Колонки

Как мы автоматизировали производство спортивной одежды (и зачем вообще это нужно)

Колонки
Эмиль Сиразев
Эмиль Сиразев

Сооснователь казанской компании BarsSport

Софья Федосеева

В XXI веке на смену ручному управлению бизнесом бесповоротно пришли системы автоматизации. Они стали одним из слагаемых успеха не только для огромных корпораций, но и для небольших предприятий, стремящихся выйти в лидеры. 

Об опыте внедрения собственного программного решения для производства спортивной одежды рассказывает сооснователь казанской компании BarsSport Эмиль Сиразев.

Как мы автоматизировали производство спортивной одежды (и зачем вообще это нужно)

Собственное производство спортивной формы появилось у нас в 2015 году. До этого мы занимались продажей промоодежды, которая отшивалась в цехах-партнерах, но там нам быстро стало тесно. Кроме того, мы столкнулись с недобросовестностью подрядчиков и поняли: если хотим развиваться, гарантируя клиентам стабильно высокое качество, то без своего производства не обойтись.


Пока клиентов было немного, информация передавалась в ручном режиме от человека к человеку, что порой приводило к потере важных деталей. 

Например, клиент просил поменять номер или фамилию на одной из форм, а менеджер забывал сообщить об этом печатникам. Или при пошиве волейбольной формы путали цвета для основных игроков и либеро, который часто играет в форме реверсивных цветов. Приходилось переделывать комплекты за свой счет. 

Бывало и такое, что менеджер вообще забывал передать заказ в производство, и это случайно обнаруживалось за неделю до срока исполнения договора. С ростом числа заказов стало очевидно, что процесс обмена информацией нужно формализовать.

Подписывайтесь на канал Rusbase в «Яндекс.Дзен», чтобы ничего не пропустить

Проба пера

Сначала мы создали онлайн-таблицу, куда менеджеры заносили сведения о заказах. При этом сам отдел продаж работал в CRM-системе, в которой хранилась полная информация о клиенте. В таблицу же попадали лишь общие вещи, и, даже регулярно расширяя ее (постепенно появлялись графы со сроками, с готовностью на том или ином этапе), мы снова начали упускать нюансы. 

Была попытка сделать в таблице общее поле, куда выгружалась бы вся информация из системы, но это оказалось неудобно. При работе в двух окнах – таблице и системе – также оставался шанс что-то проглядеть. Готовых решений, позволяющих внедрить таблицу для производства в CRM, мы не нашли, поэтому решили создавать свою ERP-платформу, которая делала бы следующее: 

  • включала в себя CRM, 
  • объединяла разрозненные данные, 
  • обеспечивала непрерывность бизнес-процессов, 
  • снижала влияние человеческого фактора,
  • повышала эффективность работы компании.

По полочкам

Автоматизация реальна там, где рабочий процесс можно разбить на этапы, у каждого из которых есть понятный результат, являющийся отправной точкой для следующей фазы. В нашем случае эти этапы выглядят так: 

  • заявка клиента, которая обрабатывается отделом продаж;
  • коммерческое предложение;
  • согласование деталей (технические параметры, количество, размеры, цвета);
  • подписание договора и предоплата;
  • создание дизайна и утверждение окончательного макета с клиентом;
  • препресс;
  • сублимационная печать на ткани, после которой мы получаем материал, на котором отпечатаны все детали заказа,
  • раскрой с помощью автоматизированного лазерного комплекса;
  • комплектовка деталей кроя для каждого изделия;
  • пошив;
  • упаковка и отправка на склад.

В этой цепочке нам необходимо было внедрить три звена контроля качества. 

Перед передачей файлов на печать отдел технического контроля (ОТК) проверяет макет на соответствие заявке (номера, фамилии, размеры), следит за правильностью расположения лекал на ткани и оптимизирует расход материала. Второй ОТК работает на этапе комплектовки, следя за комплектностью изделий и отсутствием печатного брака. Третий контроль – при упаковке готовых изделий. Исходя из этих трех точек, мы строили свою систему. 


В фокусе внимания – ничего лишнего 

Наша система – это облачный сервис, доступный с любого компьютера или мобильного гаджета. Каждому специалисту предоставляется личный доступ, так что он видит лишь ту часть информации, которая необходима ему для работы. 

Так, для первого звена производственной цепочки (дизайнеров) заказ начинает существовать с момента, когда договор подписан, оплата прошла, а менеджер заполнил в карточке заказа все поля и подгрузил файлы, необходимые для разработки макета. А раскройщики видят заказ только после завершения печати и прохождения ОТК и «забывают» о нем сразу после передачи в швейный цех. Таким образом люди не отвлекаются на посторонние задачи. 

