Колонки

Важные инструменты для ивентора, которые следовало бы придумать до карантина

Колонки
Олег Крючков
Олег Крючков

Основатель и управляющий партнёр EventPlatform

Виктория Сафронова

Если вы заказываете мероприятия — это чеклист «на что обратить внимание». Если вы организуете мероприятия — это список требований к платформе, логистике и техническому сопровождению. Если вы не делаете ни того, ни другого — это для вдохновения. Возможно, эти идеи натолкнут и вас на новые мысли — неважно, в каком бизнесе вы работаете. Рассказывает Олег Крючков, основатель и управляющий партнер EventPlatform.

Важные инструменты для ивентора, которые следовало бы придумать до карантина

Подводя итоги прошлого года, я обратил внимание на одну любопытную вещь. Пока мы, казалось бы, боролись с карантинным кризисом, нам удалось придумать множество полезных приемов и инструментов... которые прекрасно применяются не только в режиме «онлайн». Которые будут востребованы и далее, когда индустрия окончательно вернется в прежний режим. Которые можно было бы внедрить значительно раньше — но, видимо, каждому из нас требуется стресс, чтобы пробудить скрытые резервы и вывести талант изобретателя на новый уровень. Вот несколько наших находок.

 

Контент как на ладони. «Мегачат» — лента новостей и интерактива

Когда-то меня очень удивило: некоторым участникам было неудобно, что голосования находятся в одном разделе приложения, а «вопросы докладчику» — в другом. Для переключения между этими двумя действиями нужно нажать целых две кнопки. А потом мы поняли, что «дорога ложка к обеду»: актуальный контент, и тем более приглашение ко взаимодействию, запрос на обратную связь должен быть доступен быстро, понятно и сразу. Мы назвали новый концепт «мегачатом»: это такая бегущая лента, в которой не только общаются участники, но и публикуется контент, дополняющий выступления и дискуссии. Теперь это уже не просто «болталка», а инструмент вовлечения участников, стимулирования к активным действиям.

Мы переосмыслили и роль режиссера. Не модератора, а именно режиссера, который дирижирует происходящим и своевременно выводит в Мегачат нужный материал. Он оживляет, иллюстрирует рабочие сессии, помогая спикеру сделать выступление зрелищным, эмоциональным и понятным.

Онлайн-мероприятие должно быть в десять раз более продуманным, структурированным и ярким для того, чтобы быть результативным.

Мы осознали, сколь важна «интуитивная навигация». Возможность высказаться не должна быть спрятана за кнопочками — это важно учитывать при формировании требований к event application.

 

Акценты, параллели, сарказм: сервис цитат

В ходе одного из мозговых штурмов на тему «Как добавить энергетики в ленту мегачата», мы придумали сервис цитат.

Емкие, лаконичные и релевантные цитаты формируют эффект драматизации. Они возникают в нужный момент, привлекают внимание, подчеркивают важные мысли, иллюстрируют тезисы, заставляют аудиторию восхититься, улыбнуться, запомнить сказанное. Мы успешно опробовали много способов использовать цитаты. Даже если вы не используете никакой программной платформы, видеоинженеры могут публиковать цитаты в рамках трансляции. Цитаты могут быть спрятаны и в слайды, и в стикеры с QR-кодами, добавляя элемент квеста. В нашем случае цитаты — это компонента мегачата, и участники, ко всему прочему, могут немедленно делиться ими в блогах и социальных сетях.

Неважно каким способом — цитируйте великих. Цитируйте своих спикеров. Цитируйте собственных сотрудников — им приятно, всем остальным — полезно. Назовите это видом нематериальной мотивации в рамках мероприятия.

 

Комфорт участника: бесшовная интеграция

До карантина технологические новинки, используемые на мероприятиях, носили «лоскутный» характер. Онлайн-платформа — это по определению целостная среда. Это уже не маленький гаджет внутри оффлайн-форума, а, наоборот, форум внутри гаджета.

