Содержание:

• Что такое приемка товара?
• Как принимать товар по количеству и качеству?
• Правила для заказчиков и поставщиков
• Оформление поступаемого товара
• Оборудование и ПО для автоматизации
• Сроки приемки
• Документирование расхождений
• Порядок действий при расхождении
• Лица, ответственные за приемку
• Акт о недостаче

Что такое приемка товара?

Приемка товара — это проверка продукции, которую компания получает от поставщика. Основная цель — убедиться, что товар соответствует заказу по количеству и качеству. Назначение приемки товаров — избежать недостач, брака или других проблем.

Есть два типа приемки:

1. Приемка по количеству — проверяется, соответствует ли количество товара накладной. Например, если в заказе было 100 единиц продукции, нужно убедиться, что их действительно 100.
2. Приемка по качеству — оценивается, соответствует ли товар заявленным характеристикам. Например, заказали смартфоны с 128 ГБ памяти, а пришли с 64 ГБ — это проблема качества.

Пример: магазин заказал 50 ноутбуков. Сначала проверили количество — все на месте. Затем один ноутбук включили и проверили работоспособность — качество тоже соответствует.

Как принимать товар по количеству и качеству?

Устанавливается регламент, приемка товара по количеству и качеству которого проводится в строгом соответствии с установленными стандартами.

Как принять по количеству:

• Посчитайте все коробки, упаковки или отдельные предметы, сравните по числу с тем, что указано в накладной или заказе.
• Проверьте накладные, сверьте числа в документации с фактическим количеством, если совпадает, переходим к проверке качества.
• Проверяйте каждую единицу. Иногда ошибки случаются при пересчете или упаковке.

Как принять по качеству:

• Распакуйте и осмотрите, проверьте внешний вид, нет ли царапин, сколов или других повреждений.
• Убедитесь, что соответствует по цвету, размеру, модели и другим характеристикам, если товар технический, убедитесь, что он работает.
• Если у есть эталонный образец или описание, сравните с ним.
• Тестируйте продукцию. Например, заказали 20 лампочек — включите несколько, чтобы убедиться, что они работают.
• Сравнивайте с описанием в документах. Если заказывали синюю мебель, а привезли зеленую, это нарушение качества.

Читайте также:

Как открыть продуктовый магазин: пошаговая инструкция

Конкурентные и неконкурентные способы закупки: что лучше выбрать бизнесу

Что делать, если все в порядке:

• Если численность и стандарт соответствуют, подписывайте накладные и принимайте на склад.

Что делать, если что-то не так:

• Составьте список обнаруженных проблем, недостача, брак, повреждения.
• Свяжитесь с поставщиком, чтобы договориться о замене, возврате или пересчете стоимости.

Чтобы заниматься приемкой, используется акт приемки товара по количеству и качеству — это документ, в который нужно фиксировать результаты проверки товара при его поступлении. В нем указываются все выявленные несоответствия или подтверждается, что товар соответствует условиям контракта. 

Такой акт приемки товара важен для защиты интересов покупателя в случае разногласий с поставщиком.

Правила для заказчиков и поставщиков

Чтобы процесс поставки прошел гладко, заказчикам и поставщикам нужно соблюдать определенные правила. Заключите договор, приемка товара по которому осуществляется по количеству и качеству. В соответствии с его условиями, каждая партия проверяется на соответствие заявленным характеристикам.

Правила для заказчиков:

1. Четко оформляйте заказ, указывайте точное количество, качество и другие характеристики, пропишите сроки доставки и условия.
2. Будьте на связи, подтверждайте заказ и отвечайте на вопросы поставщика, сообщайте об изменениях вовремя.
3. Убедитесь, что на месте есть люди и оборудование для принятия заказа, проверьте документацию перед тем, как подписывать.
4. Фиксируйте несоответствия, если что-то не так, сразу записывайте и сообщайте продавцу, не принимайте, если есть проблемы, пока они не будут решены.

