Как сократить расходы в бизнесе: почему прибыльная компания остается без денег?

Причина 1. Переполненный склад

Деньги — это актив компании, но есть и другие виды активов, один из них — это складские запасы. С точки зрения активов, 100 тыс. рублей на расчетном счету и цемент стоимостью 100 тыс. рублей — это одно и то же.

Выходит, компания может накупить складских запасов и не просесть в сумме активов, а значит и с прибылью ничего не случится. Проблема будет только на уровне денег — ведь цементом зарплату сотрудникам не заплатишь.

Что делать. Разобраться в ситуации поможет финансовый отчет под названием «баланс». В балансе вы увидите общую сумму активов вашей компании и детализацию: какие активы какую часть общей суммы составляют. Если есть проблемы с деньгами, то вполне вероятно, что дело в запасах.

В нашей практике была компания, где мы уменьшили сумму запасов с 67 до 55 млн рублей. В этих 12 размороженных миллионах были избытки товара и неликвиды. Распродали их, компания продолжила работать как прежде, а денег стало на 12 млн рублей больше.

Поддерживайте складские запасы в форме: не закупайте лишнего, избавляйтесь от неликвидов. В идеале стоит провести исследование и разработать нормы: сколько какого товара должно быть на складе.

Причина 2. Слишком длинные отсрочки

Когда компания сначала производит и отгружает товар, а деньги получает спустя какое-то время, она рискует на время остаться без денег. Если такие заказы идут один за другим, то кассовый разрыв может стать постоянным.

При этом с точки зрения прибыли все хорошо: вы выполнили свои обязательства, можете признавать выручку и расходы. Только вот расходы уже понесли, а выручка придет позже. Образовалась дебиторская задолженность.

Что делать. Если дебиторская задолженность создает проблемы с деньгами, нужно поработать над сокращением срока ее погашения. Проведите переговоры с клиентами, договоритесь на меньшую отсрочку или вовсе на предоплату.

Можно также привлечь заемное финансирование, ведь это не та ситуация, когда кредитом вы покрываете убытки. Цель такого займа — обеспечить компанию деньгами.

Причина 3. Инвестиционные расходы

Порой собственники чересчур увлекаются развитием компании. Как только появляются деньги, они вкладывают их в покупку нового оборудования, в обучение и прочие развивающие вещи. Когда неизвестно, сколько инвестиционных расходов может себе позволить компания, случаются проблемы с деньгами. Новый станок есть, а налоги заплатить нечем.

Что делать. В такой ситуации нужно понять, что у чистой прибыли есть функции: 

• развивать компанию;
• обеспечивать финансовую безопасность;
• платить дивиденды собственнику. 

Как видите, развитие — только одно из направлений, на что нужно тратить прибыль. Поэтому рекомендуем создать систему фондов.

Суть простая: вы определяете доли чистой прибыли, которые идут на нужды компании. Например, 30% на дивиденды, 30% на подушку безопасности и 40% — на развитие. Далее считаете чистую прибыль, насчитываете, допустим, миллион, и понимаете: на развитие могу в этом месяце потратить 400 тыс. рублей.

Причина 4. Нет планирования поступлений и выбытий

Иногда бывает, что у компании в целом все в порядке, но время от времени случаются кассовые разрывы на недельку. Обычно причина в том, что нет планирования.

Скажем, собственник решает купить новые компьютеры в офис. Покупает, через неделю надо платить налоги, а денег нет. Только в конце месяца приходит крупная оплата от клиента, которая выводит компанию в плюс. Почему бы не подумать об этом заранее? Тогда можно было бы просто перенести покупку компьютеров на конец месяца. Не было бы нервов и просрочек перед налоговой.

Что делать. Для такого планирования есть инструмент под названием «платежный календарь». В начале месяца нужно сесть и внести все планируемые поступления и выбытия на месяц вперед. Дальше будет видно: уйдет компания в минус или нет. Если уйдет, можно заранее перепланировать поступления и траты: совершить покупку попозже или попросить клиента оплатить пораньше.

Причина 5. Собственник тратит деньги бизнеса на себя

Так часто бывает в небольших компаниях: один и тот же счет служит и для того, чтобы выплатить зарплаты, и для того, чтобы съездить в отпуск с семьей. Собственник не разделяет себя с бизнесом и думает, что все деньги принадлежат ему.

Из-за этого он может незаметно потратить больше, чем может себе позволить. То есть, формально компания прибыльная, просто собственник тратит еще больше, чем бизнес зарабатывает.

Что делать. Мы всем нашим клиентам советуем разделить собственные и бизнесовые счета. Регламентируйте выплаты самому себе, для этого назначьте себе зарплату и дивиденды.

Зарплата выплачивается, когда собственник выступает одновременно генеральным директором компании. За эту роль ему полагается фиксированное вознаграждение, точно так же, как бухгалтеру или проджект-менеджеру. Установите зарплату в рынке, платите ее себе раз в месяц.

Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли. Выше мы уже разбирали, что выплата дивидендов — это одна из функций чистой прибыли. Принцип тот же: определяете, что, скажем, 30% от прибыли идут собственнику, считаете прибыль, переводите себе деньги. Если прибыли нет, значит, и денег тоже нет.

Финансовый парадокс «Прибыль есть, денег нет» становится не таким уж и парадоксом, если разделить понятия прибыли и денег. Надо понять, что деньги — это актив компании, но не единственный. Дальше уже можно целенаправленно работать над тем, чтобы другие активы компании — запасы, дебиторку, основные средства — превращать в такие нужные и ценные деньги.

Фото на обложке: MR.SUWAT RITTIRON/shutterstock.com