Хотите повысить эффективность работы ресторана? Вот 5 IT-решений, чтобы это сделать

1. IT-системы бронирования, телефонии, информирования гостя о бронировании

Традиционный бумажный вариант бронирования мест, включающий в себя книгу резервов, куда вручную вносятся номера телефонов гостей, по результатам наших опросов, тратит до 50% времени менеджерского состава и хостес.

Чтобы освободить сотрудников от выполнения рутинных задач и позволить им сфокусироваться на более важных вопросах, стоит ввести IT-системы бронирования, телефонии и информирования гостей. 

Читайте по теме: Инструменты, чтобы добиться рентабельности ресторана или бара 40%

Для внедрения систем бронирования есть несколько причин.

Экономия времени

При использовании книги резервов рассадка, продолжительность пребывания и ограничения по времени определяются практически вручную. На поддержание этой документации требуется не только время хостес и менеджерского состава, но и высокий уровень их компетенций. 

При использовании систем бронирования нужно внести информацию в базу, отмечать приход и уход гостей — и посадка будет, как на ладони. 

Контроль качества

Внедрив систему виртуальной АТС (ВАТС) с записью звонков, менеджер ресторана сможет контролировать, как персонал общается с гостями по телефону.

Это позволит корректировать обучение сотрудников и контролировать качество обслуживания.

Читайте также: Что пользователи ожидают от клиентского сервиса и как его грамотно выстраивать? Исследование 

Повышение лояльности

Синхронизация IT-решений для бронирования и телефонии (система телефонии ВАТС, iiko) позволяет получать данные для анализа предпочтений гостей.

Информация, которую в ручном режиме собрать практически невозможно, позволит вам сделать важные выводы и ответит на вопросы:

• как часто возвращаются гости,
• где они предпочитают сидеть,
• какие блюда предпочитают.

Применив эти данные, вы сможете продемонстрировать внимание к желаниям гостя, называть его по имени при звонке и бронировать ему «любимый» стол, что повысит лояльность ваших гостей.

2. IT-системы для управленцев

В ресторанном бизнесе важнейшим критерием успеха пока остается человеческий фактор.

Обеспечить выполнение задач персоналом возможно не только с помощью налаженной системы мотивации и дисциплины, но и благодаря IT-системам для постановки задач, которые пока не получили широкое распространение в ресторанном бизнесе. 

Простой таск-менеджмент

Неналаженная электронная система постановки задач в ресторане может стать преградой на пути эффективного управления командой. После формирования у сотрудников привычки использовать таск-менеджер, руководитель сможет видеть глобальную картину работы ресторана: от успехов маркетологов до доставки новой посуды.

Так вы сможете быстрее понять, в чем заминка и кто отвечает за данную задачу — это проще, чем писать в чаты или обращаться к каждому сотруднику лично. 

Читайте по теме: Зачем сети ресторанов создавать собственный софт

Важно, что в начале использования таких систем могут возникнуть трудности: нужно будет напоминать сотрудникам о системе, учить их ставить в ней задачи и контролировать использование программы.

Однако после того, как все эти этапы будут пройдены, вырастут:

1. скорость выполнения задач,
2. эффективность работы команды.

Идеи и планы не нужно будет держать в голове, а значит, вы точно не забудете о них.

3. Технологические платформы для обучения, аттестации персонала

На конкурентоспособность и успех ресторана напрямую влияет компетентность его персонала (поваров, барменов, официантов).

Тем не менее, процесс обучения и аттестации сотрудников зачастую оказывается трудно реализуемым и затратным по времени и ресурсам. Оптимизировать эти процессы помогают технологические платформы. 

Необходимость аттестации в цифровом формате

Печатные материалы — не лучший вариант для обучения: читать их долго и неудобно, это затягивает процессы.

Технологические платформы решают две задачи:

1. внедряют удобный для молодого поколения видеоформат обучения;
2. позволяют тестировать персонал по окончании курсов.

Это особенно комфортно, если у вас большой штат сотрудников. 

Как выбрать?

В первую очередь необходимо определить, насколько компетентны сотрудники и какими знаниями уже обладают, поставить цели обучения.

Разберем на примере линейного персонала:

• для барменов и поваров необходимо знание технологических карт,
• для сотрудников зала — сервис и знание меню.

После оценки этих навыков можно отследить уровень готовности сотрудника к работе. Затем необходимо определить свой бюджет и подобрать платформу с подходящим набором функций.

