Что делать руководителю, если его обокрали? Пошаговый план действий

1. Отключите доступ и ограничьте связь вора с компанией и клиентами

Первое, что нужно сделать, как только вы обнаружили воровство (и абсолютно в этом уверены) — отключить все доступы (физические, цифровые), которыми может воспользоваться вор.

Это может быть доступ к клиентской базе, к рабочим серверам. Если у вора есть корпоративный телефон, его также нужно изъять или временно заблокировать. То же самое касается компьютера или ноутбука — технику нужно забрать.

Обязательно проверьте, кто еще имеет доступ к важным данным, и также закройте его. Допустить обратно к данным можно только после проверки человека на связь с вором.

Поэтому первый шаг — обрубить всю возможную связь, которую вор имел с компанией и её клиентами.

На этом этапе мне в компании в своё время очень помог коллективный разум — общение с коллегами в этом вопросе. Мы создавали специальный чат, в котором подобно обсуждали случившееся среди наших руководителей офисов, размышляли над последующими шагами и этапами. Как говорится: «Одна голова — хорошо…»

2. Попытайтесь добиться возмещения убытков или идите в полицию

Только тогда, когда вы отключили вора от всевозможной связи с вашими клиентами и компанией, можно начинать общаться.

Цель разговора — не «понять и простить», вам необходимо разобраться с возмещением убытков. Ситуации могут быть очень разные, но два основных варианта развития событий: вор идёт на контакт или отказывается общаться.

Если есть контакт, то, возможно, у вас получится договориться о возмещении или возврате украденного имущества. Сначала вы обозначаете потерянную сумму, получаете согласие (или совместно корректируете), обговариваете условия возврата, и здесь самое важное: фиксируете все договоренности на бумаге и виде расписки!

Порой этот способ — личное общение без привлечения полиции — оказывается самым быстрым.

Даже если возврат будет осуществляться частями, поверьте, по итогам это окажется быстрее, чем через полицию. Ещё раз фиксирую внимание, что обязательно все условия и договоренности должны быть прописаны на бумаге.

Хотел бы привести примеры мирного урегулирования из практики. В 2012 году у нас была некрасивая ситуация, и человека поймали фактически «за руку». Схема обмана была следующая: бонусы менеджера формировались относительно валовой прибыли, которую он банально сочинил, в нужном ему объёме, конечно.

Цифры копировались практически без изменений от месяца к месяцу, пока правда не вскрылась. Тогда всё прошло быстро: мы между собой поговорили, человек принял ситуацию и согласился с предложенными условиями: самому написать заявление «по собственному желанию», и поскольку сумма была небольшая, зарплатой убытки покрыли. Расстались, можно сказать, мирно.

Была и другая история. В 2014 году нам попался нечестный бухгалтер. Сумма тогда вышла существеннее — в течение достаточно длительного времени сотрудник выводил «лишние» деньги себе на счёт. Одной зарплатой не покроешь, но можно сказать, что нам повезло — человек никуда не пропал и шёл на контакт.

Мы с ним вели переговоры, пытались найти какой-то компромисс, но так, чтобы не терять и свою позицию. Общались достаточно долго, честно скажу, но решение нашли: взяли расписку, что человек вернет долг частями, всё подробно расписали: даты, суммы. В итоге получили своё по договоренности.

Учитывайте, что время будет работать против вас, и чем быстрее заявление будет написано и откроют уголовное дело, тем больше шансов, что вы сможете возместить ваши убытки.

Перед походом в полицию проведите инвентаризацию, будь это товар, информация, деньги. Необходимо понять, чего не хватает, и обязательно составить акт о пропаже вместе с руководителями и ответственными лицами за этот участок работы.

В полиции пишите заявление и предоставляйте все необходимые документы. Важно при возбуждении уголовного дела от полиции просить документы для блокировки счетов вора и т.д (см. первый пункт).

Тут хотелось бы дать совет из собственного опыта — если у вас есть возможность урегулировать вопрос лично, между собой, постарайтесь не вмешивать полицию.

Дело в том, что добиться возбуждения уголовного дела достаточно сложно. Для этого полиция должна усмотреть неправомерные действия, и если с фактическим воровством это более-менее реально, то с любым мошенничеством, так сказать, более тонким, возникнут трудности с доказательствами.

Например, у нас был случай, когда мы приобрели у непроверенного контрагента товар. Веб-сайт, где был произведен заказ, впоследствии пропал, продукцию, конечно же, нам не привезли. Сначала уголовное дело вроде бы возбудили, а потом закрыли с формулировкой, что нам надо просто «чуть дольше подождать доставки». 

3. Честно поговорите с коллективом, а также с клиентами

В компании должна быть честность, даже если случилось что-то неприятное. Необходимо сделать общее собрание и изложить факты: кто виноват, что он сделал, какие меры сейчас предпринимаются, какое отношение у руководства, как должен вести себя коллектив.