Правила для поставщиков:

1. Доставляйте в указанные сроки, сообщайте заказчику, если возникают задержки.
2. Соблюдайте качество, убедитесь, что все соответствует заказу по всем параметрам, проверяйте продукцию перед отправкой, чтобы избежать брака и повреждений.
3. Присылайте нужную документацию вместе с заказом — накладные, счета и прочее. Убедитесь, что информация в бланках соответствует фактической поставке.
4. Если заказчик сообщает о проблемах, быстро реагируйте, договаривайтесь о возврате, замене или другой компенсации.

Оформление поступаемого товара

Вот как правильно оформить поступление:

• Проверьте, есть ли все нужные документы — накладные, счета-фактуры. Сверьте информацию в документах с реальным количеством и качеством.
• Убедитесь, что поставка соответствует вашему заказу по численности, качеству и другим параметрам. Если совпадает, переходите к следующему шагу.
• Внесите все данные о поступлении в учетную систему на складе или в специальные журналы. Укажите количество, дату поступления, поставщика и другие сведения.
• Нанесите маркировку, прикрепите на изделие наклейки с информацией: артикул, дата поступления, код. Это поможет быстрее найти на складе этот товар и избежать путаницы.
• Поместите продукт на правильное место на складе, следуя правилам хранения.
• Подпишите документы, подтверждающие, что заказ принят и учтен.

Читайте также:

Что такое акт сверки и зачем он нужен

«Хочу открыть кофейню»: какие ошибки совершают на старте и о чём молчат опытные предприниматели

Оборудование и ПО для автоматизации

ПО для приемки товара значительно упрощает и ускоряет процесс, помогая избежать ошибок и недостач. Современные технологии позволяют вести учет товаров быстро и точно.

Примеры оборудования:

• Сканеры штрих-кодов.

Позволяют моментально считать информацию с коробок и упаковок, сверяя её с заказом. Например, при приемке крупной партии товаров на складе.

• Электронные весы.

Помогают точно измерить вес продукции, что важно для товаров, которые принимаются на вес.

• Терминалы для сбора данных (ТСД).

Мобильные устройства, которые объединяют функции сканера и компьютера, автоматически внося данные о товарах в систему.

Программное обеспечение для автоматизации:

• «1С: Управление торговлей 8».

Одна из самых популярных программ для автоматизации учета товаров и приемки. Она позволяет быстро сверять полученные товары с заказами, фиксировать любые расхождения и интегрироваться с другими системами учета.

• «МойСклад».

Облачная система для автоматизации складского учета и приемки товара. Она помогает вести учет поступлений, проверять количество и качество товаров, а также управлять движением продукции по складу.

• Класс 365.

Программа для управления бизнесом, включающая инструменты для приемки товара. Позволяет быстро фиксировать поступления, сверять накладные и управлять запасами.

• Складское ПО WMS от компании «Логистика».

Эта система предназначена для автоматизации работы складов, включая приемку товаров. Она помогает организовать учет поступлений, фиксировать данные и отслеживать движение товаров на складе.

Сроки приемки

Сроки приемки товара играют важную роль в процессе проверки продукции. Если не уложиться в установленные временные рамки, можно упустить возможность предъявить претензии поставщику в случае брака или недостачи.

Основные сроки приемки:

• Приемка по количеству.

Проводится сразу при получении товара. Это нужно, чтобы тут же обнаружить недостачу или лишние позиции. Например, магазин получает 100 единиц товара, и пересчитывать их нужно сразу на месте.

• Приемка по качеству.

На это дается чуть больше времени. Например, для непродовольственных товаров срок может составлять несколько дней, чтобы покупатель успел осмотреть продукцию и выявить возможные дефекты. Для продуктов питания часто действуют более строгие сроки, поскольку их качество быстрее ухудшается.

Важно придерживаться установленных сроков, чтобы защитить свои права и избежать потерь.

Читайте также:

Как провести анализ поставщиков

Факторинг и форфейтинг: сравнение и отличия

Документирование расхождений

Это важный шаг при приемке товара, который помогает зафиксировать любые несоответствия в количестве или качестве продукции. Если этого не сделать вовремя, можно потерять возможность предъявить претензии поставщику.