Поэтому мы дали организаторам возможность интегрировать в платформу любые плееры трансляций: выбор — это важно. Мы сотрудничаем с организаторами онлайн-тимбилдингов — и теперь умеем бесшовно «перебрасывать» участников в игру, созданную третьей стороной, а в нужный момент вернуть в деловую программу.

Хорошим примером интеграции является внедрение в DEEP Platform модуля Instagram. Гости мероприятий с удовольствием делятся в Instagram дипломами, фотографиями, цитатами. Берите на заметку и не пытайтесь сделать все сами, помните: интеграция — работает.

 

Контроль присутствия: для особо хитрых

Один из главных критериев оценки активности участников — продолжительность просмотра трансляции. Чтобы отличить ситуацию «включил и ушел пить кофе» от «включил и внимательно смотрит», DEEP Platform использует всплывающие окна с простыми вопросами («Вы с нами?»), с приглашением подтвердить присутствие нажатием кнопки. Такие окна, появляясь неожиданно поверх экрана трансляции, отражают честную картину внимания участников.

Рекомендую такой же подход использовать и в оффлайне. Если вы используете мобильное приложение мероприятия — окно с вопросом появится на гаджете гостя во время оффлайн-доклада, сохраняя эффект внезапности и добавляя элемент геймификации в мероприятие. Если нет — предложите спикерам разместить на некоторых слайдах или даже устно упомянуть в ходе выступления «слова-пароли», которые участники будут собирать, борясь за приз «самому внимательному».

 

Данные скажут все: анализ поведения участников

Наконец-то обработка данных о поведении участников по-настоящему ценится! Event Data, корреляционный анализ, «честные» оценки, сегментирование аудитории при голосованиях и опросах, сегментация голосований.

Заказчик не видит участников, но хочет знать о них все: активность, внимание, настроение, факты жульничества в попытках заработать дополнительные бонусные баллы. Попробовав в онлайне, организаторы поняли важность этих данных вне зависимости от формата мероприятия.

Сбор данных мероприятия — еще один аргумент в пользу программных платформ и мобильных приложений, где сохраняются все действия участников. Но и без них можно расставить «контрольные точки» в пространстве и времени, чтобы фиксировать движение гостей и собирать обратную связь. В любом случае помните: сбор и анализ данных поможет оценить эффективность текущего мероприятия и точнее настроить следующие.

 

Повторенье — мать ученья: репетиции для всех

Работа со спикерами — отдельная дисциплина event-менеджмента. Онлайн с проблемами удаленности и «оторванности» от аудитории подчеркнул необходимость тщательной подготовки. Даже самые «звездные» спикеры поняли важность репетиций.
DEEP Platform собирает репетиции, тестируя выход в эфир каждого спикера, модераторов панельных дискуссий, онлайн-ведущих. Это требует времени видеоинженеров, службы поддержки и, естественно, самих спикеров. Это требует расхода ресурсов. И является залогом успешного мероприятия.

Но это важная инвестиция и в офлайн-мероприятие. Репетиции снизят риски организаторов, и эти вложения времени и сил обязательно окупятся.

Это лишь несколько уроков, которые мы извлекли «в онлайне», и теперь активно пользуемся этими приемами. Наверняка и вы открыли для себя много новых полезных и универсальных инструментов, которые будете применять и дальше.

Буду рад обсудить ваше мнение на этот счет.

Фото: Sushiman / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 #ТЫЖИВЕНТОР: топовый ивент-менеджер – какой он?
  2. 2 Пренебрежение подготовкой и слишком много интерактива: 11 типичных ошибок при запуске онлайн-ивентов
  3. 3 Зачем компаниям участвовать в ивентах и как выбрать наиболее эффективный вариант продвижения?
Стажировка в IT
Гринатом зовет студентов и начинающих специалистов на программу Greenlab
Узнать больше