Организация мероприятия в Дубае для мультикультурной команды: что учесть?

О подрядчиках и исполнителях

Если в России event-агентства нарабатывают базы подрядчиков, точно знают, какой кейтеринг заказать и где найти лучшую площадку, то при организации в другой стране важно закладывать больше времени на предварительную подготовку к ивенту, так как можно столкнуться с более длительным ожиданием ответа, недобросовестным подрядчиком или проблемами с оплатой. 

Достаточно непривычно для российских организаторов, что за границей люди придерживаются правил work-life balance. Часто подрядчики работают до 16-17 часов вечера, поэтому решение может переноситься на несколько дней. Кроме того, стоит больше времени уделить small talks и быть готовым к очным переговорам. А еще важно закладывать 10-14 дней на оплату. И в целом проверять все в два-три раза тщательнее и дольше. 

Не только в случае ОАЭ, но в и целом особенно важно понимать, что новая страна — это разная культура, подход к делу и к результату. Мы, например, при организации ивента за рубежом всегда привлекает «принимающую сторону» — travel-менеджера. Такой партнер предупредит о подводных камнях и расскажет о культурных особенностях.

В целом проще всего подрядчиков искать по кейсам, например, через публикации в местных СМИ и тематических группах в социальных сетях. Можно также воспользоваться советом коллег, которые уже работали на рынке выбранной страны — сарафанным радио.

Читайте по теме:

Как открыть банковский счет в ОАЭ: для себя и компании

Сообщества предпринимателей и инвесторов в ОАЭ

О сборе команды

Так как команда Tabby — распределенная, важно было позаботиться о ее трансфере до места назначения, а также решить визовые вопросы (в случае с ОАЭ виза проставляется по приезде).

Можно составить памятки со списком документов, необходимых для оформления билетов и прохождения пограничного контроля, а также поделиться экстренными номерами, именами встречающих, пересадочными точками, названиями отелей, информацией о временных ограничениях, обязательных медицинских исследованиях (например, ПЦР или необходимость получения прививки), мобильной связи, подгрузить карты и т. д.

О подготовке мультикультурной команды к ивенту

Учитывая, что распределенные команды зарубежных компаний могут быть представителями разных культур и языков, необходимо продумать каждую деталь, чтобы всем участникам было комфортно на мероприятии.

Важно убедиться, что для мероприятия выбран тот язык, который будет понятен всем, или использовать несколько способов коммуникации.

Например, основной язык компании, для которой организовывала мероприятие наша команда, — английский. Так, агентство решило, что будет выстраивать смешанную коммуникацию — все активности проводились на английском языке, а ознакомительные буклеты были и на русском, и на английском языках.

О выборе локаций

Важно рассмотреть все возможные варианты площадок и, если есть возможность,, посмотреть их до мероприятия самостоятельно или с помощью местных.

• Локации, во-первых, должны соответствовать описанию, чтобы вы не столкнулись с неприятными сюрпризами в день мероприятия.
• Во-вторых, если локаций несколько, то необходимо заранее продумать, сколько времени займет каждая часть события, а также учесть трансфер и трафик, если необходимо передвигаться на машинах или автобусах до следующего места ивента.

Поиск локации для мероприятия можно начать с самостоятельного изучения возможных вариантов — например, поискать в запрещенной синей соцсети по ключевым словам или публикациям с геометками, а также посмотреть, что предлагают тематические русскоязычные и англоязычные сайты вроде Visit Dubai.

Это достаточно простые способы ознакомиться с предложениями на рынке. Безусловно, надежнее и дешевле искать подрядчиков напрямую, например, через русскоязычные коммьюнити в той или иной стране. Практически в каждой стране есть русскоязычные сообщества в том же Telegram — кто-нибудь из них обязательно знает человека, который поможет найти площадку или даже владеет ими.

Важнее не то, где и как найти подрядчика, а каким он будет.

