8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли

Техники:

1. Техника Pomodoro
2. Метод 1–3–5
3. Канбан
4. Метод GTD (Getting Things Done)
5. Метод 4D
6. Техника «Автофокус»
7. Метод «Хронометраж»
8. Техника «Бронирование задач в календаре»

Техника Pomodoro

Одна из самых популярных и простых техник по тайм-менеджменту.

• сконцентрируетесь на задаче 25 минут и усиленно над ней работайте,
• отдохните 5 минут,
• повторите круг снова.

После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут.

Такое чередование работы и отдыха позволяет сконцентрироваться на задаче и избежать переутомления.

Метод 1–3–5

Помогает развить многозадачность, полезное качество для любого PR-специалиста.

Метод предлагает сгруппировать все дела в девять задач:

• одна задача-самая важная,
• три задачи, которые должны быть выполнены в течении дня,
• пять мелких дел, которые выполняются по возможности и можно перенести на следующий день.

Такая техника позволяет эффективно выполнять важные задачи, при этом не чувствовать себя уставшим.

Читайте по теме: 10 полезных выступлений на TED, которые научат вас управлять временем

Канбан

Наверное, самый распространенный метод. Его логика заключается в том, чтобы поделить все задачи на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение.

В классической версии канбана задачи записывают на стикерах и переносят из одной колонки в другую в зависимости от их статуса.

Метод хорош тем, что помогает визуализировать рабочий процесс и его объем. 

Метод GTD (Getting Things Done)

Суть этой системы в том, чтобы доводить начатое до конца.

1. Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере.
2. Разбейте их по тематическим спискам.
3. Детально пропишите план выполнения каждой из задач.

Фишка в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.

Читайте также: Три мифа о тайм-менеджменте, которые мешают работать

Метод 4D

Предусматривает сортировку списка задач на четыре типа: 

1. Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
2. Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
3. Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
4. Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге. 

Техника «Автофокус»

Методика проста.

• Нужно выписать все задачи в список,
• затем перечитать их,
• интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему.

Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его.

Техника подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно. 

Читайте по теме: Таймбоксинг: техника тайм-менеджмента, которая подходит всем

Метод «Хронометраж»

Технику нужно использовать минимум месяц. Цель — узнать, на что тратится время, и оптимизировать работу так, чтобы быть максимально продуктивным.

• В течение месяца записывайте все дела, которые занимают больше двух-трех минут, в блокнот.
• Оцените, насколько эффективно было потрачено время.
• Найдите закономерность: на что тратится много минут-часов, но при этом не дает результата.
• Оптимизируйте график, минимизировав бесполезные дела, которые отнимают время. 

Техника «Бронирование задач в календаре»

Ставите себе задачу в календарь и бронируете под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка статьи — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут.

Следите, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставлять себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры. 

Лайфхаки

• Если задача средней важности требует до двух-трех минут времени на выполнение, лучше сделать ее сразу. Ответьте на письмо коллеги, вычитайте пост, сделайте короткий звонок.
• Определяйте четкие временные границы при общении: колл с соискателем не больше 30 минут, брейншторм в команде на один час, помощь коллеге в течение 10 минут. 
• Распределите день на блоки по типу, так проще переключаться с одной задачи на другую. Например, мониторинг трендов с 9:00 до 9:30, подготовка текстов с 09:30 до 12:00, звонки с 12:00 до 13:30.
• Максимально оптимизируйте дела в течение дня: делайте звонки во время поездки в такси, просматривайте ленту новостей в метро, назначайте встречи в удобном вам месте, проводите их четко по графику в календаре. Я, например, арендовала офис на велотреке «Крылатское», чтобы не тратить время в пробках и общаться сразу после тренировок с клиентами-триатлетами. 

• Если задач много, лучше распределить их по приоритетности и выполнять по порядку — от важных к рутине.
• Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую. Многозадачность хороша не всегда, иногда лучше глубже погрузиться в процесс, чем хвататься за все и сразу. 
• Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться. 
• Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь пять минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определенную тему. 

• Делегируйте дела, с которыми могут легко справится стажер или ассистент: сделать подборку сервисов для доставки подарков, подготовить шаблон договора, заказать такси, составить календарь отраслевых мероприятий. Я советую внедрить в компанию стажировку, так вы поможете ребятам на старте карьеры: строчка в резюме о практике в известной компании и реальный опыт бесценны. 
• Отключите внутреннего отличника. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально. К тому же ваше «идеально» может не совпадать с представлениями других.

• Задавайте вопросы коллегам или руководителю относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Таким образом вы сэкономите свое и чужое время.

Популярные инструменты для тайм-менеджмента

1. Trello — канбан-доска для самостоятельного использования или работы в команде.
2. Todoist — таск-менеджер для эффективной организации рабочего и личного времени с множеством функций и возможностей.
3. Singularity — планер, который поможет управлять тасками, чек-листами и синхронизируется с задачами в вашем календаре.
4. Календарь MS Outlook, «Google Календарь» или любой другой доступный онлайн-календарь. 
5. Обычный ежедневник или блокнот.

Фото на обложке: Shutterstock / fizkes