Стоит ли записывать для коллеги голосовое сообщение с важной информацией? Нужно ли брать трубку, если начальник звонит в нерабочее время? Как определить, что стоит обсудить лично, а что — по email? И нужно ли включать камеру?
Сегодня команды все чаще распределены по разным городам и даже странам, а в одной организации могут трудиться представители нескольких поколений. Все это провоцирует недопонимание и конфликты на рабочем месте — и чем больше способов коммуникации нам доступно, тем сложнее.
Ответы на эти вопросы могут существенно различаться в зависимости от отрасли, возраста, трудового стажа, корпоративной культуры и личных предпочтений, а отсутствие общепринятых норм создает новые проблемы на рабочем месте.
Согласно недавнему исследованию образовательного маркетплейса Preply, практически каждый десятый сотрудник получал выговор за голосовое сообщение, а два из пяти удаляли рабочие голосовые сообщения, не дослушав.
86% предпочитают общаться по электронной почте, почти 90% отмечают, что этот способ общения с наибольшей вероятностью приводит к недопониманию.
«Переход к удаленной работе повлиял на нашу зависимость от текстового общения — личных сообщений, электронной почты и частов. Хотя эти методы очень быстры и удобны, им не хватает невербальных сигналов» — объясняет Сильвия Джонсон, руководитель методологического отдела Preply.
Стоит ли звонить сейчас?
Сложность коммуникаций на рабочем месте усугубляется тем, что команды все чаще становятся распределенными, удаленными и состоят из нескольких поколений работников.
Согласно опросу Preply, каждый пятый представитель поколения бэби-бумеров по-прежнему пользуется стационарным телефоном в офисе, однако более двух третей работников говорят, что хотят получить предупреждение с помощью текстового сообщения, прежде чем им позвонят по телефону. На самом деле, четверть сотрудников говорят, что испытывают беспокойство, когда кто-то с работы неожиданно звонит или отправляет голосовое сообщение.
Читайте по теме:
Zoom-этикет: какое поведение допустимо во время виртуальных встреч?
Офисные пространства в 2023: главные изменения в концепциях, интерьере и оснащении
Как развить мягкие навыки, если вы работаете удаленно
«Для современного цифрового рабочего места эффективная коммуникация — это не универсальное решение. Выбирая способ коммуникации, нужно учесть демографические предпочтения, тип информации, срочность и контекст; все это ключевые факторы при принятии решения о способе коммуникации», — говорит Джонсон.
Часто люди по умолчанию используют средство коммуникации, которое наиболее распространено в организации, не обдумав, подходит ли оно для разговора.
«Необходимо проявлять определенный уровень чувствительности к типу информации, которую вы хотите донести, и убедиться, что вы выбрали правильное средство, независимо от предпочтений представителей разных поколений. Каждый заслуживает того, чтобы вести трудные разговоры в более личной и уважительной манере», — говорит она.
Чем больше способов связи, тем больше проблем
За последние годы сфера коммуникаций значительно расширилась, а вместе с ней и количество недопониманий на рабочем месте.
Согласно недавнему опросу, проведенному Let's Grow Leaders, глобальной консалтинговой компанией по развитию лидерства, 71% американцев сообщают, что в последние годы число конфликтов на рабочем месте оставалось неизменным или даже росло. Среди основных причин они назвали нехватку персонала, плохую практику управления и неудовлетворенные потребности в области психического здоровья.
«Привычные источники конфликтов сохраняются, но теперь к ним добавился сложный коктейль вариантов коммуникации, и у людей нет четких ожиданий» — отмечает соучредитель и CEO Let's Grow Leaders Карин Хёрт.
«Способов коммуникации так много, и они предназначены для разных целей, поэтому, если мы не обсуждаем в команде, что и когда мы используем, конфликт неизбежен», — добавляет соучредитель и президент компании Дэвид Дай.
Они объясняют, что удаленная и гибридная работа открыла двери для новых видов конфликтов, связанных с коммуникацией. Если в коллективе нет установленных норм, сотрудники могут по-разному относиться к тому, что коллеги не включают камеру во время видеозвонков или используют эмодзи в рабочих каналах в Slack.
«Можно сказать: „Вы можете работать откуда угодно“, и все будет здорово, пока кто-нибудь не подключится к Zoom из контактного зоопарка, но это будет соответствовать политике. Если вы не установили нормы, из-за несовпадения ожиданий будут конфликты» — говорит Хёрт.
Такое недопонимание серьезно сказывается на производительности труда и благополучии сотрудников. Согласно опросу, рост числа рабочих конфликтов повышает уровень стресса, текучесть кадров и число прогулов, а также снижает качество работы.
По словам Хёрт, отчасти проблема заключается в недостаточном обучении сотрудников и менеджеров.
«Мы призываем менеджеров задуматься об этих трех вещах: „Как другой человек чувствует себя в этой ситуации? Что, на мой взгляд, должен увидеть, почувствовать или сделать собеседник в результате? И какие вопросы, скорее всего, у него появятся? — говорит она. — Если вы сможете обучить менеджеров, чтобы они учитывали эти вопросы до обсуждения деликатных тем, это действительно может изменить ситуацию».
Средство передачи сообщения и есть сообщение
В книге 1964 года «Понимание медиа» канадского теоретика медиа Маршалла Маклюэна есть известный афоризм: the medium is the message (англ. «cредство передачи сообщения и есть сообщение»), который за последние 60 лет стал еще более актуальным.
Тренер по коммуникациям и преподаватель Университета штата Калифорния в Сан-Франциско Дженнифер Каммейер советует ориентироваться на три фактора:
- собеседника (уделите время тому, чтобы обсудить, какие каналы связи он предпочитает);
- обстановку (это могут быть как физические условия — например, шумный офис — так и культурные, как неформальные правила внутри команды);
- ваши отношения (чем больше вы знакомы с собеседником, тем легче вам общаться при помощи сообщений или по телефону).
Фото на обложке: Gorgev /
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Пройти курс «Интернет-маркетинг для малого бизнеса»