Как провести анализ поставщиков

Что такое анализ поставщиков и для чего он нужен

Анализ поставщиков — это изучение и оценка условий, которые предлагают компании для сотрудничества по закупке сырья, упаковки, стройматериалов, полуфабрикатов, информационных, энергетических ресурсов, услуг и так далее. Цель — подтвердить соответствие продукции требованиям бизнеса по цене, качеству, правилам и срокам доставки, безопасности.

Анализ позволяет получить данные о:

• надежности потенциальных партнеров;
• спросе на товары;
• ценовой политике;
• благонадежности предприятий;
• возможных рисках и прочем.

На основе отчета принимают решение о выборе поставщика для бизнес-процессов. Ответственность за заключение партнерского договора лежит на сотруднике отдела закупок, главном инженере, ведущем технологе или руководителе производства. Результаты проверки используют в течение 1 года. Затем отчет дополняют новыми сведениями.

Анализ поставщиков нужен для:

• поиска новых партнеров;
• оптимизации расходов на доставку;
• расширения ассортимента;
• получения более выгодных условий от организаций;
• сохранения репутации фирмы;
• поставки качественной продукции;
• предотвращения сбоев по срокам доставки товаров;
• минимизации рисков при заключении договоров;
• снижения себестоимости продукции и так далее.

Как проводится анализ поставщиков

Для анализа поставщиков необходимо:

1. Определить задачи фирмы и требования к контрагентам. К основным критериям относят:

• безопасность продуктов;
• соблюдение сроков;
• подходящие цены;
• удобство расчетов;
• наличие программы лояльности и так далее.

Параметры отличаются в зависимости от:

• товарооборота фирмы;
• направления деятельности;
• штата сотрудников;
• рынков сбыта и прочих условий.

Читайте по теме:

Стратегии выбора товаров для маркетплейсов

Как открыть логистическую компанию

2. Исследовать рынок. Для этого:

• проводят проверку действующих фирм;
• сравнивают товарную линейку;
• изучают ценовую политику, условия сотрудничества;
• проверяют нормативную документацию;
• составляют перечень подходящих для сотрудничества фирм.

3. Классифицировать предприятия. Оценку партнеров начинают с их классификации по степени риска, связанного с заказом услуг / закупкой продукции. Это позволит:

• установить категории мониторинга;
• запланировать мероприятия по контролю;
• определить риски, связанные с приобретением продукции;
• назначить ответственных членов системы менеджмента.

4. Определить мероприятия по подбору контрагентов. В зависимости от степени риска выбирают:

• меры контроля;
• список документов для исследования;
• количество проверок;
• ответственных лиц.

В компаниях часто используют такие мероприятия, как:

• анкетирование;
• изучение условий соглашения;
• аудит партнеров;
• изучение отзывов от клиентов в интернет-источниках;
• проверка образцов партий товаров;
• тестовый запуск изделий в производство.

5. Проверка контрагентов. Она включает:

• запрос документов от потенциальных партнеров;
• анализ заполненных контрагентом бумаг;
• организацию и выполнение аудита фирм для оценки качества, экологичности продукции;
• подготовку плана мероприятий для устранения недочетов;
• проверку условий хранения грузов;
• оценку соблюдения законодательных требований;
• контроль за технологическими параметрами продукции;
• изучение системы менеджмента и клиентоориентированности.

Для проверки партнеров необходимо подготовить чек-листы, формы отчетных бумаг, перечень контрольных вопросов, анкеты.

6. Оценка результатов проверки, заключение соглашений с партнерами. После сбора аналитических данных (в баллах, графиках, схемах) компания выбирает контрагентов. Фирмам присваивают соответствующие категории. Преимущество отдают предприятиям с высокими показателями.

Фото в тексте: Unsplash

Критерии оценки поставщиков

Для проверки контрагентов используют следующие критерии:

1. Надежность и репутация. При проверке изучают:

• регистрационные данные;
• срок работы фирмы в отрасли;
• положительные и отрицательные отзывы о работе;
• местонахождение организации;
• соответствие компании заявленной сфере деятельности.

Информацию получают из:

• выписок ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
• сервиса ФНС;
• кодов ОКВЭД, указанных при регистрации;
• базы розыска МВД;
• реестров сведений о банкротствах и прочих источников.

Читайте по теме:

Как сменить название ООО

Как расширить ассортимент магазина и не просчитаться со спросом

2. Качество продукции. Необходимо проверить соответствие технических характеристик товаров, их безопасность и прочее. Для этого изучают:

• декларации;
• сертификаты, лицензии;
• отзывы клиентов;
• другие сопровождающие документы.

3. Цены и порядок оплаты. При проверке требуется:

• сравнить стоимость товаров разных поставщиков;
• составить список подходящих фирм;
• проанализировать соотношение цены и качества товаров;
• уточнить условия доставки, правила оплаты заказов;
• запросить информацию об акциях, специальных предложениях для постоянных заказчиков.

4. Сроки и способы доставки. Для длительного сотрудничества необходимо выбрать организации:

• с удобной логистикой отправки продукции;
• с оптимальным временем выполнения заказов;
• с гарантиями в договоре;
• с современными транспортными средствами и прочими факторами.

5. Обслуживание клиентов. Партнер должен:

• оперативно отвечать на запросы;
• предоставлять информацию о товарах;
• решать технические проблемы;
• согласовывать изменения в партиях поставок;
• иметь положительные отзывы клиентов.

