5 этапов настройки Process Mining

Содержание:

• Что такое процессная аналитика
• Возможности process mining
• Как внедрить и настроить систему Process Mining: 5 этапов

Опрос PwC и ABBYY, проведенный в конце 2021 года, показал, что 16% крупных компаний, работающих в России, уже имеют опыт применения процессной аналитики.

Решения этого класса активнее всего используют в нефтегазовом секторе (75% опрошенных) и банках (43%). К 2024 году больше половины крупных компаний планируют внедрить такие системы. Так, они могут быть полезны компаниям из ритейла, телекома, логистики, медицины и госсектора. 

Например, в «МегаФоне» благодаря процессной аналитике увеличили скорость обработки заявок от корпоративных клиентов на 37%. С помощью платформы Process Mining специалисты смогли проанализировать масштабный кросс-функциональный процесс, задействующий три информационные системы и 32 рабочие группы.

Читайте по теме:

Устраняем «узкие места»: зачем вашему бизнесу процессная аналитика и как ее внедрить

Какие задачи решает SQL-аналитик и как им стать

По данным Fortune Business Insights, глобальный рынок систем Process Mining вырастет с $933,1 млн в 2022 году до $15,546 млн в 2029 году, увеличиваясь в среднем на 49,5% ежегодно. Интерес к этой системе со стороны бизнеса объясняется растущей цифровизацией процессов и острой необходимостью их оптимизировать.

Инструменты process mining дают исчерпывающую картину бизнес-процессов и позволяют собрать доказательную базу для проведения изменений в компании.

Что такое процессная аналитика

Process Mining — это технология, позволяющая получить новые знания на основе данных из информационных систем компании. Решения этого класса анализируют журнал событий и восстанавливают реальную картину процессов с вариантами устранения отклонений и проблем.

• Процессная аналитика необходима для исследования массовых процессов, которые выполняются тысячи раз в сутки, и сложных процессов, в которых задействованы несколько подразделений. 

Речь идет о крупных компаниях с развитой сетью филиалов и большим количеством потребителей.

• Нет смысла внедрять платформы Process Mining в небольших компаниях с простыми бизнес-процессами. 

Для точечного анализа стандартных бизнес-процессов можно использовать аудит («ручной» анализ с помощью опросов). В случае, если важно проанализировать только сроки исполнения действий на каждом этапе, достаточно возможностей BI-аналитики (системы бизнес-аналитики).

Однако такая система может анализировать процесс, только если он оцифрован. И в этом кроется его основной недостаток: по последним исследованиям, только у 20% крупных компаний процессы отражаются в информационных системах.

Чтобы преодолеть этот барьер, нужно оцифровывать ключевые бизнес-процессы, но делать это не сразу, а по частям.

Возможности Process Mining

Системы Process Mining позволяют выделить основные проблемы, снижающие эффективность работы компании.

«Бутылочное горлышко» 

Слабое звено в цепочке действий и событий, из-за которого затрудняется и удлиняется весь процесс. Причиной может стать человеческий фактор — некомпетентность или халатность одного сотрудника, высокая нагрузка на людей, которые не справляются с одной из операций.

Иногда возникают проблемы в работе всего отдела: например, длительный цикл согласований от одного руководителя может приводить к невыполнению KPI всего департамента. Узкое место часто возникает из-за ограничения ресурса оборудования или технических проблем.

Например, станок способен произвести только определенное количество деталей или компьютеры, сервера или другие компоненты ИТ-инфраструктуры не справляются с нагрузкой.

Избыточные процессы 

Звенья цепи, которые можно безболезненно опустить без влияния на результат.

Например, количество согласований может превышать все разумные рамки, и длительность процесса растет в разы. Бывают ситуации, когда один и тот же документ попадает на утверждение одному руководителю несколько раз после каждой следующей итерации.

Устаревший процесс 

Когда с развитием компании процесс становится нерелевантным, и его пора заменить на новый.

