Метод профессионалов: как управлять задачами с помощью почты и трекеров

Сколько почтовых ящиков нужно для счастья?

Сергей Фрадков: У меня 7 разных inboxes, в каждом — свои входящие и своя структура. iPhone, как и MacBook, имеет функции old и all, применив которые вы можете увидеть все содержимое ящика. Но я этим не пользуюсь, потому что всегда работаю в контексте конкретной компании в отдельной папке.

Михаил Авербах: Я собираю все в одном inbox, чтобы из него распределять письма и задачи дальше. У Blackberry, например, есть приложение Hub, которое аккумулирует в одном месте всю почту, сообщения из мессенджеров, уведомления из Instagram, Facebook, Slack и других каналов. Это самое лучшее, на мой взгляд, почтовое приложение. 

Систематизируйте все

Михаил Авербах: Для меня все сообщения в inbox активные. Это те дела, которые еще незакончены или требуют решения. Для упорядочивания входящего потока я использую систему распределения по проектам и темам: стандартный набор папок для каждого проекта.

Потом можно отфильтровать почту по именам, чтобы посмотреть, не скопилось ли долгов по отношению к конкретному человеку.

Иногда я использую почту для фиксации небольших денежных трат. Допустим, мы что-то делаем компанией, у меня общественный кошелек, и я за все плачу. В таком случае я просто фиксирую в почте, за что именно и сколько, и сам себе отправляю письмо.

Сергей Фрадков: Мой inbox приравнивается к «to do list». Там находятся письма, с которыми я что-то должен сделать. Отмечаю их разными флажками и цветом в зависимости от срочности и важности: красным — то, что я должен сделать к определенному сроку, оранжевым — вещи, связанные с передвижениями, например, билеты или бронирования. Желтый — необходимо с кем-то поговорить, синий — что-то прочесть.

Еще можно отправлять себе фотографии и задачи. Это опять же про searchable: письмо всегда можно найти, а значит, записи точно сохранятся.

Вывод: Многие инвесторы работают в контексте большого количества бизнесов. Кто-то предпочитает аккумулировать всю почту в одном месте, другие работают по задачам каждой компании в отдельных ящиках. При этом большинство переводят письма в «to do list».

Совет: Выработайте собственную систему распределения потока входящих писем и информации, апробируйте и совершенствуйте ее. Это поможет вам эффективно распоряжаться собственным временем и управлять процессами. 

Информация в почте должна быть searchable

Михаил Авербах: В контексте таск-менеджмента получается, что почта — это история про документооборот. Мои привычки сформировались еще тогда, когда самым крутым на свете прибором был Palm.

Самым ценным в нем было то, что все автоматически синхронизировалось с компьютером и было адаптировано для поиска по ключевым словам. Так можно было найти задачу годичной давности.

Было время, когда все с удовольствием пользовались ICQ (в том числе и наши разработчики), но в какой-то момент мы системно обязали всех перейти на Google Talk, который сейчас стал Google Hangouts. Смена мессенджеров была обусловлена тем, что Google Talk имеет функцию поиска, ICQ же — нет.

Но главное — он мог искать информацию внутри файлов, просто хранившихся на жестком диске и не подключенных к Outlook. Это позволяло найти почту даже 15-летней давности. И все было здорово, пока Microsoft не купил маленькую компанию Lookout. С появлением Windows XP поддержка Lookout прекратилась, и, к сожалению, сервис потерял свою полезность.

Вывод: Не столь важно, где фиксируются ваши задачи. Весь фокус в поиске.

Совет: Если вы можете найти то, что обсуждали, по ключевым словам или по времени, этого достаточно. 

Email-гигиена или утренний триаж инвестора

Сергей Фрадков: Почту необходимо регулярно чистить, избавляясь от непрочитанных писем. Кстати, очень важный нюанс: не используйте спам-фильтры. Туда может случайно попасть нужная вам информация.

Михаил Авербах: Мой утренний триаж почты занимает 15–20 минут. Термин триаж изначально взят из медицины и означает сортировку пострадавших в зависимости от степени тяжести. Самых тяжелых нужно лечить немедленно, остальных — во вторую очередь. Так и с письмами. 

Папку «Sent mail» я никогда не чищу. По-моему, это самый важный ящик, моя «священная корова». По своим отправленным письмам я могу быстро и достоверно восстановить события, поэтому в моей почте хранятся письма с 2000 года. 

Почта, которая всегда с тобой

Михаил Авербах: Мне хотелось бы, чтобы почта всегда была доступна оффлайн. Я не очень люблю облачные сервисы, если они не дублируют информацию на компьютере и не позволяют полноценно работать в автономном режиме. 

Сергей Фрадков: Я пользуюсь IMAP, чтобы все располагалось на сервере и синхронизировалось с устройством. Если я что-то удаляю, оно удаляется и здесь.