6. Географическое расположение. Важно учитывать:

• адреса офисов, складов поставщиков;
• удобство логистики при доставке грузов;
• наличие дополнительных складов по пути следования продукции.

7. Финансовая стабильность. Для детального анализа требуется запросить финансовые данные, проверить сведения об оплате налогов, отсутствии задолженностей и судебных исков.

Методы проведения анализа поставщиков

Методы для анализа поставщиков:

1. Метод рейтинговых оценок. В фирме разрабатывают собственную систему, определяют критерии для партнерских организаций. В процессе проверки предприятиям начисляют баллы.
2. Метод оценки затрат. Процесс доставки товаров разделяют на этапы. Затем подсчитывают издержки на каждом отрезке пути контрагента. Можно оценить расходы на транспортировку, оформление справок, сертификатов, хранение партии товаров.
3. Метод анализа рисков. Включает проверку рисков партнеров, таких как репутация, отзывы клиентов, финансовая стабильность, надежность обслуживания, наличие аккредитации, сертификации продукции.
4. Метод сравнительного анализа компаний. Необходимо подготовить список фирм для сотрудничества. В таблице сравнивают цены на товары, качество продукции, условия договора.
5. Метод пробных заказов. Для проверки качества товаров можно оформить заявку на небольшую партию. Образцы продукции изучают на соответствие нормативам.
6. Метод исследования рынка. Проводится изучение компаний на рынке, выявляются надежные фирмы по отзывам, рейтингам в интернете, социальных сетях.

Сервисы для оценки поставщиков

Для проверки поставщиков можно использовать специальные программы. Сервисы позволяют оптимизировать сбор информации, подготовку отчетов и маркетинговых стратегий, финансовое планирование и пр.

DaData

Сервис предназначен для проверки надежности компаний. ПО поддерживается облачными сервисами, платформой SaaS и другими инструментами. DaData имеет удобный интерфейс на русском языке, службу поддержки клиентов.

С помощью программы можно:

• найти корректные сведения о контрагентах по адресам, email, телефонам;
• автоматизировать работу отдела закупок;
• изучить сертификацию компании;
• проверить соответствие фирмы направлению деятельности;
• изучить ассортимент и прочее.

Sniper Search

Сервис предназначен для поиска контрагентов в интернете. На платформе можно находить компании по ключевым запросам через поисковые системы Яндекс и Google. Сервис рекомендован собственникам интернет-магазинов, специалистам по оптовой торговле, госзакупкам, начальникам отделов закупок в частных фирмах.

С помощью Sniper Search можно выбирать критерии сотрудничества, ценовые параметры, ассортимент и пр. Есть бесплатная версия ПО и круглосуточная служба поддержки клиентов. Сервис поддерживается платформами Mac, Linux, Windows, Облако, SaaS.

Картотека

Программа предназначена для поиска и анализа поставщиков. С помощью сервиса можно найти архивные и актуальные данные о предпринимателях, проверить надежность контрагента, оценить юридические связи, проверить аффилированность компаний, оценить финансовые риски сотрудничества. Программа поддерживается платформами SaaS, Облако, имеет клиентскую службу, интерфейс на русском языке.

СКРИН Контрагент

В сервисе собраны сведения о партнерских организациях. Данные регулярно обновляются из официальных источников (налоговая служба, суды). Сервис разработан с учетом рекомендаций ФНС.

С помощью базы данных можно проверить:

• индивидуальных предпринимателей;
• юридические лица, зарегистрированные в РФ.

Использование базы позволяет:

• выбрать надежные предприятия;
• найти подходящие условия сотрудничества;
• сформировать список потенциальных контрагентов;
• снизить финансовые риски.

В программе есть поиск фирм по категориям товаров, условиям сотрудничества, репутации бизнеса, финансовым показателям и пр. Сервис представлен на платформах Облако, SaaS, имеет бесплатную веб-версию, службу поддержки клиентов.

Goodwix

Облачный сервис разработан для управления онлайн оптовыми сделками. В программе создают базу данных о товарах, получают обновленную информацию об остатках, изменениях цен, сроках выполнения заказов. Сервис снабжен бесплатной версией, имеет службу поддержки клиентов, удобный интерфейс на русском языке.

С помощью Goodwix можно:

• автоматизировать закупки;
• анализировать надежность партнерства;
• разрабатывать коммерческие предложения;
• управлять договорами, контрактами;
• организовать продажи удаленно;
• создать базу контрагентов.

Torgbox

Сервис разработан для проверки контрагентов, снабжен бесплатной версией, представлен на платформах Облако, SaaS.

С помощью Torgbox можно:

• оценить конкурентов;
• создать базу партнеров;
• получить выписки из реестров;
• запросить сведения об оплате налогов.

Как использовать результаты анализа поставщиков

Аналитические данные используют для:

• подготовки базы контрагентов;
• управления закупками;
• контроля за остатками товаров;
• поддержки бесперебойного производства;
• оптимизации издержек;
• составления финансового плана;
• снижения трудозатрат на обработку информации;
• предотвращения сбоев с доставкой продукции.

Специалисты рекомендуют ежегодно:

• обновлять перечень компаний для сотрудничества;
• актуализировать информацию;
• проверять финансовые показатели, налоговую отчетность;
• уточнять условия сотрудничества (цены, скидки постоянным клиентам) и прочее.

Результаты анализа поставщиков нужно применять в краткосрочном и долгосрочном бизнес-планировании, при разработке стратегии продвижения и экономических расчетах, в бухгалтерском учете, при выходе на новые рынки сбыта.

Фото на обложке: Freepik