядок во входящих.

Периодически разбирайте папку «Сделать» (например, раз в день) и распределяйте письма по соответствующим папкам:

• «Ждет завершения». Предназначена для писем, которые находятся на паузе.
• «Когда-нибудь». Здесь хранятся письма, не требующие ответа. Однажды вы их прочтете или изучите.

Управляйте задачами

Сегодня соблюдать дедлайны просто как никогда — нам доступно множество инструментов для планирования и приложений для списков дел.

Среди них и Microsoft To Do, которое интегрировано в экосистему Microsoft и автоматически создает задание, если отметить флажком письмо в Outlook. Рассмотрим, как это сделать пользователям Outlook в Microsoft 365.

• В панели инструментов Outlook нажмите на иконку «Мой день», которая выглядит как календарь с галочкой.

• Перетащите email на вкладку «К исполнению» (To Do) в раздел «Добавить задачу». Если требуется создать событие в календаре, перетащите письмо в раздел «Добавить событие».

По умолчанию тема письма будет отображаться как название задачи, но его можно скорректировать.

Чтобы просмотреть письмо, на основе которого создана задача, нажмите иконку, которая выглядит как конверт.

Для изменения задачи кликните правой кнопкой мыши и выберите из списка возможностей, среди которых есть установка напоминания и дедлайна. После эти даты появятся прямо под заданием.

Если установить напоминание, в заданное время в Outlook появится окно с уведомлением. Не готовы вычеркнуть задачу из списка дел? Просто отложите уведомление, щелкнув по иконке с изображением будильника.

Как только задача завершена, закройте ее, кликнув на иконку «Пометить как выполненную».

Стоит отметить, что можно автоматически добавлять отмеченные флажком письма в список задач Microsoft To Do. Вот как это сделать.

• Перейдите на to-do.office.com.
• В панели инструментов выберите настройки и кликните на «Настройки To Do».

• В разделе «Связанные приложения» активируйте опцию «Помеченные сообщения».

• В Microsoft Outlook кликните на иконку «Мой день» на панели инструментов.
• Нажмите на стрелку рядом с заголовком «Помеченные сообщения». Теперь они все отображаются как задачи в одном списке.

Создавайте правила для автоматической сортировки писем

При работе с почтой справедлив принцип: чем меньше ручной работы, тем лучше. В Outlook можно настроить правила, чтобы письма автоматически распределялись по нужным папкам, включая ранее созданную «К исполнению».

Вот как это сделать, не закрывая письмо.

• Щелкните по письму правой кнопкой мыши и выберите «Правила» — «Создать правило».
• По умолчанию Outlook предложит создать правило по переносу писем от определенного отправителя в нужную папку. Чтобы изменить условия, выберите в окне «Создать правило» пункт «Дополнительные параметры».

• В окне «Правила» есть множество настроек: задать название для правила, добавить условие (например, имя отправителя, адрес или ключевые слова в заданных полях письма), задать желаемое действие или исключения для правила.

Как только все будет готово, выберите пункт «Применить правило» и нажмите «Сохранить».

Назначайте категории при помощи ярлыков

Ярлыки или теги — удобный способ присвоить категории письмам и упростить поиск. Также они помогают быстро понять, от кого пришло письмо.

Главное — не усложнять систему и не использовать слишком много ярлыков.

Чтобы создать ярлык, нажмите на стрелку рядом с иконкой «Выбрать категорию», а затем кликните на «Новая категория».

Выберите имя, цвет и нажмите «Сохранить». Также это можно сделать в разделе «Управлять категориями».

Сейчас, зная, как создавать правила обработки писем, разметку можно автоматизировать.

Игнорируйте ненужные обсуждения

Кнопка «Ответить всем» уместна далеко не всегда. Но есть решение, которое позволяет не участвовать в нежелательных обсуждениях.

Правой кнопкой мыши кликните на одно из писем в цепочке, которую хотите проигнорировать. Во всплывающем окне нажмите кнопку «Ок».

Не хотите получать последующие письма из обсуждения? Используйте функцию «Игнорировать», подтвердите действие, и все ответы будут автоматически отправляться в папку «Удаленные».

Быстрее составляйте письма

Если вы проводите много времени, отвечая на одни и те же вопросы, вам будет полезен инструмент

Вот как создать шаблон сообщения.

• Нажмите «Создать сообщение».
• На вкладке «Сообщение» кликните по иконке «Дополнительные опции», которая выглядит как многоточие, и выберите «Мои шаблоны».

• В новом окне заполните заголовок и текст шаблона письма. Для удобства можно составить и отформатировать его в поле нового письма, а затем скопировать. Сохраните шаблон.

Каждый раз, когда потребуется использовать шаблон, переходите в раздел «Мои шаблоны» и переносите текст в новое письмо одной кнопкой. При необходимости его можно редактировать и менять.

Автоматизируйте повторяющиеся задания

Предположим, вам каждый месяц требуется обрабатывать счета поставщиков. Требуется изучить их, отправить в отдел бухгалтерии, а затем создать напоминание, чтобы через неделю вновь связаться с отделом и подтвердить, что счета оплачены.

Microsoft Outlook позволяет не делать это вручную.

• На панели инструментов кликните по заголовку «Быстрые действия».

• В появившемся окне выберите «Новое быстрое действие». Здесь можно выбрать название, желаемое действие или их последовательность. После настройки нажмите «Сохранить».

Чтобы применить быстрое действие к письму, нажмите стрелку рядом с заголовком «Быстрые действия» и выберите желаемое. После вместо заголовка «Быстрые действия» по умолчанию будет отображаться название этого действия.

Источник.

Фото на обложке: Kaspars Grinvalds / Shutterstock