Колонки

8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли

Колонки
Инна Анисимова
Инна Анисимова

Генеральный директор PR Partner

Анастасия Удальцова

Многие говорят про «невероятный» режим Илона Маска или особое расписание Джеффа Безоса. Однако секрет их продуктивности и организованности — в использовании разных методов тайм-менеджмента. Но с какой техники начать?

Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner, пробовала метод Pomodoro, бронирование задач в календаре, составление списков дел, приоритезацию задач. Техники можно менять, комбинировать и добавлять новое хоть каждый день. Главное — экспериментировать.

Делимся ее подборкой, чтобы вы могли организовать работу по-новому.

8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли

Техники:

  1. Техника Pomodoro
  2. Метод 1–3–5
  3. Канбан
  4. Метод GTD (Getting Things Done)
  5. Метод 4D
  6. Техника «Автофокус»
  7. Метод «Хронометраж»
  8. Техника «Бронирование задач в календаре»

 

Техника Pomodoro

Одна из самых популярных и простых техник по тайм-менеджменту.

  • сконцентрируетесь на задаче 25 минут и усиленно над ней работайте,
  • отдохните 5 минут,
  • повторите круг снова.

После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут.

Такое чередование работы и отдыха позволяет сконцентрироваться на задаче и избежать переутомления.

 

Метод 1–3–5

Помогает развить многозадачность, полезное качество для любого PR-специалиста.

Метод предлагает сгруппировать все дела в девять задач:

  • одна задача-самая важная,
  • три задачи, которые должны быть выполнены в течении дня,
  • пять мелких дел, которые выполняются по возможности и можно перенести на следующий день.

Такая техника позволяет эффективно выполнять важные задачи, при этом не чувствовать себя уставшим.


Читайте по теме: 10 полезных выступлений на TED, которые научат вас управлять временем


 

Канбан

Наверное, самый распространенный метод. Его логика заключается в том, чтобы поделить все задачи на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение.

В классической версии канбана задачи записывают на стикерах и переносят из одной колонки в другую в зависимости от их статуса.

Метод хорош тем, что помогает визуализировать рабочий процесс и его объем. 

 

Метод GTD (Getting Things Done)

Суть этой системы в том, чтобы доводить начатое до конца.

  1. Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере.
  2. Разбейте их по тематическим спискам.
  3. Детально пропишите план выполнения каждой из задач.

Фишка в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.


Читайте также: Три мифа о тайм-менеджменте, которые мешают работать


 

Метод 4D

Предусматривает сортировку списка задач на четыре типа: 

  1. Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
  2. Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
  3. Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
  4. Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге. 

 

Техника «Автофокус»

Методика проста.

  • Нужно выписать все задачи в список,
  • затем перечитать их,
  • интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему.

Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его.

Техника подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно. 


Читайте по теме: Таймбоксинг: техника тайм-менеджмента, которая подходит всем


 

Метод «Хронометраж»

Технику нужно использовать минимум месяц. Цель — узнать, на что тратится время, и оптимизировать работу так, чтобы быть максимально продуктивным.

  • В течение месяца записывайте все дела, которые занимают больше двух-трех минут, в блокнот.
  • Оцените, насколько эффективно было потрачено время.
  • Найдите закономерность: на что тратится много минут-часов, но при этом не дает результата.
  • Оптимизируйте график, минимизировав бесполезные дела, которые отнимают время. 

 

Техника «Бронирование задач в календаре»

Ставите себе задачу в календарь и бронируете под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка статьи — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут.

Следите, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставлять себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры. 

 

Лайфхаки

  • Если задача средней важности требует до двух-трех минут времени на выполнение, лучше сделать ее сразу. Ответьте на письмо коллеги, вычитайте пост, сделайте короткий звонок.
  • Определяйте четкие временные границы при общении: колл с соискателем не больше 30 минут, брейншторм в команде на один час, помощь коллеге в течение 10 минут. 
  • Распределите день на блоки по типу, так проще переключаться с одной задачи на другую. Например, мониторинг трендов с 9:00 до 9:30, подготовка текстов с 09:30 до 12:00, звонки с 12:00 до 13:30.
  • Максимально оптимизируйте дела в течение дня: делайте звонки во время поездки в такси, просматривайте ленту новостей в метро, назначайте встречи в удобном вам месте, проводите их четко по графику в календаре. Я, например, арендовала офис на велотреке «Крылатское», чтобы не тратить время в пробках и общаться сразу после тренировок с клиентами-триатлетами. 


  • Если задач много, лучше распределить их по приоритетности и выполнять по порядку — от важных к рутине.
  • Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую. Многозадачность хороша не всегда, иногда лучше глубже погрузиться в процесс, чем хвататься за все и сразу. 
  • Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться. 
  • Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь пять минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определенную тему. 
RB.RU готовит большое обновление — и мы хотим учесть пожелания и интересы вас, наших читателей. Если вы готовы поделиться своим мнением об RB.RU, переходите по ссылке, чтобы заполнить короткую анкету.
  • Делегируйте дела, с которыми могут легко справится стажер или ассистент: сделать подборку сервисов для доставки подарков, подготовить шаблон договора, заказать такси, составить календарь отраслевых мероприятий. Я советую внедрить в компанию стажировку, так вы поможете ребятам на старте карьеры: строчка в резюме о практике в известной компании и реальный опыт бесценны. 
  • Отключите внутреннего отличника. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально. К тому же ваше «идеально» может не совпадать с представлениями других.
От перфекционизма до прокрастинации — один шаг.
  • Задавайте вопросы коллегам или руководителю относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Таким образом вы сэкономите свое и чужое время.

 

Популярные инструменты для тайм-менеджмента

  1. Trello — канбан-доска для самостоятельного использования или работы в команде.
  2. Todoist — таск-менеджер для эффективной организации рабочего и личного времени с множеством функций и возможностей.
  3. Singularity — планер, который поможет управлять тасками, чек-листами и синхронизируется с задачами в вашем календаре.
  4. Календарь MS Outlook, «Google Календарь» или любой другой доступный онлайн-календарь. 
  5. Обычный ежедневник или блокнот.

 


Фото на обложке: Shutterstock / fizkes

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Владение китайским языком позволит увеличить заработок специалиста на 18%
  2. 2 7 ошибок начинающих менеджеров и как их избежать
  3. 3 12 признаков того, что вы стали жертвой боссинга — и как с этим бороться
  4. 4 Уехать нельзя остаться: как сотрудникам российских компаний планировать карьеру
  5. 5 Советы, чтобы вести IT-проекты с джунами и получать все преимущества такой работы

ВОЗМОЖНОСТИ

03 февраля 2023

06 февраля 2023