На самом деле обычно подчиненные сами уже многое знают и всё понимают. Эта ситуация, несомненно, повлияет на всех ваших сотрудников тем или иным образом (по работе или психологически), и открытость руководителя в этом вопросе просто необходима.

С кем-то придется поговорить на эту тему отдельно побольше, кому-то будет достаточно общей информации. Важно показать, что вы открыты для общения.

Необходимо самому или через ближайших подчиненных рассказать о случившемся клиентам, прямо или косвенно связанному с вором или его направлением отделом. Поговорите с ними так же честно и открыто.

Руководитель может сам решить, как это лучше сделать: отправить письмо или прозвонить лично. Нужно это, во-первых, чтобы предупредить и обезопасить от дальнейших действий вора, ведь человек может пойти к клиенту. Во-вторых, возможно, что-то дополнительно по существу выяснится от самих клиентов, и эта информация поможет вам в процессе дальнейшего общения с вором или полицией.

По моему опыту, самое сложное общение с клиентами случилось у нас, когда менеджер ушёл, «забрав» с собой клиентскую базу. Оно и понятно, ведь получается, что в течение длительного времени клиент общался с конкретным доверенным ему лицом, а тут звонит другой человек, незнакомый, от компании, и говорит, что это доверенное лицо вовсе не такое приличное, а совсем наоборот — вор.

В это же время ушедший сотрудник может сам параллельно рассказывать свою версию происходящего. В такой ситуации поможет лишь терпение и личное общение с каждым клиентом. Нужно будет потратить время, чтобы всё наладить, поскольку новые доверительные отношения быстро не строятся.

4. Воровство оставляет эмоциональный след: поработайте над самим собой

Руководителю важно поработать со своими эмоциями. Это касается больше внутреннего, и вам нужно перевести минус в плюс.

Например, теперь есть новые знания и опыт: раз такая ситуация произошла, значит, безопасность хромает, и нужно улучшать защиту. Но тут важно не стать фанатиком, иначе вы просто погрязнете в контроле за всеми, и забудете про развитие, а это всегда своего рода риск.

Проговорите случившееся, например, с вашей второй половиной, с другом или близкими. Если же вы чувствуете, что ситуация задела вас очень сильно, то имеет смысл обратиться за профессиональной помощью к психологу.

Основная задача — выговориться, прожить этот момент несколько раз, чтобы он не «застрял» внутри и не стал вредить вам. Как только вы почувствуете, что ситуация вас стала цеплять меньше, это будет означать, что вам уже лучше, вы отпустили случившееся и на верном пути.

Мне в своё время помогало коллективное общение. Как я уже упоминал выше, у нас в компании принято делиться и помогать друг другу. У нас есть чат руководителей: это десять умудрённых опытом, поддерживающих друг друга ребят.

Коллективное обсуждение, высказывание мнений, даже медитации — всё это помогло мне пережить ситуацию, ответить на главный вопрос, возникающий у руководителя в ситуации с воровством: «Почему это случилось со мной?»

5. Займитесь улучшением безопасности: трезво, вдумчиво и не спеша, без эмоций

Наконец, когда вы прошли все вышеперечисленные пункты, можно заниматься улучшением безопасности.

Конечно, если вы обратились в полицию, возмещение убытков затянется, но, подав все документы и предоставив данные, вы уже можете заниматься своими делами. Шаги, которые вам надо будет непосредственно сделать, зависят от структуры компании и её масштабов, но в любом случае без профессиональной сторонней помощи, скорее всего, не обойтись.

• Во-первых, если бизнес совсем небольшой, и воровство было «физическое», установка видеокамер способно помочь, также потребуется система контроля доступа на работу и введение пропусков.
• Во-вторых, если утечка была в том числе и цифровая, надо обратиться к программистам, системным администраторам: нужно поменять пароли, сделать более персонализированный доступ и усилить защиту системы.

Обращаясь в сторонние компании, очень внимательно отнеситесь к репутации фирмы, не бегите за дешевизной, поскольку больше всего о системе безопасности, её сильных и слабых сторонах знают именно установщики этой системы. Важно, чтобы они сами были честны и надежны. Тогда ситуация, с большей вероятностью, не повторится.

Желаю вам успешного бизнеса без воровства. Ниже предлагаю пошаговый чек-лист: что делать руководителю, если его обворовал собственный сотрудник:

1. Обрубить связь вора с компанией (закрыть доступ к документам, отключить телефон);
2. Попытаться договориться о возмещении ущерба лично, если вор не идёт на контакт — идти и писать заявление в полицию;
3. Сделать в компании общее собрание, честно обговорить с коллективом ситуацию. По необходимости пообщаться лично с сотрудниками;
4. Рассказать клиентам, связанными с вором, о ситуации;
5. Проработать свои эмоции по поводу ситуации, чтобы не зациклиться на контроле;
6. Сделать стратегические выводы и заняться улучшением безоспасности.

Фото на обложке: Shutterstock / Sunshine Studio