Как документировать расхождения:

1. Составьте акт. В документе укажите все выявленные проблемы: недостачу товара, повреждения или несоответствие характеристикам.
2. Приложите фото или видео. Это особенно полезно, если товар пришел с браком или поврежденной упаковкой.
3. Подписи ответственных лиц. Важно, чтобы и поставщик, и получатель подписали документ, подтверждая факт расхождений.

Например, магазин получил партию посуды, но 10 тарелок оказались разбиты. Это зафиксировали в акте, сделали фотографии и сразу отправили документы поставщику, чтобы урегулировать вопрос.

Порядок действий при расхождении

Если при приеме обнаружили несоответствия, важно действовать по определенному распорядку, чтобы быстро решить проблему. Вот, что нужно предпринять:

• Определите проблему.
• Составьте список обнаруженных отклонений, укажите количество, вид проблемы и сделайте фото повреждений.
• Заполните акт, где в подробностях опишите проблему, укажите дату, время, место и поставьте подпись.
• Отправьте копию акта поставщику по электронной почте или почтой России. Объясните, какие проблемы возникли и предложите возможные решения.
• Дождитесь ответа от продавца, он может предложить заменить, вернуть деньги или исправить недостатки.
• Оформите документально ваше решение с поставщиком, заполните необходимые документы, убедитесь, что товар возвращен или заменен в согласованные сроки.
• Обновите учет, измените данные в учетной системе, если изделие было заменено или проблема решена. Проверьте, что записи соответствуют текущей ситуации.
• Сохраните документы, связанные с расхождениями и их разрешением, это поможет вам в будущем при возможных проверках или спорах.

Лица, ответственные за приемку

Приемка товара на складе — важная процедура, за которую отвечают определенные люди. Ответственные лица играют ключевую роль в обеспечении правильности приемки и оформления документов.

Лица, ответственные за приемку:

1. Менеджер по приемке. Это человек, который координирует работу склада и отвечает за порядок приемки товара по количеству и качеству. Он проверяет соответствие количества товара с накладной и следит за тем, чтобы все этапы приемки были выполнены правильно.
2. Кладовщик. Занимается непосредственно проверкой и учетом товаров на складе. Он сверяет количество поступившего товара и проверяет его на соответствие заказу. Например, кладовщик пересчитывает коробки и проверяет их состояние.
3. Инспектор по качеству. Отвечает за проверку состояния товара. Он осматривает продукцию на наличие дефектов и несоответствий. Например, если пришла партия одежды, инспектор проверит каждую вещь на наличие повреждений.
4. Финансовый контролер. Иногда привлекается для проверки правильности оформления документов и соответствия финансовых операций.

Например, компания получила новую партию электроники. Менеджер по приемке координирует работу кладовщика, который проверяет количество, и инспектора по качеству, который осматривает каждое устройство. Все найденные расхождения фиксируются и передаются для дальнейшего разрешения.

В некоторых случаях один сотрудник может выполнять сразу несколько функций из вышеописанных.

Читайте также:

Закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ

Счет для экспорта: что это и зачем он нужен

Акт о недостаче

Это документ, который фиксирует недостачу товара при приемке. Этот акт помогает урегулировать вопросы с поставщиком и избежать финансовых потерь.

Как составить акт о недостаче:

1. Заполните основные данные. Укажите дату составления акта, название компании-поставщика и получателя, номер заказа или накладной.
2. Опишите недостачу. Укажите, какие товары отсутствуют и в каком количестве. Например, если в партии из 100 товаров не хватает 5 единиц, это должно быть подробно описано в акте.
3. Приложите доказательства. Если возможно, добавьте фотографии упаковки или товара, чтобы подтвердить недостачу.
4. Подпишите документ. Акт должен быть подписан представителями обеих сторон — как от поставщика, так и от покупателя.

Например, магазин принял партию с 50 компьютерами, но оказалось, что 5 из них отсутствуют. Это сразу зафиксировали в акте о недостаче, указали причину, приложили фотографии упаковки и сразу отправили документ поставщику для разрешения ситуации.

Приемка товара — это ключевой этап, который требует внимательности и точности. Правильное документирование, проверка количества и качества продукции помогают обеспечить бесперебойную работу и уменьшить риски.

Фото на обложке: Pexels