• Во-первых, нужно убедиться, что он действительно способен помочь с локацией — проверить документы, попросить провести онлайн-экскурсию, попросить знакомых или местных гидов посетить место и убедиться лично. Кроме того, можно обратиться за помощью к гидам — они точно знают все о городе и лучших местах.
• Во-вторых, важно учитывать, особенно в Эмиратах, разрешен ли алкоголь на площадке, если он заявлен на мероприятии — можно запросить доказательство в виде документа или подтверждения, что алкоголь действительно можно приносить на место проведения события.

Если подрядчик, например, русскоязычный, то работать будет проще, так как уже знакомы особенности культуры человека. Если, а чаще всего так, подрядчик — местный житель, то нужно быть готовым к тому, что согласование и договоренности растянутся надолго, потому что культура work-life balance за рубежом распространена сильнее, чем в России, как я писала ранее.

Например, мероприятие от нашей команды состояло из трех этапов: нужно было познакомиться, подвести итоги и, конечно, классно провести время в необычном месте. Началась программа с кофе-брейка, направленного на знакомство членов команды, затем шла основная часть стратегического планирования, а после всех организованно перевозили в пустыню — в лагерь, в котором проходила развлекательная программа.

Когда определились с локацией, агентству пришлось провести ресерч пустынь, результаты которого отразили в сравнительных таблицах с базовыми характеристиками — от локации до возможностей и стоимости.

Об ограничениях

В каждой стране существуют ограничения, которые могут повлиять на мероприятие. Если говорить о Дубае, то, например, не везде можно свободно фотографировать.

Наша команда столкнулась с тем, что в отеле, где проводилась одна из частей события, было необходимо предоставить всю информацию о людях с фотографиями и видео для выдачи разрешения на съемку — делать это можно было только с согласия участников мероприятия, а их фото нужны для идентификации.

Читайте также:

Найти квартиру в ОАЭ для сдачи и продажи: как выбрать район и не нарваться на мошенников

Дело тонкое: как женщины-фаундеры ведут бизнес в религиозных странах

Это, во-первых, занимает больше времени, а во-вторых, сильно отличается от привычной российской организации, где снимать можно практически везде. Ограничения также касаются и алкогольных напитков: где-то вы можете столкнуться с ситуацией, когда алкоголь будет достаточно дорогой или оплачивать придется не объем, а часы.

В некоторых локациях, например, в пустыне, есть еще и природные ограничения — в октябре там появляются мухи, поэтому мы запаслись репеллентами. А еще проводить громкие мероприятия можно строго до 23:00.

При организации ивентов, особенно в другой стране, важно соблюдать нормативные правила и законы. 

Чек-лист идеального мероприятия в ОАЭ

1. Выбрать локацию и собрать команду. При организации мероприятия за границей важно учитывать культурные и правовые особенности локации. Если команда распределенная — нужно организовать удобный трансфер для каждого, а также позаботиться о визе. Можно составить памятки со списком документов, необходимых для оформления билетов и прохождения пограничного контроля, а еще поделиться экстренными номерами, именами встречающих, пересадочными точками, названиями отелей, информацией о временных ограничениях, обязательных медицинских исследованиях (например, ПЦР или необходимость получения прививки), мобильной связи, подгрузить карты и т. д.
2. Найти местного партнера. Это особенно важно, если вы проводите мероприятие в новой для вас стране. 
3. Изучить всевозможные ограничения. Заранее узнайте, существуют ли ограничения для проведения ивента. 
4. Узнать тонкости бизнес-коммуникации и выбрать подрядчиков. При коммуникации с потенциальными подрядчиками изучите национальные особенности.
5. Оплатить. Уделите особое внимание процессу оплаты: заложите больше дней на транзакцию, так как за рубежом на это требуется больше времени. 
6. Позаботиться о команде. Если мероприятие проводится для мультилингвальной команды, лучше всего определить основной язык мероприятия, при этом перевести необходимую информацию на все языки, на которых говорят члены команды. 

Фото на обложке: Shutterstock / ibrar.kunri