Исключением являются начальники производства и отдела продаж, чей доступ позволяет видеть весь путь прохождения заказов. Они дополнительно контролируют процесс и могут вмешаться там, где нужно ручное управление, – например, если необходимо передвинуть сроки при поступлении срочного заказа.

Кстати, автоматизация сроков работ – одна из наиболее сложных задач. Мы просчитали и заложили в систему стандартное время на каждое изделие и операцию, поэтому, когда менеджер заносит в карточку параметры заказа, программа сама рассчитывает сроки – общий и прохождения каждого этапа. Затем она контролирует их соблюдение, оповещая о приближении «часа Х». 

Однако поскольку мы стараемся быть гибкими и клиентоориентированными, периодически возникают срочные заказы, под которые приходится менять текущий график. Сейчас мы ищем алгоритмы, которые могли бы автоматизировать даже такие перераспределения.


Развитие и оптимизация

Мы постоянно улучшаем и дополняем нашу систему. Например, не так давно ввели штрихкоды для бланков заказов и поставили в цехах сканеры. Теперь, если при переходе на следующий этап с заказом все в порядке и он принят в работу, нужно просто отсканировать бланк, и в программе сразу появляется соответствующая отметка.

Еще из последнего: внедрили буквенные категории клиентов в зависимости от суммы заказа и цифровые – от срочности и приоритетности. Это упростило задачу менеджеров, которые при определении очередности задач и звонков могут ориентироваться на эти коды. 

Кроме того, мы выделили три воронки клиентов: 

  • горячая – текущие заказы на стадии согласования договора или в производстве, 
  • теплая – те, с кем мы успешно сотрудничали один или несколько раз, 
  • холодная – клиенты, с которыми мы общались, но которых по каким-то причинам (не устроили сроки, цена, ассортимент) не довели до заказа. 

Эта структура позволяет оптимизировать настройку рассылок и работу с клиентской базой. Пригодится она и сотрудникам колл-центра, который мы планируем создать в ближайшем будущем. 

Важная текущая работа – перевод платформы на новый сервер с оптимизацией архитектуры. Поскольку отдельные блоки создавались по мере постановки задач, система местами начала напоминать чудовище Франкенштейна, собранное из отдельных частей. 

Сейчас наш программист переписывает программу, чтобы она работала быстрее, точнее, занимала меньше места и была более приспособлена для дальнейшей модернизации.


Результаты есть. А дальше?

Что мы получили от работы с системой уже сейчас? 

  • Полную, унифицированную и доступную информацию на всех этапах, 
  • отлаженные внутренние процессы, 
  • надежный контроль качества, 
  • рост производительности, 
  • высокую скорость исполнения заказов, 
  • минимизацию брака и числа возвратов, 
  • возможность средне- и долгосрочного планирования. 

Но поскольку перед нами стоит цель выйти в лидеры отрасли, останавливаться на достигнутом мы не планируем. Идей много. Одна из приоритетных задач – подключение к ERP-системе нашего склада, чтобы программа уже на этапе формирования заказа видела, что, к примеру, на него нужно 50 килограммов ткани, а у нас есть только 20, и формировала предложение по закупке. Сейчас как раз заводим в систему складскую номенклатуру. 

Еще мы планируем добавить в ERP функционал для нового специалиста – классификатора входящих заявок, который будет обрабатывать первоначальные обращения клиентов, следя за тем, чтобы до менеджеров доходили только целевые. 

Наша главная конечная цель – максимально автоматизировать все возможные задачи, чтобы компания работала четко и эффективно, как отлаженный часовой механизм. 

Мы хотим передать системе все рутинные моменты, чтобы уделять больше внимания стратегиям развития и нестандартным решениям, которые позволят нам быть более гибкими и конкурентоспособными.


Фото в тексте и на обложке предоставлены автором

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как два айтишника-стартапера занялись производством еды
  2. 2 Производство 2.0: более чистые заводы и высокооплачиваемая работа
  3. 3 Как выбрать хорошее производство в России?
  4. 4 Как малому бизнесу успешно конкурировать с FMCG-гигантами? Поможет контрактное производство!
  5. 5 Как мы запустили технологичное производство в России (и это выгоднее, чем работа с Китаем)

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

21 октября — 9 декабря 2019

Управление проектами

21 — 22 октября 2019

NIFI: Кластер Apache NiFi

22 октября 2019 — 22 января 2020

iOS разработчик с нуля до junior