Без хаоса из рабочих сообщений: как построить онлайн-офис в мессенджере

Шаг №1. Выбрать мессенджер

Чтобы построить прозрачную систему коммуникации, подойдет инструмент, в котором есть необходимые функции: 

1. Командные пространства — отдельные рабочие «комнаты», в каждой из которых свой список чатов и состав участников. 
2. Треды — комментарии к сообщениям. В корпоративном сервисе работают так же, как комментарии к постам в социальных сетях и помогают компактно обсуждать рабочие вопросы. 
3. Реакции — эмодзи под сообщениями, помогают одним нажатием выразить эмоции, одобрение, несогласие. 

Такой набор функций можно найти в Slack и похожих на него сервисах: Mattermost, Rocket.Chat, Flock и нескольких российских продуктах. 

Читайте также: 30 возможностей Slack, о которых вы не знали

Подойдет и Telegram — в последнее время разработчики сильно прокачали группы и добавили возможность сделать из них выделенные командные пространства.

В WhatsApp и VK Messenger построить «онлайн-офис» не получится. В этих сервисах нет отдельных рабочих пространств и комментариев к сообщениям, а значит, невозможно структурировать информацию. 

При выборе стоит опираться не только на функции, но и на технические требования компании к продукту — скажем, облако или on-premise.

Читайте по теме: Вам письмо: гид по мессенджерам

Шаг №2. Составить схему на основе организационной структуры компании

Руководителям функциональных направлений следует создать схему взаимодействия внутри своих отделов, а позже — очертить, как происходит коммуникация с топ-менеджментом компании.

Что необходимо визуализировать: 

• Микроструктура

Важно отразить, как устроены команды: какие сотрудники и в рамках каких процессов взаимодействуют друг с другом.

• Макроструктура

Здесь нужно описать схему коммуникации отделов с руководством — «мозговым центром» компании. 

Стоит заранее продумать коммуникацию с людьми снаружи организации. Это могут быть подрядчики или партнеры — визуализируйте, в каких процессах они участвуют и с кем из компании взаимодействуют. 

Шаг №3. Настроить пространства для команд

Используя граф связей из предыдущего шага, необходимо создать в мессенджере собственное пространство для каждого отдела. В Slack-alike сервисах это можно сделать, нажав специальную кнопку в интерфейсе приложения. 

Если вы выбрали Telegram, необходимо создать групповой чат и в его настройках активировать ползунок «Темы».

Еще один способ — создать папки в списке чатов, где все чаты и каналы рассортированы по направлениями работы. 

Получаются своего рода «кабинеты» на каждый отдел — как сотрудники привыкли в физическом офисе.

Читайте по теме: Как мессенджеры изменили человеческое взаимодействие

В нашей компании свои выделенные онлайн-комнаты есть у инженеров, маркетинга, дизайна, продаж, эйчаров и даже у внешних авторов контента. 

Если сотрудник — скажем, дизайнер, — выполняет задачи и в разработке, и в маркетинге, его стоит добавить в оба пространства. При этом сотрудник переходит из кабинета в кабинет нажатием кнопки в меню приложения.

В Telegram отдельные рабочие пространства выглядят примерно так же. 

Шаг №4. Составить список ключевых процессов каждого отдела и создать под них чаты 

На этом этапе следует создать чаты и добавить в них сотрудников с учетом данных, полученных из схемы. 

Это необходимо, чтобы каждый процесс обсуждался в отдельном чате. Так сотрудники знают, куда написать по той или иной задаче, а руководители — где искать требуемую информацию. 

Для порядка в коммуникации названия чатов следует сделать емкими и прозрачными, например, «Продажи — входящие заявки» или «Маркетинг — вебинары для партнеров». Это поможет быстро найти необходимый чат с помощью поиска внутри приложения. 

Читайте также: Список: 23 лучших приложения для работы и повседневной жизни

А чтобы в чатах не возникало путаницы при обсуждении нескольких вопросов, следует использовать комментарии к сообщениям. Об этом расскажем в следующем шаге. 

В концепции онлайн-офиса чаты внутри командных пространств — это «переговорные комнаты» для обсуждения конкретных вопросов. 

Вот некоторые «переговорки» нашей команды маркетинга:

• Стратегия — общие вопросы;
• Дизайн картинок;
• Бренд-медиа;
• Темы статей — инсайты.

В последний из чатов команда каждый день отправляет по две концепции статей, которые пришли в голову за день. Ничего, кроме идей, там не публикуется, и руководитель точно знает, что он найдет в чате.

Или вот примеры чатов из пространства для эйчаров:

• Резюме — маркетологи.
• Резюме — программисты.
• Испытательный срок.
• Онбординг сотрудников.
• Посещаемость.

В нашем случае сотрудники к такой структуре пространства привыкли быстро – с разбивкой задач по категориям стало проще находить их и отслеживать прогресс по каждой. 

