«Если у вас есть некое абсолютное доверенное лицо — то лучше передать ему максимально широкие полномочия»

Текст проверил Андрей Евстифеев, старший управляющий партнёр, вице-президент ГК «Европейская Юридическая Служба»

О компании

«Вероника» — юридическая компания, базирующаяся в Санкт-Петербурге. Она работает на рынке уже более 10 лет и имеет b2b-фокус. 

Ключевая специализация «Вероники» — представительство и защита интересов во время судебных споров, включая споры с контрагентами, надзорными органами, корпоративные и трудовые споры, оказание правовой помощи в рамках дел, связанных с банкротством юридических лиц.

Также в компанию можно обратиться за налоговым консалтингом, помощью в ведении бухгалтерского учета, услугами по регистрации юрлиц и сопровождению сделок.

Что делать учредителю, чтобы его бизнес продолжил работу в его отсутствие

Ольга Голосова уточняет, что действия, которые необходимо сделать перед отъездом куда-либо, зависят в первую очередь от статуса человека. 

«Если вы вынуждены уехать за границу, это никак не ограничивает ваши права на владение долей в ООО и на осуществление прав участника общества, таких как принятие решений на общем собрании или единоличных решений, права на получение, распределение прибыли или дивидендов», — напоминает юридический эксперт.

При этом мобилизованные предприниматели также остаются учредителями. «Нет никакой необходимости закрывать фирму или выходить из ее управления», — говорит эксперт.

Читайте также: Два закона по поддержке мобилизованных предпринимателей

Для учредителя или соучредителя ООО, у которого есть наемный генеральный директор или партнеры, юрист рекомендует оформить доверенность. 

Она составляется строго в нотариальной форме на доверенное лицо с перечнем полномочий, которые позволят во время отсутствия предпринимателя осуществлять необходимые действия. 

Образец доверенности учредителя ООО. Источник: turbodoc

В первую очередь такие, как участие в общих собраниях либо в принятии решений как единственный участник; право на участие в распределении прибыли, право получать причитающуюся предпринимателю прибыль или дивиденды, а также, при необходимости, продать, подарить, передать в залог или уступить иным образом долю предпринимателя. 

«Если у вас есть некое абсолютное доверенное лицо — то лучше передать ему максимально широкие полномочия», — считает Голосова.

Эксперт поделилась опытом, что составление списка полномочий особо не занимает времени. Как правило, у всех нотариусов есть своя форма генеральной доверенности от учредителя общества, и там, вероятнее всего, будут предусмотрены всевозможные варианты. 

Голосова напоминает, что если предприниматель распоряжается своей долей в уставном капитале по доверенности, для такой сделки всегда требуется согласие супруги. 

Поэтому если предприниматель уезжает с супругой, то ей стоит предусмотрительно оставить свое согласие доверенным лицам в России (вместе с доверенностью, которую оставляет учредитель).

Можно ли сделать доверенность, если находишься за границей

Если предприниматель уже находится за границей, то он может обратиться в консульское учреждение России, которое наделено полномочиями наравне с нотариусами. 

«Консульства могут удостоверять все необходимые документы, в том числе и доверенности. Единственное, в этом случае нужно будет самостоятельно составить текст и предусмотреть необходимые полномочия, так как подходящего шаблона, скорее всего, не окажется. 

После этого консульство заверит доверенность и ее можно будет отправить в Россию, например, DHL Экспресс-почтой».

Стоит ли оформлять договор управления имуществом

Директор юридической компании не рекомендует заключать договор управления имуществом. 

«В чем смысл доверенности или управления? В том, чтобы в ваше отсутствие можно было что-то сделать, например, продать долю или проголосовать на собрании.

Доверенность — это механизм понятный и прозрачный для всех участников, для всех нотариусов, для регистраторов (если у вас акционерное общество). 

Если вы придете с неким договором управления вашим имуществом доли в уставном капитале, то, поверьте, будет очень много препятствий и причин, по которым различные участники сделки или госорганы будут говорить, что видят подобный документ в первый раз в жизни».

В ситуации, когда времени, чтобы разобраться, совсем немного, юрист рекомендует остановить свой выбор именно на доверенности.

Что делать генеральному директору, чтобы бизнес продолжил работу в его отсутствие

Если гендиректор по совместительству является учредителем и вынужден уехать, то ему нужно оформить доверенность, о которой говорилось выше.

В любом случае порядок действий для гендиректора (неважно, является ли он еще и учредителем) будет отличаться, и Голосова предлагает несколько вариантов:

• Первый способ, который эксперт считает самым простым, — назначить нового генерального директора, какое-то свое доверенное лицо.

