Приказ о возложении обязанностей — правила оформления

Содержание

• Что такое приказ о возложении обязанностей?
• Когда оформляют приказ?
• Форма приказа и что в себя включает?
• Как составить приказ: инструкция
• Сколько хранить документ?
• Ответственность

Что такое приказ о возложении обязанностей?

Приказ о возложении обязанностей на время — это документ, который оформляется, когда нужно временно передать обязанности одного сотрудника другому. Например, если начальник уходит в отпуск, его обязанности могут быть возложены на заместителя. В приказе указываются:

1. ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности.
2. Период, на который передаются обязанности.
3. Список задач и полномочий, которые сотрудник будет выполнять.

Такой приказ помогает четко определить, кто отвечает за выполнение обязанностей в отсутствие основного сотрудника.

Читайте по теме:

Как оформить неполный рабочий день

4 управленческие ошибки, которые приведут к финансовым потерям — и как их избежать

Когда оформляют приказ?

Приказ о возложении обязанностей на работника оформляют в ситуациях, когда нужно официально зафиксировать решение руководства или действие, связанное с сотрудниками. Вот несколько примеров, когда это нужно:

1. Назначение на должность. Когда новый сотрудник принимает пост, издается приказ о его назначении.
2. Отпуск или командировка. Если сотрудник отправляется в отпуск или командировку, оформляется приказ, в котором указываются даты и условия.
3. Увольнение. При прекращении трудовых отношений также нужен приказ, чтобы оформить уход сотрудника.
4. Возложение обязанностей. Например, если один сотрудник временно заменяет другого, на это издается соответствующий приказ.
5. Изменение условий труда. Если меняется график работы или другие условия, приказ оформляется для фиксации этих изменений.

Форма приказа и что в себя включает?

В случае временной замены персонала важно правильно оформить документ, даже приказ о возложении обязанностей бухгалтера на другого специалиста оформляется в свободной форме. Документ нужен для того, чтобы информация была передана официально. Рассмотрим, что обычно включает в себя форма приказа:

1. Заголовок документа. Включает название компании и слово «Приказ» с указанием его номера и даты.
2. Тема приказа. Краткое описание сути документа, например, «О назначении на должность» или «О возложении обязанностей».
3. Основная часть. Содержит конкретное распоряжение. Например, «Назначить Иванова И.И. на должность начальника отдела с 1 сентября 2024 года…».
4. Основание для приказа. Указывается причина, по которой издан приказ, например, по заявлению сотрудника или по решению руководства.
5. Подписи. Документ подписывает руководитель, а также лицо, в отношении которого издан приказ. Это подтверждает, что все стороны ознакомлены с его содержанием.
6. Дата вступления в силу. Указывается, с какого числа приказ начинает действовать.

Если сотрудника переводят на другую должность, форма приказа будет включать его Ф.И.О., новую должность, дату перевода и основание — например, служебную необходимость. В итоге, форма приказа помогает четко и официально оформить любое решение или действие внутри компании.

Как составить приказ: инструкция

Этот процесс помогает упорядочить работу и избежать недоразумений между коллегами и руководством. При временном отсутствии руководителя следует издать приказ о возложении обязанностей директора, чтобы гарантировать непрерывное управление компанией. Любые дополнительные работы должны быть согласованы и закреплены документально. Чтобы все прошло гладко, внимательно следуйте инструкции:

1. Подготовьте проект. Определите, кому будут поручены задачи, и на какой срок. Убедитесь, что эти люди согласны с условиями.
2. Составьте текст. Включите все необходимые элементы: причины, сроки, функции, и условия оплаты.
3. Подпишите документ, ознакомьте с ним всех заинтересованных сотрудников, и проследите, чтобы она хранилась в кадровом отделе.
4. Контроль исполнения. Убедитесь, что обязательства выполняются, и сотрудники получают компенсацию за работу.

Образец приказа о возложении обязанностей:

Фото

Отмена приказа о возложении обязанностей — отдельный документ. В тексте укажите номер и дату первоначального приказа.

Фото

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска, болезни и по другим причинам выглядит также. К примеру, оформите образец приказа о возложении обязанностей бухгалтера и используйте его для других сотрудников. Просто поменяйте должности и условия. Стандартизированные образцы позволят избежать ошибок, которые приводят к правовым последствиям или недопониманию среди сотрудников.

