Как безболезненно перейти на импортозамещающие сервисы — инструкция

Любая компания пользуется разнообразными сервисами (облачный хостинг сайтов и видео, менеджеры задач для команды, мессенджеры, аналитические и маркетинговые инструменты), и подавляющее большинство из них создано за рубежом.

Сегодня об ограничении работы в России уже сообщили Adobe, Cisco и многие другие компании: некоторые, как видеохостинг Vimeo, блокируют российских пользователей, другие работают только по уже оплаченным подпискам.

Конечно, многие из этих компаний могут со временем вернуться на рынок, но бизнесу необходимо работать бесперебойно в любое время. Чтобы обеспечить это, важно сделать несколько шагов.

1. Проведите ревизию сервисов, которыми пользуется компания

Проанализируйте инструменты, которые команда использует в работе. Учитывайте все сервисы, в том числе бесплатные, а также уточните у сотрудников, чем пользуются они — о некоторых вы можете даже не знать.

В итоге должен получиться не просто список названий, а перечень сервисов с уточнением следующих параметров: страна, в которой он создан, стоимость подписки, формат поставки (лицензия, облако, AppStore) метод и период оплаты.

Все эти сервисы имеет смысл разбить по категориям: например, для постановки задач и базы знаний — Notion, Jira, для кодовой базы и дизайна — GitLab, GitHub, Figma и Mirо, инструменты для коммуникации (внутри команды и с клиентами) — Intercom, Slack, Telegram, Discord.

Такой анализ поможет понять, насколько реально бизнес зависит от иностранных проектов, которые могут заблокировать доступ, не принять оплату или просто резко повысить цены.

2. Составьте список российских аналогов

Полностью идентичных сервисов в нужной вам сфере на рынке может не оказаться, но в целом российские сервисы готовы так или иначе закрыть большую часть потребностей бизнеса. Например, облачная инфраструктура сегодня развита у «Яндекса», «Сбера», VK.

Найдите аналоги даже для тех сервисов, которые не заявляли о блокировках, потому что сейчас сложно предсказать возможные сложности, а переход на новые инструменты важно сделать как можно более плавным. 

Для начала стоит воспользоваться бесплатными тарифами российских компаний и предложить сотрудникам протестировать их возможности. Хотя, если вы понимаете, что такая подписка точно пригодится, имеет смысл оплатить ее заранее — из-за увеличивающейся нагрузки некоторые сервисы уже начали поднимать стоимость услуг.

При этом оплачивать иностранные сервисы вперед на максимальный срок, возможно, не стоит: некоторые компании уходят, не возвращая деньги пользователям, поэтому это может быть рискованно.

3. Проанализируйте возможности для оптимизации

Сервисов для бизнеса сейчас так много, что некоторые подписки окажутся избыточными. Уточните у сотрудников, какие инструменты нужны им для работы, а без каких можно обойтись.

Может оказаться, что функции разных сервисов можно найти в каком-то одном, например Carrot quest и Chatra объединяют множество инструментов для коммуникации с клиентами, а образовательные платформы, такие как GetCourse, Core позволяют объединить в себе CRM, LMS, интеграцию приема платежей.

Для незаменимых инструментов стоит найти обходные пути работы. Самый очевидный вариант — смена локации для аккаунта, оплата с помощью иностранной карточки.

4. Наладьте коммуникацию с командами российских сервисов

На российские компании сейчас свалилась большая нагрузка: кто-то пользуется этой возможностью и максимально дружелюбно подходит к новым лидам, у кого-то порой враждебная техподдержка. Лучше заранее понять, с кем вы имеете дело. 

Некоторые команды российских сервисов активно помогают с переходом на их мощности — от этого не стоит отказываться, потому что так вы сэкономите время и нервы своих сотрудников.

Особенно важно познакомиться с сервисами, которые не просто помогают вам отправлять письма, а решают какую-то жизненно важную задачу — например, хранят в облаке данные. Тогда в случае сложностей вы будете знать, к кому обращаться и смогут ли там оперативно помочь.

5. Разделите российские и иностранные активы

Если у вас есть российское и международное направление, их стоит максимально разделить, если это еще не было сделано раньше. Важно создать отдельные контуры: юридическая, платежная и IT-инфраструктура должны быть независимы для каждого региона. Это поможет сотрудничать даже с теми проектами, которые находятся в санкционном списке. 

Для разных регионов имеет смысл использовать разные сервисы и аккаунты. Иностранный клиент реже согласится общаться в Telegram, а российской компании теперь сложнее развивать западные социальные аккаунты. Иностранные юрлица и счета — необходимость, если вы хотите продолжать работать с зарубежными клиентами.

6. Выгрузите свои данные 

Сохраните данные с сервисов, которыми пользуетесь. Например, для продуктов Google существует специальный GoogleTakeOut, который позволяет экспортировать архив своих данных — письма и контакты из почты, документы, видео с YouTube и так далее.

Это важно, чтобы в случае проблем (даже временных, вроде не прошедшей оплаты) вы не остались без важной информации — даже таких простых, как почты клиентов или истории переписок. По возможности настройте регулярный, например, ежемесячный экспорт. 

Проанализируйте другие сервисы, где может храниться важная информация, и выгрузите данные оттуда. Из некоторых мест чувствительную для бизнеса информацию вообще стоит удалить — например, не хранить пароли корпоративных аккаунтов в Google-документах. Этот совет актуален всегда, но сейчас стал особенно важен из-за участившихся атак злоумышленников.

7. Проверьте публичные страницы компании

На сайтах нередко используются видео из YouTube или Vimeo. Из-за блокировок и ограничений нужная информация может просто перестать отображаться, ваши сайт и страницы в соцсетях останутся без важной информации — а это риск потерять потенциальных клиентов.

Стоит заранее проверить, где и какая информация указана, а также создать копии нужных данных на альтернативных хостингах, чтобы при появлении сложностей быстро заменить ссылки.

Сейчас никто не может точно сказать, какие сервисы скоро вернутся на российский рынок, а с какими больше не получится работать. В любом случае, для бесперебойной работы компании важно максимально предусмотреть импортозамещающие аналоги, даже если через месяц они уже не будут нужны.

Стоит действовать системно: проанализировать сервисы, которыми вы пользуетесь сейчас, и предусмотреть возможности для оптимизации, а также оставаться на связи с сотрудниками, которые в конечном счете и будут использовать новые программы в работе.

Фото на обложке: Shutterstock / khak