Наиболее простой пример — документооборот. Ответственный сотрудник ходит по кабинетам и собирает подписи на бумаге, хотя можно использовать электронный документооборот.

Реальный процесс не соответствует прописанному 

Сотрудники не обучены процессу, не понимают его и «адаптируют» к более удобному для себя варианту. Так бывает, когда процесс был изменен, а люди продолжают действовать «по привычке».

Сценарии применения процессной аналитики не ограничиваются построением цифровых двойников бизнес-процессов. Система способна подсказать пути их оптимизации и ускорения.

Например, если простую операцию выполняет множество сотрудников ежедневно, стоит ее роботизировать.

Более того, применение предиктивной аналитики помогает предсказать возможные уязвимости в бизнес-процессах, даже если пока их нет.

Еще одна возможность — оценка эффективности внедрения новых ИТ-решений, в том числе на стадии пилотного проекта. Исторических данных еще нет, но можно оценить, как сотрудники пользуются системой. Это поможет обнаружить, где возникают трудности (по увеличенному времени выполнения шага) и кто из сотрудников испытывает проблемы с освоением системы.

Такой анализ позволит сразу исправить ошибки или предложить обучение пользователям, которые не справляются.

Как внедрить и настроить систему Process Mining: 5 этапов

Шаг 1. Выбрать решение

На рынке представлено около 15 систем класса Process Mining, преимущественно американских и европейских вендоров.

Важно учесть два момента:

• были прецеденты, когда в последние три месяца иностранные поставщики различного ПО отключали свои облачные сервисы в России или прекращали техническую поддержку своих систем. Поэтому стоит обратить внимание на российские платформы, среди которых есть зрелые решения.
• для крупных предприятий бывает важна возможность установки системы на собственные сервера (не у всех решений она есть) и наличие интеграций с информационными системами компании, а также возможность кастомизировать решение под задачи компании.

Шаг 2. Определить процесс

Начать стоит с процесса, который максимально оцифрован: только в этом случае система сможет его полноценно проанализировать.

Однако идеальные условиях для процессной аналитики бывают редко. Вполне типична ситуация, при которой процесс оцифрован частично или ведется в разных, не связанных между собой ИС.

Тогда нужно анализировать процесс по частям и постепенно переводить «аналоговые» части в цифровой вид. 

Шаг 3. Собрать данные

Источниками данных для аналитики могут быть:

• корпоративные системы (SAP, 1C, Salesforce);
• базы PostgreSQL, MySQL и другие;
• различные файловые хранилища;
• логи событий, которые могут формироваться из почты или excel-файлов при работе сотрудников.

Необязательно хранить все данные в одном источнике. При необходимости их можно выгрузить с помощью коннекторов, Excel или используя прямые подключения к БД.

Читайте также:

Чем e-commerce заменить зарубежные сервисы PIM для хранения данных о товарах

Базы данных компаний все чаще воруют. Вот конкретные действия, которые помогут этого избежать

Закономерный вопрос: сколько данных необходимо? Чем больше — тем лучше, но обычно достаточно среза за 1,5 года работы. Если процесс массовый и повторяющийся, хватает информации за месяц или даже неделю.

Шаг 4. Определить качество данных

Данные должны иметь характеристики, по которым их можно классифицировать.

Ключевые из них:

• идентификатор экземпляра процесса (номер закупки, договора, заявки или обращения в техподдержку);
• имя шага (статус, отдел или комбинация отдела и статуса — идентификатор действия);
• временная метка.

Дополнительными атрибутами могут быть исполнители, филиалы, регионы, различные типы и признаки или даже суммы. Чем больше характеристик — тем больше гипотез улучшения процесса.

Шаг 5. Запустить проект

В идеале к этому моменту все части процесса должны быть оцифрованы и иметь сквозной идентификатор экземпляра.

Далее нужно настроить прямой доступ к данным журнала событий выбранного процесса через интеграцию с источниками. И тогда появляется полноценная возможность анализировать процесс, найти точки для оптимизации и ежедневно мониторить эффективность изменений.