Сколько хранить документ?

Приказ о возложении обязанностей должен храниться в соответствии с нормами делопроизводства и правилами архивного дела. В России сроки хранения управленческой документации определены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Сроки хранения документов по личному составу различаются в зависимости от их содержания и даты завершения:

• 75 лет. Завершенные до 2003 года.
• 50 лет. Завершенные после 2003 года.
• 5 лет. О ежегодных отпусках, командировках (кроме случаев с вредными условиями труда).
• 3 года. О наложении дисциплинарных взысканий.

Указания, связанные с вредными условиями труда, хранятся 50-75 лет в зависимости от даты завершения. Их архивируют наряду с другими документами, которые касаются кадровых решений. 

Ответственность

Это тема, которая требует внимания как со стороны сотрудников, так и руководителей. Понимание того, какие последствия могут возникнуть в этих случаях, поможет избежать ошибок и недоразумений.

Когда сотруднику временно передают обязанности другого, это фиксируется приказом. Однако, если сотрудник не выполняет возложенные на него задачи, последствия могут быть серьезными. Вот несколько примеров, что может произойти:

1. Дисциплинарное взыскание. Если сотрудник не выполнил порученные обязанности, его могут привлечь к ответственности. Это может быть выговор, лишение премии или даже увольнение.
2. Проблемы для компании. Если важные задачи остаются невыполненными, это может привести к сбоям в работе компании. Например, если бухгалтер не подготовил отчеты вовремя, компания может столкнуться с налоговыми санкциями.
3. Потеря доверия. Если сотрудник не справляется с возложенными обязанностями, это подрывает доверие руководства и коллег, что может негативно сказаться на его карьере.

Неправильное оформление приказа о возложении обязанностей тоже может привести к неприятностям. Рассмотрим, что может произойти в этом случае:

1. Юридические последствия. Если приказ составлен с ошибками, он может быть признан недействительным. Например, если в документе не указаны точные даты или Ф.И.О. сотрудника, это может привести к юридическим спорам.
2. Отсутствие четкости в задачах. Когда приказ неясен или содержит неточности, сотрудник может не понять, что именно от него требуется. Это приведет к тому, что задачи будут выполнены неправильно или вообще не выполнены.
3. Риск отказа от выполнения. Сотрудник может отказаться выполнять обязанности, ссылаясь на ошибки в приказе. В результате работа может остановиться, что негативно скажется на всех процессах.

Чтобы избежать ответственности за неисполнение работ или неправильное оформление приказа, важно следовать нескольким простым правилам:

1. Тщательно проверяйте документы. Перед тем как издавать приказ, убедитесь, что он составлен правильно. Все данные должны быть точными и понятными. Примером может служить образец приказа о возложении обязанностей.
2. Разъясняйте обязанности. После того как приказ издан, обсудите с сотрудником его задачи. Это поможет избежать недопонимания и ошибок.
3. Следите за выполнением задач. Регулярно проверяйте, как сотрудник справляется с возложенными на него обязанностями. Это позволит вовремя заметить проблемы и принять меры.

Представьте, что менеджер уходит в отпуск, а его обязанности временно передают другому сотруднику. Если этот сотрудник не справляется с задачами, компания может потерять важного клиента, что приведет к финансовым потерям. Однако, если приказ был оформлен с ошибками, сотрудник может заявить, что не знал о своих обязанностях, и избежать наказания. В этом случае важно использовать пример приказа о возложении обязанностей, чтобы избежать ошибок в формулировках и распределении задач.

Читайте по теме:

Как оформить испытательный срок работнику?

Срочный трудовой договор: отличия от обычного договора

Другой пример — бухгалтерия компании. Если бухгалтер, на которого временно возложили обязанности, не справляется с задачами из-за неправильно составленного приказа, это может привести к штрафам и налоговым проверкам. Поэтому правильное оформление документов и ответственное выполнение обязанностей —  ключ к успешной работе любой компании.

Ответственность за неисполнение работ по приказу и за неправильное оформление документа — важный аспект, который не стоит игнорировать. Соблюдение простых правил и внимательное отношение к деталям помогут избежать неприятностей и обеспечить стабильную работу компании.

Фото на обложке: Pexels