Например, в качестве бесплатной площадки можно использовать Classroom от Google, для работы с вложениями подойдет Service Guru, а для разработки обучения с нуля — GetCourse. 

4. Приложения для чек-листов и отчетности 

Из-за большого количества монотонных задач (открытие и закрытие заведения) в ресторанном бизнесе, сотрудники часто могут что-то упустить или забыть.

Решением стали приложения для чек-листов и отчетности, которые включают в себя список рутинных дел сотрудников, с которым они могут сверяться во время работы.

В этом случае вероятность забыть о чем-то практически равна нулю.

Например:

• платформа автоматизации операционного менеджмента Mojoform помогает с организацией выполнения ежедневных задач и обеспечивает отчетность по результатам;
• облачная платформа Retailiqa для мобильного аудита, задач, фотоотчетов, промо-акций. 

Подобные приложения отлично подходят для собеседований, чтобы не забыть задать все ключевые вопросы и отметить характеристики сотрудника. С их помощью можно легко контролировать показатели и формировать отчеты, а еще это экономия бумаги и решение проблемы с хранением документации.

Такие результаты возможны, если вы ответственно изучаете отчеты и вносите нужные поправки. 

5. CRM — системы лояльности для гостей

Конкурентоспособность в ресторанном бизнесе поддерживается в том числе за счет удержания гостей и создания системы лояльности, которая обеспечивает повторное посещение заведения.

Для этой задачи подойдут CRM-системы, которые обеспечивают анализ и удержание вашей аудитории — для ресторанного бизнеса это могут быть Loona и ReMarked.

Три задачи, которые решит CRM-система: 

1. создание базы гостей; 
2. анализ их потребительского поведения; 
3. создание персонифицированных предложений для разных гостей и рассылка СМС или push-уведомлений. 

Совет: CRM-систему стоит полностью интегрировать с уже существующими решениями в ресторане:

• телефонией,
• системой бронирования,
• рассылкой СМС и push-уведомлений,
• системой учета (iiko).

Тогда вы сможете составить детальный портрет вашего гостя и использовать полученные данные в маркетинговых целях, чтобы создать больше точек контакта с гостем. 

Чтобы успешно внедрить CRM-системы лояльности в ресторане, стоит обратить внимание на реализацию следующих этапов:

1. выбор инструментов взаимодействия с гостями совместно с маркетологом: необходимо выявить, какие предложения стоит ввести и через какие каналы будет проводиться коммуникация с гостями; 
2. информирование персонала о существующей системе и контроль знаний и компетенций сотрудников в отношении CRM-систем. 
3. формирование мотивации для персонала за установку карт лояльности гостям и поддержание функционирования CRM-системы ресторана. 

Заключение

Сейчас на рынке много разнообразных CRM-систем. При выборе необходимой стоит отталкиваться от потребностей конкретного ресторана:

• наличия модификаций для доставки,
• дисконтных карт и бонусов за их оформление,
• специальных предложений. 

Важно, что возможность внедрения новых технологических решений в ресторане лучше заранее обговорить с IT-специалистами. Кроме того, в начале использования необходимо следить, как гости реагируют на применение новинок. 

Читайте также: Рекомендации бизнес-ангела по созданию успешного FoodTech-стартапа

Чтобы внедрение IT-систем было эффективным и принесло ожидаемые результаты, лучше действовать поступательно: 

• стоит начать с платформы для обучения и аттестации персонала, которая поможет новым кадрам пройти этап адаптации и влиться в рабочий процесс; 
• затем нужно внедрить приложения для чек-листов и отчетности, чтобы контролировать сформированную систему обучения и работу персонала в соответствии со стандартами; 
• далее можно переходить к проработке коммуникации с гостями, поэтому необходима CRM-система, которая поможет формированию лояльности. IT-системы бронирования стоит подключить практически одновременно с CRM, чтобы синхронизировать их работу; 
• в последнюю очередь внедряются IT-системы для управленцев, с их помощью можно будет контролировать работу всех установленных ранее систем. 

Таким образом, внедрение технологических решений в работу ресторана или кафе при правильном подходе и постоянном контроле, по нашим оценкам, поможет сохранить до 15% рабочего времени персонала и повысить возврат клиентов на 10-20%. 

Фото на обложке: Shutterstock / NDAB Creativity