Топ-менеджер Mail.Ru Group — о том, как организовать работу, чтобы все задачи выполнялись в срок

Удивительно, но чтобы задачи делались в срок, сроки надо называть. Этого принципа достаточно просто придерживаться, если осознать, что за абстрактным понятием «соблюдение сроков» всегда стоит вполне конкретная последовательность действий.

Егор Ганин, руководитель направления облачных и бизнес-сервисов Mail.Ru Group

Теория

Для больших задач сроки назвать затруднительно, поэтому «слонов» принято есть по частям – разбивая на этапы, длительность которых можно оценить с точностью до недели. Небольшие обозримые задачи, в которых задействовано конечное количество людей, нужно стараться оценивать с погрешностью в пару дней.

По-хорошему, для сотрудника, определившего срок, есть два варианта дальнейших действий, гарантированно способствующих росту кармы менеджера. Первый — все успеть вовремя. Второй — если срок не выполняется, заранее сообщить об этом всем причастным и назвать новую дату (и не самую комфортную для себя — это должно стать компенсацией за срыв). Не ждите, когда вас спросят о новых сроках – называйте их первыми.

Офис Mail.ru в Москве. Источник: Look at Media

Не всегда удаётся успеть к дедлайну, и это абсолютно нормально. Главное — не делать вид, что дедлайна не было вовсе. Что «не успели» — надо понимать заранее и за несколько дней до этого необходимо подготовить новый план и график. Как только первая цель утратила актуальность, у команды должна моментально появиться вторая. Смена срока должна происходить с внятным объяснением, содержащим в себе выводы, по которым это произошло, и причины, по которым не повторится вновь, чтобы люди понимали, к чему стремиться. Если этого не сделать, проект будет делаться вечность, обновляя все новые и новые рекорды по срокам.

Есть еще один вариант — забыть об обещании. Такое развитие событий свидетельствует о том, что сотрудник, называющий сроки, не соответствует занимаемой позиции.

Это теория. Расскажу, как мы воплощаем её на практике.

Практика

Мы пользуемся общим трекером, в который все менеджеры в течение недели записывают свои задачи, как в записную книжку — без подробностей. У нас это Teambridge (который, правда, уже объявил о своем закрытии), но для таких целей подходит и Asana, и Trello, и множество других систем управления проектами. Раз в неделю мы собираемся, чтобы сверить статус всех задач: по результатам этой встречи какие-то из них мы актуализируем, какие-то переносим. Оцениваем идеи, появившиеся за неделю, и решаем их судьбу.

Офис Mail.ru в Москве. Источник: Look at Media

Жизненный цикл задачи можно условно разделить на два этапа: проработка и разработка.

Проработка

Начинается с момента старта работы над задачей. От качества проработки менеджером задачи зависит актуальность и исполнимость сроков. Она состоит из погружения в тему, исследования, описания задач, а также встречи с коллегами. После каждой встречи организатор должен cоставить краткое резюме: описать, с кем, когда и по какому вопросу встречался, о чем договорились, перечислить сроки выполнения этих договоренностей и ответственных, а также указать, каким будет следующий этап работы. Это резюме отправляется по списку рассылки, в который входят все заинтересованные лица сервиса. Ключевые даты, названные на встречах, я заношу в to-do-list, который напоминает мне, когда надо вернуться к проекту и проверить статус задачи.

Цель этапа — продумать проект, оценить его необходимость и перспективность для сервиса. А если решено взять его в разработку, то и сформулировать задачи, оценить их по времени, составить road map и назвать даты начала работ и ориентировочного завершения.

Столовая сети Cafetera в офисе Mail.ru. Источник: Look at media

Разработка

На этом этапе на проект начинает тратить силы и время команда, для которой менеджер любезно расписал задачи. Статей по организации разработки достаточно много, и взять можно любую практику: общая суть эффективных методик в том, что проекты надо хорошо описывать и трекать. Идеальной считается задача, к которой у разработки в таск-трекере нет ни одного вопроса. Если проект детализирован, каждая его подзадача имеет сроки, а статус регулярно обновляется, руководитель проекта в любой момент сможет понять, если что-то пойдет не так, и принять меры.

Главное, о чем не стоит забывать: успеет проект в срок или нет на 80% зависит от менеджера и того, насколько качественно он прорабатывает задачи.

Следуя этому алгоритму, вы и ваша команда в любой момент четко знаете, каким будет ваш следующий шаг. Более того: у каждого человека есть понимание того, когда отчётный период, и как нужно распределить нагрузку, чтобы успеть до дедлайна. Такая определенность значительно помогает не растягивать проекты до бесконечности и позволяет доводить задуманное до финала.

Фото на обложке: пресс-служба Mail.ru.

Материалы по теме:

Сбербанк расскажет, как стать Data Driven корпорацией и сделать модели умнее экспертов

Mail.Ru Group разработала приложение для обхода блокировок в Украине

Названы самые дорогие компании рунета в 2017 году по версии Forbes

Как все успевать: лайфхаки от российских предпринимателей и топ-менеджеров