Напитки покрепче, попкорн и цветные ленточки: пять способов сделать мероприятие полезным

Лайфхак 1. Определитесь с ключевыми посетителями выставки

Принцип Парето работает в любом бизнесе. В случае с мероприятиями его можно дополнить так: «20% ключевых посетителей обеспечивают участникам 80% результата».

---

RB.EVENTS создает мероприятия для самых прогрессивных представителей российского и международного tech-рынка, где можно собрать качественную аудиторию и пополнить «багаж» нетворка

---

Начиная работу над выставкой, нужно:

• составить список из самых целевых, крупных и значимых посетителей,
• узнать об их потребностях и проблемах,

И уже на основании полученной информации подбирать участников и придумывать дополнительные активности, чтобы контакт состоялся наверняка.

Выставка «Рудник Урала» в Екатеринбурге

На выставке мы организовывали технологические дни с участием ключевых горнодобывающих предприятий. Но перед их выступлением провели небольшое интервью, чтобы узнать, какие проблемы требуют решения, — и уже с учетом запроса целенаправленно подбирали участников-производителей оборудования.

---

Читайте также: Зачем компаниям участвовать в ивентах и как выбрать наиболее эффективный вариант продвижения?

---

В 2022 году мы провели четыре таких встречи, где презентовать свою продукцию и услуги удалось 17 компаниям.

Арт-выставка «Понаехали!» в Санкт-Петербурге

Накануне открытия выставки мы организовали вернисаж и пригласили на него:

• публику с высокой платежеспособностью и большим интересом к искусству, чтобы художники могли пообщаться с потенциальными покупателями,
• журналистов, блогеров и других лидеров общественного мнения, чтобы они рассказали о выставке и привлекли зрителей.

В итоге на вернисаж пришли 2 тыс. человек, в том числе представители:

• органов власти,
• бизнеса,
• художественного сообщества.

А саму выставку в итоге посетили 10 тыс. зрителей. В СМИ по итогам насчитывалось более 160 тематических публикаций, а в социальных сетях — 2 тыс. упоминаний. Показатель Media outreach при этом превысил 36 млн.

---

Приходите на Founder's Mondays — регулярные встречи российских фаундеров в неформальной обстановке. Ближайшие уже 6 февраля в Лиссабоне и 13 февраля в Москве.

---

Лайфхак 2. Создайте чат для участников

С одной стороны, это очевидный инструмент для оптимизации времени, которое уходит на общение со всеми участниками в дни проведения выставки. С другой — очень важно найти золотую середину, чтобы чат стал по-настоящему рабочим инструментом.

---

Читайте по теме: Как эффективно обрасти связями. 5 правил успешного нетворкинга на tech-конференциях

---

Чтобы уйти от формальности, не потеряв информативность, кроме сообщений об организационных моментах:

1. скидывайте тайминг,
2. поддерживайте,
3. смешите,
4. помогайте находить нужных людей.

Промышленные выставки

Как только на площадке появлялись представители ключевых компаний, мы писали участникам, кто пришел, и по возможности отправляли фотографии.

При организации мы специально сделали таким посетителям ленты для бейджей другого цвета — чтобы участники сразу видели, кому стоит уделить особое внимание.

Лайфхак 3. Позаботьтесь об атмосфере

Одно дело — прийти на мероприятие, и другое — провести его с пользой, пообщаться с нужными людьми, завести полезные контакты. Для этого важно создать доброжелательную обстановку: расслабить, сделать приятное, погрузить в комфортную, непринужденную атмосферу.

При оформлении площадки учитывайте основную целевую аудиторию.

Выставка «Образование и карьера» в Перми

Цель мероприятия — помочь выпускникам школы выбрать будущее место учебы и поступить в вуз.

---

Читайте также: Что такое профессиональные мероприятия и как они помогают начать карьеру студентам

---

Поэтому важно было оформить площадку в стиле, близком школьникам, чтобы им хотелось здесь находиться и не было стеснения или страха общаться с представителями вузов:

• на входе мы поставили аппарат с попкорном, чтобы этот запах создавал ассоциацию с кинотеатром или парком развлечений,
• сделали стены с граффити,
• на открытие позвали выступать пермскую команду DS Crew, победителя «Новых танцев на ТНТ».

