Колонки

Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц

Колонки
Дмитрий Прохоров
Дмитрий Прохоров

Директор по производству AB InBev Efes

Софья Федосеева

Директор по производству AB InBev Efes Дмитрий Прохоров рассказывает о том, как обойти подводные камни дистанционного менеджмента и сохранить эффективность работы команды.

Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц

Пока прорывные технологии не полностью вытеснили живое общение, личные встречи остаются неотъемлемой частью успешного бизнеса.

Чтобы исключить риски дистанционного управления, менеджеры среднего, да и высшего звена по-прежнему вынуждены наматывать тысячи километров по стране.

Однако регулярные рабочие разъезды не должны становиться проблемой ни для компании, ни для самого сотрудника.

И здесь без точно выстроенных рабочих процессов и, прежде всего, планирования и делегирования не обойтись.

Четко планируйте рабочий график

При большом количестве командировок, прежде всего, необходимо грамотно составлять рабочее расписание и свободно в нем ориентироваться.

Нужно знать, что происходит в компании и кто вас заменяет во время отсутствия.

Для планирования и систематизации рабочего графика наша компания использует систему управления рабочим процессом MCRS (Management Control Reporting System), которая собирает информацию для анализа и оценки эффективности работы компании на разных уровнях. Это качественный инструмент, который помогает менеджменту управлять коллективом с учетом стратегических целей и преимуществ.

Система представлена в виде матрицы на неделю, месяц и год. В ней видны все встречи (с информацией о времени, месте проведения, целях и задачах, составе участников и ожидаемых результатах).

Для каждого уровня управления – свой рабочий календарь. Например, для директоров заводов – один, для меня – другой. Вместе же они формируют единый план для всей функции.

Фото: Unsplash

Удобство системы состоит в том, что она разрабатывает расписание для каждого члена команды с учетом не только рабочего графика одного отдела, но также и высшего руководства, коллег из штаб-квартиры и других подразделений. Таким образом, мне не нужно каждый раз решать, какая задача первоочередная, а какая может подождать.


Создавайте рабочие чаты, чтобы всегда оставаться на связи

Используйте для общения с сотрудниками, помимо официальной рабочей почты, еще и мессенджеры, Skype и другие приложения, которые позволят оперативно и эффективно включаться в работу.

Для решения любых серьезных задач и инцидентов существует внутренняя политика, регламентирующая четкий алгоритм действий и порядок информирования ответственных лиц.

Благодаря этому, находясь в командировках, я четко знаю, что происходит в компании и какие действия принимаются для решения проблем и срочных задач.


Ведите протокол встреч

Составляйте отчеты о достигнутых договоренностях (так называемые meeting minutes) после каждого собрания – иначе смысла в такой встрече нет.  

Это простой, быстрый и очень эффективный инструмент, который позволяет мне держать все принятые на встречах решения под контролем и ознакомить с тезисами тех, кто не смог присутствовать на обсуждении.

Чтобы сделать процесс еще проще, воспользуйтесь шаблоном со стандартной структурой:

  1. действие,
  2. ответственный исполнитель,
  3. срок выполнения.

Так вы всегда будете в курсе того, что необходимо было сделать по итогам прошедших встреч, и сможете перенести то, что не было подготовлено в срок.

Проводите регулярные встречи «one-to-one»

Согласно нашей корпоративной культуре, личные встречи руководителей с сотрудниками проходят раз в месяц абсолютно во всех отделах и на всех уровнях. Их цель: проанализировать текущую работу и ее эффективность, получить обратную связь, а также обсудить проблемы, трудности, да и просто волнующие вопросы один на один.

Главное отличие формата «one-to-one» от прочих рабочих встреч – это индивидуальный подход. Он позволяет на ранней стадии выявлять проблемы и повышать эффективность и мотивацию каждого члена команды.

Обычно такие встречи начинаются со small talk, ведь если мы говорим о качестве взаимоотношений, то стоит прислушаться к тому, что важно лично для сотрудника. Это помогает создать доверительные отношения и наладить контакт с сотрудником, а ему – почувствовать себя нужной частью команды.


Собирайте команду профессионалов

Выбирайте не только тех, кто разбирается в своем деле, но и людей с амбициями, ориентацией на профессиональный рост – тех, кто ищет новое, добивается поставленных целей и не останавливается на достигнутом.

Это естественное состояние, если вы хотите быть на шаг впереди конкурентов. Такую команду самостоятельных и инициативных профессионалов не нужно курировать и постоянно направлять на каждом этапе реализации проекта.


Учитесь быстро включаться в рабочий режим

Частые перелеты научили меня тому, что прежде чем отдохнуть, лучше потратить немного времени на решение срочных задач и быстрый мониторинг текущих дел, чтобы потом не разбираться со всем и сразу.

Фото: Unsplash

Даже в самолете, если вы устали и хотите поспать, лучше потратить буквально час на «рутину» – составление отчета о командировке, проверку почты, а после уже отдохнуть.

Так вы будете уверены, что находитесь в курсе всего, что происходит в компании, и возвращение в офис не станет для вас стрессом со сложной адаптацией.


Учитесь отдыхать правильно

Воспринимайте отдых не как уход от работы, а как время для восстановления сил и возможность перезарядиться.

Не доводите себя до физического и эмоционального истощения, так как ничем хорошим это не закончится. Двадцати четырех часовой рабочий день без отрыва от компьютера не сделает вас более эффективным.

Часто неординарные решения приходят именно в перерывах между напряженной умственной работой и отдыхом. Прогуляйтесь, отойдите от компьютера, попытайтесь переключиться.

Выходные – это ваша защита от профессионального выгорания и стресса, но важно правильно организовать это время, потому что многочасовое бесполезное лежание – не синоним качественного отдыха.

Отложите гаджеты хотя бы ненадолго, уйдите в офлайн и сходите на пробежку или в спортзал. По моему опыту, даже смена одной интеллектуальной деятельности на другую поможет мозгу отдохнуть и подготовиться к новой рабочей неделе.


Материалы по теме:
Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Комментарии

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

20 — 21 сентября 2019

AIRF: Apache AirFlow

21 — 22 сентября 2019

Customer Journey Map