Мы смогли оптимизировать процесс адаптации новых сотрудников. Это решение точно поможет и вам

В CMG первый индакшн новичкам проводит HR, затем работу курирует ментор — более опытный сотрудник в проектной группе. Вместе с тем все ребята проходят курс тренингов, чтобы знать, как пользоваться рабочими программами, как брифовать дизайн-команду и девелоперов или как выкатывать проекты на лайв.

За 18 лет мы собрали внушительный массив знаний, но в какой-то момент стало очевидно, что ориентироваться в нем неудобно. Вместо того, чтобы читать короткие гайды, сотрудники мучают вопросами друг друга и не всегда дают точные ответы.

Летописные времена: ретроспектива

Сначала всю полезную информацию мы удобно устроили на Google Drive под ответственность конкретных сотрудников. Для сведения всех материалов мы завели табличку с категоризацией по разделам: для менеджеров, для специалистов, тренинги, процедуры и политики и так далее.

Количество разномастных документов росло, появлялось все больше папок, они начали дублировать друг друга на разных проектах. Это наша теория хаоса: таблички с разделами перестало хватать, логика категорий начала давать сбои, а ответственных стало слишком много. Мы просто не успевали погружать новичков вовремя или давали устаревшие ссылки. Посыпались досадные ошибки на пустом месте из-за простого незнания.

Кстати — и это важно — «старички» тоже могут «обнуляться». Просто в один прекрасный день ты понимаешь, что забыл, как закрывать проекты во внутренней системе или оформлять отпуск.

Библиотека стала спасением — нашим маяком к сакральным знаниям.

Библиотека. Начало. Техническая реализация

Нужно было сделать все быстро, бюджетно и с минимальным привлечением специалистов, у которых и так большая загрузка на клиентских коммерческих проектах. Поэтому вопрос разработки своего решения сразу отпал, надо было найти что-то готовое, то, что можно легко адаптировать под нужды компании, поддерживать и обновлять.

Старый добрый WordPress с купленной темой для онлайн-школ и парой плагинов подошел отлично.

Почему WordPress?

Мы digital-компания и как никто другой умеем оптимизировать процессы и решения. Мы не должны изобретать велосипед.

• WordPress сам по себе прост, его легко кастомизировать и запустить — идеален для экономии сил и времени. Но главное, он решил нашу проблему — помог разложить документы на категории. Мы используем категории для разделов библиотеки и теги для конкретизации темы или команды. Поэтому один и тот же документ может быть как в разделе для онбординга, так и для аккаунт-менеджеров. И никакого хаоса и документов-потеряшек.
• Админка проста и интуитивно понятна любому сотруднику CMG. Есть полезный документ? Загружай и не забудь  поделиться ссылкой с коллегами в чате.
• WordPress очень гибкий — на его базе можно создать Франкенштейна в любой комплектации. Мы сделали отдельные разделы для тренингов по конкретным клиентам (один из обязательных тренингов рассчитан на целых 1,5 месяца изучения в режиме full time), разделы для новых сотрудников и папку с нашими кейсами для внутреннего пользования. Все на своих местах.
• Если захочешь, в WordPress можно прикрутить собственный функционал. У нас, например, библиотека привязана к внутренним системам – можно войти с тем же логином-паролем.

Как все устроено

Библиотека играет несколько ролей.

• В первую очередь она единый источник актуальных знаний по работе в CMG. Здесь туториалы на все случаи жизни: от того, как оформить больничный, до того, как закрывать офис, — все можно найти здесь по тегу или через поиск.
• Библиотека — настольная книга для новичка. Для каждого подразделения и должности есть собрание материалов по основным аспектам работы: внутренние процедуры,  информация по клиенту и типам проектов.

Недочеты и неудобства

Библиотека сильно упрощает работу, но и она не идеальна. Основное неудобство связано с тем, что многие материалы у нас так и хранятся на Google Drive, но они интегрированы в библиотеку с помощью плагина.

Плагин не всегда ведет себя хорошо и немного глючит: на Mac, например, не всегда отображается содержимое embed’a, поэтому мы добавляем ссылку на основной документ тоже. Кроме того, чтобы увидеть документы, а не пустую страницу, надо быть залогиненным в Google Drive с рабочей почты.

Наконец, не все сотрудники, которые подгружают материалы, добросовестно прочитали инструкцию. Не всегда расставляют теги, оформление периодически страдает. Поэтому мы на время ограничили доступ к самостоятельному размещению, но если сотрудник приходит с идеей нового раздела и хочет поделиться мудростью с остальными, мы с радостью все загрузим и оформим.

Хотелки на будущее

Сейчас мы планируем превратить нашу библиотеку в настоящую лернинговую платформу, на которой можно в интерактивной и трансмедийной форме изучить даже сложные и нудные процедуры.

А еще — провести глобальный тренинг «Как правильно загружать файлы в библиотеку» для наших новых сотрудников, затем выложить его на библиотечную полку и шерить линк на тренинг через HR-бота, который, по сути, выступает PR-менеджером внутренней базы данных и помогает упростить поиск. Дальше — больше!

Материалы по теме:

Трудности переезда по работе: как адаптироваться к жизни в новом городе

«Даже консерваторам придется меняться». Как и когда VR заменит традиционное обучение персонала

Мы увеличили штат с шести до 370 специалистов, находясь в Сибири. Эти способы помогут и вам удержать персонал

Зачем (и как) применять геймификацию в обучении персонала: опыт KFC

Учеба не из-под палки: как мотивировать сотрудников к обучению

Фото на обложке: Convergent Media Group