Совет: Если вы используете почтовый клиент наподобие Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Mac OS X Mail или другое современное email-приложение, определитесь с выбором протокола (POP3 или IMAP) при получении электронной почты. У каждого свои плюсы и минусы, и, зная о них, вы сможете решить, какой лучше использовать. 

В таск-трекерах самое главное — простота

Сергей Фрадков: На телефоне мы используем функцию «Напоминания». Для взаимодействия с проектами акселерационной программы и трекинга их задач — Trello; для Scrum разработчиков — Asana. Мы пробовали и Slack, но выяснилось, что для маленьких команд использовать его бессмысленно.

Как CRM мы отдаем предпочтение Pipedrive или Salesforce. Они удобны и популярны.

Михаил Авербах: Я считаю, что почта (как основной канал коммуникации) постепенно уступает свои позиции мессенджерам. Как только они смогут создавать «напоминалки», экспортировать сообщения в файлы и маркировать их хэштегами, мессенджеры станут новой почтой.

Конечно же, мы по-прежнему используем и Skype (в силу его массового распространения), а задачи фиксируем в Asana. Трекеры иногда вообще неактуальны. Например, в случае с проектами iDM USA Landing эффективнее встречаться лично. 

Некоторые трекеры задач присылают напоминания на почту, и в конечном итоге они попадают в тот же самый inbox, что очень удобно. Также для меня полезна опция отслеживания тегов в Facebook: я там редкий гость, а с помощью этой функции могу оперативно узнавать, в каких публикациях меня отметили.

Вывод: Ключ в простоте. Трекер задач должен обязательно располагать сквозным поиском и желательно — работать оффлайн, то есть локально на устройстве. Если необходимо создавать задачи для большого количества людей или крупных компаний, а затем отслеживать их, нужен эффективный и негибкий инструмент. Например, в акселераторе у проектов недельные циклы трекшнов и коллективное следование одному протоколу. В этом случае гибкость мешает, и скорее важна стандартизация. 

Вечные трекеры: старые добрые ежедневники

Сергей Фрадков: Когда речь идет о большом количестве задач и сумятице в них, я беру блокнот и записываю все на бумагу, чтобы реорганизовать их и выполнить в максимально короткий срок.

Михаил Авербах: В бумажном блокноте удобно фиксировать задачи. Я долгое время пользовался notepad — блокнотом большого формата с отрывными листами. Единственный минус — его неудобно носить с собой. 

Вывод: Ценность бумажных ежедневников не в самой бумаге, а в оперативной реорганизации списка срочных задач. Когда высока вероятность того, что все запланированное вы сделать не успеваете, бумажная версия списка становится намного удобнее, чем любой трекер задач, которым надо управлять. Суть в том, чтобы завершить дела; все остальное — просто инструментарий.

Файлообменники 

Сергей Фрадков: Dropbox хорош для обмена файлами и взаимодействия с другими. В отличие от Google Photos, он не сжимает фотографии, а загружает их автоматически при настройке соответствующей функции на iPhone. Его мы используем и для хранения личных фото.

Михаил Авербах: Google Drive неудобен своей непредсказуемостью с кэшированием. В этом смысле Dropbox мне нравится больше, но у него есть проблема с местоположением папок: мы привыкли к иерархическим и разветвленным структурам, а он все ставит в корень. 

Единственный удобный способ найти что-нибудь на Google Drive — нажать кнопку Shared with me. В этом случае откроется бесконечное количество файлов, которыми с вами поделились. 

Делегировать по-американски

Михаил Авербах: В России сервисы те же, что и в США, ведь большинство оттуда и заимствованы. Есть, конечно, и российские системы, но они мало чем отличаются от западных. Общая их концепция — создание либо иерархической структуры (условно — пирамидальной), либо плоской со сквозным поиском. Это две ключевые парадигмы, все остальное строится вокруг них. 

Подводя итог

Зачастую люди уделяют слишком много внимания системе, а не сути процесса. Количество задач в нашей работе таково, что уровень внутренней шизофрении крайне высок :) Это не раздвоение личности, а уже «раздесятирение», этакое количество мячиков, которыми можно жонглировать одновременно. В конце концов, все мячики должны быть в воздухе, кроме одного. То есть, чем выше их подбрасываешь, тем дольше они летят вниз.

Важно определить для себя, как вам удобнее систематизировать то, что необходимо сделать, а дальше — подстраивайтесь под систему, которую предлагает ваша среда, проект и команда, или изменения в жизни. Это, в первую очередь, ваша собственная ментальная гибкость. Оставайтесь пластичными, но структурированными, и все будет хорошо.

Материалы по теме:

3 признака плохого инвестора, которые нельзя игнорировать

13 первых вопросов, которые возникают у каждого стартапера

Как я провел успешную презентацию стартапа в 22 года

«Прожженные» и открытые к общению инвесторы — ваше большое преимущество

Семь вопросов, которые вы должны задать себе перед встречей с инвестором

Страшная сторона жизни Кремниевой долины