Выставка «Здравоохранение Урала» в Екатеринбурге

Это большой медицинский проект, объединяющий выставку оборудования и профессиональный форум. И так как подавляющая часть специалистов в медучреждениях — женщины, то они и стали для нас целевой аудиторией.

Мероприятие проходило весной, поэтому мы заставили всю площадку цветами и корзинами с яблоками. Это привлекало внимание и поднимало настроение публики.

Арт-выставка «Понаехали!» в Санкт-Петербурге

Для этой выставки мы записали двухчасовую аудиодорожку с фоновыми звуками вокзалов и аэропортов, которые работали в режиме нон-стоп.

Мы поработали с этим эффектом, чтобы подчеркнуть, что мероприятие собрало художников из разных уголков мира — 464 участника из 16 стран и 56 городов России.

Лайфхак 4. Не забудьте о напитках и закусках

Соответствующая атмосфера, располагающая к общению — хорошо, но еще лучше — организовать дополнительное пространство для встреч тет-а-тет.

Промышленные выставки

Целевая аудитория отраслевых выставок — главные специалисты промышленных предприятий, инженеры, руководители отдела закупок оборудования. Можно сказать, в их среде закрепился формат деловых встреч, когда переговоры устраиваются за столом и скрепляются за чашкой горячих или бокалом горячительных напитков.

---

Читайте по теме: Правила follow-up’а: как не упустить полезное знакомство

---

Поэтому на таких мероприятиях мы создаем профессиональный клуб, членами которого автоматически становятся все участники выставки.

Они получают карточки для доступа в помещение с отдельными столиками, напитками и закусками, куда могут провести важного для них посетителя, чтобы спокойно поговорить о сотрудничестве и обсудить условия.

Лайфхак 5. Получайте обратную связь сразу же на мероприятии

Обзвоны или онлайн-опросы — традиционная практика, как можно собрать фидбек. Но гораздо больше информации можно получить при личном общении, спрашивая не только участников, но и посетителей:

• о впечатлениях,
• какие цели они преследовали и чего достигли,
• о недочетах и нерешенных в ходе мероприятия потребностях.

Разговоры лучше записывать на диктофон, чтобы избежать интерпретаций и вернуться к ним, начиная подготовку к выставке в следующем году.

Выставка «Рудник Урала» в Екатеринбурге

Количественный показатель полезности мероприятия — это число участников, подтвердивших готовность присутствовать на выставке в следующем году. Поэтому здесь лучше не действовать в лоб, а «прогреть» аудиторию.

Мы для этого три дня общались с компаниями, которые презентовали свои услуги или продукцию:

• в первый день подарили приветственную открытку и камни для виски с пожеланием создавать крепкие отношения с партнерами,
• утром второго дня позаботились об участниках. Учитывая, что накануне вечером у них был банкет, оставили на стендах бутылочки с водой,
• на третий день принесли участникам прощальные открытки с пожеланиями и бланк заявки на участие в мероприятии в следующем году.

---

Читайте по теме: Как понять, что вам выгодно спонсировать мероприятие?

---

Итог: на выставку в следующем году уже забронировано 20% площадей и пакеты генерального партнера выставки и профессионального клуба.

Подводим итоги

Организуя выставку, стоит помнить, что главное для организатора — не просто привлечь участников, заполнить площади и обеспечить поток посетителей, а создать условия для общения и за время мероприятия сблизить участников и посетителей, способствовать их взаимодействию:

1. Накануне выставки определитесь с ключевыми посетителями выставки и заранее продумайте, как свести их с участниками;
2. По ходу мероприятия помогайте участникам находить нужных им посетителей;
3. Создайте комфортную для новых знакомств и общения атмосферу;
4. Организуйте дополнительное пространство для встреч тет-а-тет;
5. По итогу выставки соберите обратную связь от участников, чтобы в следующем году приступать к первому пункту с уже имеющимися вводными.

Иллюстрации предоставлены автором

Фото на обложке: Shutterstock / Alexandros Michailidis