Как компьютеры помогают не конфликтовать в офисе

Чего хочет моя левая нога

Однажды HR-директору крупной IT-компании поручили уволить начальника отдела, но никаких письменных доказательств того, что начальник работал плохо, не было. Глава компании оценивал продуктивность менеджера, исходя из личных представлений о «хорошем работнике» и своего жизненного опыта. Начальник отдела понял это и заявил, что по собственному желанию не уйдет. В результате судебного разбирательства бывший сотрудник компании согласился на выплату солидной денежной компенсации.

В другой раз директор компании был недоволен новичком, и через полгода его уволили как «не понявшего структуру бизнеса компании». Но причины увольнения остались неясными как для сотрудника, так и кадрового департамента. Через месяц бывший сотрудник перешел в компанию-конкурента и добился там выдающихся результатов, о чем написали все деловые издания.

Подобные «скоропалительные» кадровые решения основаны на единичных просчетах, недостаточном учете последствий действий и неверной оценке вклада отдельного человека в общий результат работы компании. Все факторы в совокупности создают массив неправильных поступков руководителя, что может привести к организационному кризису в компании.

История болезни

О том, что подчиненные плохо работают из-за необоснованных претензий и давления начальства, говорится и в исследовании Harvard Business Review, в котором участвовали 50 пар «начальник – подчиненный» из компаний, входящих в список Fortune-100, а также 850 топ-менеджеров из разных стран.

Выяснилось, что в ситуациях, когда руководитель создает негативную психологическую обстановку в компании – сотрудник, на которого все время косо смотрят из-за недовольства начальства, начинает чувствовать себя обреченным на провал. Постепенно подчиненный подсознательно подстраивается под представление начальника о себе как о неудачнике, бездельнике и тупице. В результате компания не получает максимальной отдачи от сотрудника.

Иными словами, происходит фатальное разрушение причинно-следственных связей: начальник и подчиненный уже забыли, что причина для увольнения – это не конфликт между ними, а предмет этого конфликта, то есть проблема, возникшая в процессе работы. Обе стороны за деревьями не видят леса и все больше раздражаются. Всем нужно успокоиться и дышать глубже.

Технологии вместо валерьянки

Как часто бывает сейчас, решение приходит из области информационных технологий. Уберизация не обошла стороной и HR.

Выход из зоны бесконечного конфликта возможен с помощью средств автоматизации управления персоналом. Методов работы тут два типа: аппаратный и программный. Среди первых – системы спутникового мониторинга, которые предназначены для контроля работы мобильного персонала (торговых представителей, охранников, курьеров и других сотрудников, которые работают вне офиса). К аппаратным можно отнести и системы контроля и управления доступом (СКУД), и системы видеонаблюдения, которые очень любят в HoReCa, ритейле и тех отраслях, где нет возможности использовать специальные программы на рабочих местах. В офисных пространствах преобладают программные методы. По разным оценкам, 60–70% американских компаний используют в своих офисах автоматические системы учета рабочего времени.

Такие программные продукты – будущее индустрии управления офисным персоналом. В системе каждому сотруднику назначается любое количество компьютерных программ и приложений, которые будут продуктивными, исходя из функционала сотрудника. Таким образом выделяются непродуктивные (социальные сети, онлайн-шоппинг) и продуктивные для сотрудника программы. Время активной работы в продуктивной программе (с помощью учета кликов мыши и нажатий на клавиши) будет отмечено системой как потраченное на исполнение должностных обязанностей.

По моим прогнозам, в текущем году на волне кризиса спрос на такие системы может вырасти на 20–30%, поскольку компании пытаются оптимизировать собственные расходы.

Доступ к результатам такого контроля (когда можно узнать, сколько процентов своего времени сотрудник за неделю, месяц, или год потратил на продуктивную работу) открывает большой простор для анализа. Определить вклад каждого в общий результат работы компании будет гораздо легче.

Если бухгалтер один раз ошибся в отчете – не спешите наказывать его, посмотрите статистику работы специалиста хотя бы за прошедший квартал. Может быть, он чрезмерно загружен работой, да еще и выполняет не свои задачи. Например, много работает в Word (видимо, составляет договоры), хотя это должен делать менеджер по продажам.

«Когда сотрудник знает, что на его компьютере работает система учета времени, он будет более тщательно подходить к планированию своего дня, будет сосредоточен на работе, понимая, что руководитель может у него спросить, чем он занимался. И ответ «много чем» будет уже невозможен, – говорит исполнительный директор нижегородской компании «Техника Здоровья» Ирина Толоконцева. – Раньше мне нужно было кому-то постоянно что-то «доказывать», а теперь есть конкретная информация – что человек потратил на пользование социальными сетями два часа за день».

Тонкая грань

Но у подобных систем есть и минусы. Часто, узнав «что-то такое» о своих коллегах, многие руководители становятся буквально одержимы идеей контроля, и система учета рабочего времени превращается в любимую офисную «игрушку» начальника, становится основным «пожирателем» его времени. Тогда и сами сотрудники, ощущая «слежку» за собой, начинают испытывать чувство вины.

Говорят, что в некоторых странах на этикетках инструментов пишут: «Не бейте молотком по пальцам, это может привести к травмам!». Как у любого инструмента, у системы учета рабочего времени есть конкретное назначение, и если пользоваться ей безответственно, рассматривая как очередной офисный «кнут», добиться успеха в преодолении конфликтов будет невозможно и система будет неэффективна.

Российские менеджеры вообще много говорят о повышении эффективности. Но само это словосочетание остается бессмысленным, пока не существует понятной шкалы измерения этого показателя. Если быть полностью честным, то эффективность – это вовсе и не цель, а лишь способ движения на пути цели, где в результате – новые клиенты, устойчивое положение на рынке и растущая выручка. Эффективность – это измеримая мера соответствия затраченных ресурсов полученным результатам. Главный показатель этой шкалы – время, а основная причина провалов – в устаревших методах анализа качества работы. Системный учет рабочего времени может стать такой шкалой, достаточно точной для принятия ответственных решений, когда дело касается будущего и карьеры ваших коллег.

Материалы по теме:

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников

HR-сервисы в России: обзор рынка

Психология удаленного сотрудника

100+ полезных российских сервисов для стартапов

Видео по теме:

Фото: pcruciatti / Shutterstock.com.