Когда нужно использовать онлайн-кассу при безналичном расчете

Содержание

• Виды безналичного расчета
• Закон о применении онлайн-кассы
• Как использовать онлайн-кассы для безналичных расчетов
  • Безналичные расчеты с физическими лицами
  • Безналичные расчеты с ИП
• Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу
  • Понятие оператора фискальных данных
  • Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы

Подобрать расчетный счет в Альфа-Банке — открытие и обслуживание счета бесплатно

Виды безналичного расчета

Безналичными называются формы расчета между покупателем физлицом и продавцом предприятием или ИП без применения монет и банкнот. Таким же способом проводят платежи между собой компании и индивидуальные предприниматели при закупках товаров и оформлении других сделок.

Существует несколько видов безналичных платежей. Это кредитные или дебетовые пластиковые карты. Пользователь при расчетах за покупки отправляет банку-эмитенту поручение на перевод средств. Потраченная сумма спишется с баланса покупателя.

Для считывания и передачи запроса подходит оборудование:

• платежный терминал,
• касса,
• онлайн-банк,
• считыватель QR-кода.

Второй способ — это списание денег для безналичного расчета за товары через СМС с баланса мобильного телефона. Таким способом удобно оплачивать небольшие покупки.

Третий способ — электронные кошельки, представляющие собой онлайн-счет. Вести расчеты таким образом допускается, если продавец или покупатель физическое лицо. Проводить сделки через электронные платежи юридическим лицам запрещено законом.

Четвертый способ осуществить безналичный расчет — оплата покупки чеком. Так называют ценную бумагу, обязывающую кредитную организацию компенсировать продавцу стоимость купленных у него товаров чекодержателем. Закон запрещает отзывать платеж до истечения срока действия чека.

Пятая форма безналичного расчета называется инкассовым поручением. Оно предписывает банку снять средства со счета плательщика и направить их продавцу. Провести платеж таким образом можно без согласия владельца, если такое условие оговорено в соглашении. Часто деньги списывают принудительно по решению суда, распоряжением налоговых органов или судебных приставов.

Шестой способ, который применяют при безналичных расчетах — аккредитив. При его использовании сумма, замороженная банком на счете покупателя, не может быть снята до завершения сделки. Таким методом часто пользуются при оплате договоров о приобретении недвижимости.

Закон о применении онлайн-кассы

Применение контрольно-кассовой техники регулируется Федеральным законом № 54-ФЗ от 22.05.2003. В 2016 году к нему вышли поправки, которые обязывают компании и ИП устанавливать фискальные накопители для передачи данных в налоговую.

В законе установлены критерии, по которым онлайн-кассы допускают к работе. Основные из них:

• Прочный корпус с заводским номером.
• Встроенный или отдельно установленный фискальный накопитель.
• Интеграция с дата-центром банка.
• Не зависимая от действий кассира работа.
• Невозможное формирование и исправление чека более чем по одной позиции.
• Разборчивая печать штрихового и QR-кода.
• Быстрый прием технической информации от операторов фискальных данных.
• Точное исполнение протоколов обмена информацией.
• Доступные для проверяющего налогового инспектора сведения о текущем состоянии оборудования.

Как использовать онлайн-кассы для безналичных расчетов

Онлайн-кассой называется аппарат, работающий при наличных и безналичных расчетах, выдающий чек покупателю и передающий сведения об операции в налоговую. Машина укомплектована такими устройствами:

• кассовым аппаратом,
• фискальным накопителем,
• дополнительным оборудованием — сканером штрихкодов, терминалом эквайринга, отделением для наличных.

Безналичные расчеты с физическими лицами

Прежде чем в силу вступил закон 54-ФЗ, безналичные расчеты можно было проводить без применения онлайн-кассы и выдачи чека. Сейчас без этого нельзя продавать товар физическому лицу независимо от формы расчетов.

Читайте по теме:

Онлайн-кассы в 2024 году: что это, кому нужны и как выбрать кассовое оборудование

Как бизнесу сэкономить на безнале: советы по использованию СБП

Если компания что-то покупает у физлица, при этом неважно, зарегистрирован он как ИП или оформлен самозанятым, использовать онлайн-кассу надо обязательно в том случае, когда товар предназначен для перепродажи. В остальных случаях выдавать чек не нужно.

Безналичные расчеты с ИП

Чтобы получить деньги по безналичному расчету, ИП надо зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно работать ИП без применения ККМ по патентной системе налогообложения в таких сферах:

• Ремонте и пошиве изделий из меха и кожи.
• Восстановлении, чистке, пошиве, окраске обуви.
• Стирке белья.
• Химчистке.

Не обязаны использовать онлайн-кассы предприниматели при безналичном расчете с компаниями или другими ИП.

Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу

Прежде чем начать пользоваться онлайн-кассой для безналичного расчета, предпринимателю надо зарегистрировать ее в налоговой. В первую очередь нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Понятие оператора фискальных данных

Так называется компания-посредник между онлайн-кассой и налоговой, чьими функциями по закону ФЗ №54 являются сбор, обработка и передача в ФНС по защищенным каналам связи данных о чеках, которые выписаны контрольно-кассовой машиной. Операторы фискальных данных выполняют следующие задачи:

• Проверяют корректную передачу сведений, минимизируя риск ошибок и нарушений.
• Передают всю информацию без исключений.
• Отслеживают сроки передачи данных — сразу после выписки чека или в течение месяца после оплаты, если продавец не сумел подключиться к серверу в момент проведения операции.

Закон определяет требования для аккредитации ОФД. Список компаний, допущенных к работе с онлайн-кассами, находится на портале ФНС. В него входят:

• ОФД Такском.
• ОФД СБИС (Тензор).
• ОФД-Я (Ярус).
• Яндекс ОФД.
• ОФД Магнит.

Перед заключением договора бизнесмены оценивают такие критерии оператора:

• Тарифы на обслуживание.
• Количество дополнительных сервисов.
• Гарантии надежного шифрования информации.
• Уровень технической поддержки.
• Наличие обучающей базы и консультаций.
• Подключение оператора к ЕГАИС, «Честному знаку» и другим сервисам.
• Создание «Личного кабинета» и загрузка мобильного приложения.
• Интеграцию с другим программным обеспечением для выгрузки отчетов.

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы

Далее для применения онлайн-кассы надо подать заявление в налоговую. Порядок действий таков:

1. Зайти с помощью персонального компьютера или смартфона в учетную запись на портале ФНС.
2. Перейти в раздел учета ККТ.
3. Заполнить анкету в новом окне.

Здесь указывают такую информацию:

• Модель онлайн-кассы.
• Название торговой точки, где она применяется.
• Адрес установки.

Вводить его нужно по Федеральному информационному адресному справочнику. Если адрес в базе данных найден, то зарегистрировать онлайн-кассу можно быстро. Если его нет, то предпринимателю надо сделать так:

1. Собрать правоустанавливающие документы торговой точки.
2. Подать заявление в муниципалитет, где она зарегистрирована.

В нем потребуется указать такие сведения:

• Заводской номер фискального накопителя.
• Серийный номер кассы.

Как только их введут в систему, начнется проверка по базе ФНС и проверка принадлежности устройства заявителю. После подтверждения можно приступать к продолжению регистрации ККМ.

Затем бизнесмен указывает особые условия применения кассы и выбирает параметр автономного режима. Это означает, что ее предполагается использовать в месте, где нет постоянного доступа к сети. Списки таких территорий утверждаются местными органами власти и находятся на странице администрации.

Читайте по теме:

Проверки контрольно-кассовой техники (ККТ) в 2024 году

Что такое эквайринг и зачем он нужен бизнесу

Если применять онлайн-кассу предполагается в месте без подключения к сети, то надо поставить галку в окне напротив пункта, допускающего использовать ее в автономном режиме. Если этого не сделать при заполнении заявления, исправить параметр позже не получится.

Далее выбирают оператора фискальных данных. Напротив названия платформы, с которой бизнесмен заключил договор об обслуживании, ставят галку. Затем заявление подписывают усиленной электронно-цифровой подписью и отправляют на проверку.

После подтверждения данных на экране появится окно с регистрационным номером кассы. Дальнейшие действия таковы:

1. Включить аппарат.
2. Выбрать режим сервиса или администрирования, в зависимости от модели.
3. Ввести ИНН.
4. Скопировать регистрационный код.

При вводе данных нельзя допускать ошибок, поскольку при проверке их признают недействительными. Фискальный накопитель станет непригодным к применению и придется приобрести новый.

После прохождения регистрации онлайн-касса для наличных и безналичных расчетов напечатает чек с параметрами фискализации (ФП), состоящими из 10 цифр. Теперь предпринимателю надо выполнить такие действия:

1. Открыть окно отчетов о регистрации аппарата.
2. Ввести полученный ФП в строку для фискального признака.
3. Указать номер и дату получения ФП с порядковым номером чека.
4. Подписать документ УЭЦП и отправить в налоговую.

Теперь касса может принимать платежи в наличной и безналичной форме и печатать чеки для покупателей. Но применять ее для оплаты покупок пока нельзя. Надо дождаться получения карты регистрации, которая подписана квалифицированной электронной подписью.

Если до этого момента принять деньги или безналичный платеж, а информация о нем не поступит в налоговую, то в срок не более 30 дней онлайн-кассу заблокируют. Работать с аппаратом начинают, как только карта регистрации отобразится в «Личном кабинете».

После получения номера надо выполнить такие действия:

1. Открыть учетную запись на портале оператора фискальных данных.
2. Ввести регистрационный номер ККМ.
3. Подтвердить точность сведений.

Теперь магазин готов к применению онлайн-кассы для приема расчетов любого вида.

Фото на обложке: Freepik