Кроме того, как и в любом физическом офисе, следует создать главный чат для всей команды — там сотрудники смогут почитать и обсудить важные новости компании. Например, создание нового сайта, изменения в бизнес-стратегии или корпоратив.

Опционально — чат-флудилка, который заменяет место у кулера в офисе. Это место неформального общения — сотрудники могут пообщаться друг с другом и расслабиться в перерывах между работой. 

Шаг №5. Установить правила общения в чатах 

Чтобы сохранить коммуникацию в структурированном виде, необходимо ввести внутренние регламенты. 

Три основных принципа, которые вошли в мои рабочие будни: 

• «Одна задача — одно сообщение»

Обсуждение, вопросы и прогресс — в комментариях к сообщению. Так вся информация по задаче концентрируется под ней, а чат не засоряется.

В Slack-alike мессенджерах комментирование доступно по умолчанию: чтобы начать обсуждение, следует нажать всего одну кнопку в контекстном меню сообщения. 

В Telegram механика отличается от корпоративных сервисов. Чтобы сотрудники могли комментировать сообщения, необходимо создать канал, включить комментарии и в настройках дать участникам права администратора. 

• «Один процесс — один чат»

Все вопросы, касающиеся процесса, обсуждаются внутри чата. Если возникает спорный момент, дискуссия переносится в комментарии к сообщению. 

Все принципы работают так же, как встречи с коллегами в переговорной. Если вы обсуждаете бюджет на контекстную рекламу, параллельно никто не рассказывает, как дела со статьями в блоге. В мессенджере с помощью комментариев к сообщениям так можно — в разных ветках обсуждения и без хаоса в чатах. 

Читайте по теме: Как общаться в мессенджерах по работе: семь правил

• «Важным файлам — четкие и понятные названия»

Порядок в названиях с помощью поиска по чатам поможет в любой момент вернуться к необходимым для работы документам. 

Это касается и отдельных сообщений. Четко сформулированная мысль поможет коллегам в несколько кликов найти полезную информацию. 

Шаг №6. Установить правила управления процессами

Чтобы процессы в мессенджере двигались оперативно, сотрудникам следует не просто отправлять в чат вопросы, которые требуют участия руководителя. 

Стоит ввести правило: 

• Если сотрудникам требуется участие руководителя или согласование процесса, они подробно описывают ситуацию и сразу предлагают варианты ответов.
• Каждому варианту присваивается определенная реакция в виде эмодзи или цифра. 

В этом случае руководитель уже получил необходимую информацию и сразу принимает решение.

В то же время сотрудники чувствуют больше самостоятельности и доверия, чем когда просто отправляют вопрос «Женя, что делаем с Telegram-каналом?». 

Правило позволяет сотруднику самостоятельно продумать пути решения той или иной задачи, найти нестандартный подход. Да, написать короткое сообщение быстрее и проще, чем описывать ситуацию подробно. Однако в итоге система экономит время руководителя и ускоряет процессы компании.

Можно проводить опросы, например, в Telegram или настроить интеграцию со сторонними сервисами для голосования, если вы выбрали похожий на Slack инструмент. Вопрос в удобстве: написать сообщение и создать опрос занимает примерно равное количество времени. 

Шаг №7. Начать работу в онлайн-офисе и проанализировать результаты 

Когда все сотрудники и руководители привыкнут к новой системе, как правило, через один-два месяца, следует собрать обратную связь и оценить, как изменилось затрачиваемое на задачи время. 

Наш опыт: 

• В период адаптации команда выполняет задачи в среднем на 5-7% быстрее. 
• Далее эффективность отделов увеличивается до 20%. Например, у команды Android-разработки вместо 80 часов на задачи спринта уходит от 64 до 70 часов, в зависимости от их сложности. 

Стоит обратить внимание, стал ли поиск необходимой информации быстрее, и насколько структурирована коммуникация. По ощущениям руководителей и сотрудников, поиск важных документов занимает не больше нескольких минут. 

Итоговый чек-лист 

1. Выберите удобный вам и вашей команде мессенджер — от Mattermost и Rocket.Chat до Telegram. Обратите внимание на технические требования к сервисам в вашей компании. 
2. Составьте схему коммуникации внутри вашей компании от сотрудников департаментов до руководителей функциональных направлений и топ-менеджеров. 
3. Создайте пространства для команд. Если сотрудник выполняет задачи для нескольких департаментов, добавьте его сразу в несколько. Опционально — настроить отдельное пространство для топ-менеджмента компании. 
4. Составьте список процессов каждого отдела и создайте под них чаты. Учитывайте данные из графа связей, чтобы коммуникация команды была выверенной и точной. 
5. Установите правила общения сотрудников в чатах, обязательные для всех. 
6. Установите правила управления процессами и их согласования. В этом очень помогут реакции на сообщения. 
7. Начинайте работу в онлайн-офисе, анализируйте промежуточные результаты. Корректируйте правила, если коммуникацию можно сделать еще более быстрой и комфортной. 

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке: Unsplash