Для этого нужно внести изменения в ЕГРЮЛ, которые делаются, как правило, через нотариуса. При этом у нотариуса обязательно должен лично присутствовать новый директор. 

«В большинстве новых Уставов сразу вносят оговорку, что решение учредителя/учредителей не должны быть нотариально заверены и достаточно подписи. 

Если у вас такой Устав и вы уже уехали, то можете переслать свое решение с простой подписью о том, что назначаете директором другое лицо. Затем это лицо с учредительными документами и этим решением идет к нотариусу и становится новым директором. После этого человек может осуществлять необходимые действия без вашего участия. 

Это самый простой и надежный вариант, но, возможно, осуществим только если у вас есть абсолютно доверенное лицо».

• Второй способ — назначить своего представителя по доверенности. 

«Его можно оформить как ВРИО генерального директора, а можно вообще никак не оформлять. Просто доверить некоему Иванову И. И. совершать действия от имени Компании. 

В этом случае доверенность оформляется не от вас как от физического лица, а от фирмы».

Директор ЮК «Вероника» поясняет, что такая доверенность не обязательно должна быть нотариальной, если не будут осуществляться регистрационные действия (например, регистрация изменений в ЕГРЮЛ, регистрация по недвижимости, взаимодействия с нотариусом и тому подобное). 

Образец доверенности на исполнение обязанностей директора. Источник: Nalog-Nalog

По словам Голосовой, по закону банк не обязан требовать нотариальную доверенность на лицо, которое будет распоряжаться расчетным счетом. Но юрист рекомендует заранее уточнять эту информацию у конкретного банка. 

Для простого общения с налоговой также достаточно простой письменной формы (подписи учредителя и печати директора). 

Однако для того, чтобы сдавать отчетность, нужна электронная цифровая подпись. Она выдается только на генерального директора, но сейчас предусмотрена техническая возможность оформить ее на доверенное лицо, — поясняет юрист. 

«Это можно сделать через своего оператора, который оформляет сдачу отчетности (например, СБИС).  

Оператор сможет проконсультировать и дать алгоритм, что нужно сделать и куда нужно сходить этому Иванову И. И., чтобы на него выпустили цифровую подпись и чтобы с этой цифровой подписью налоговая принимала отчеты от вашей фирмы». 

Голосова предупреждает, что при рассмотрении отчета, подписанного не генеральным директором, а неким лицом по доверенности, у налоговой сразу могут возникнуть вопросы и «соблазны» что-либо уточнить, вызвать директора, начать выяснять, где он находится, и так далее. 

«Но как выход в безвыходной ситуации это можно использовать», — резюмирует эксперт.

• Третий способ (довольно экзотический, по мнению эксперта) — сделать в компании несколько генеральных директоров, как минимум двоих. 

«Чтобы подобное осуществить, нужно внести изменения в Устав, прописать, что у вас два директора, оба наделены одинаковыми полномочиями (или как-то поделить эти полномочия между ними). 

Затем вы регистрируете новый Устав, назначаете нового директора, регистрируете его в налоговой. После этого новый гендиректор, в зависимости от того, как вы все прописали, может без вашего участия сдавать отчеты, распоряжаться счетом без доверенности и так далее».

• Четвертый способ — «сделать вид, как будто вы никуда и не уехали».

Эксперт поясняет, что какие-то необходимые действия, в том числе с документами, могут осуществляться по доверенности. «Это обычаи делового оборота, когда сделки заключает менеджер по продажам, а не лично генеральный директор.

Цифровая подпись от налоговой и ключ от банка могут находиться в бухгалтерии, и сделки могут совершаться и без вашего физического присутствия», — развивает свою мысль Ольга. 

Говоря о рисках, юрист напоминает, что формально компания должна находиться по тому юридическому адресу, где присутствует ее генеральный директор. 

«Если не видит там генерального директора — ставит отметки о недостоверности, вызывает директора и так далее. 

Если вызывают генерального директора, то, к сожалению, никакое лицо по доверенности не будет принято, ни по нотариальной, ни по какой-либо еще. И это будет оформлено только в виде неявки директора. 

Это основание, чтобы ставить недостоверность со всеми вытекающими».

Сколько времени занимает оформление соответствующих документов

Доверенность, по словам Голосовой, готовится нотариусом в течении одного — полутора часов. В консульстве сроки те же, но стоит учитывать длительность очередей (в среднем речь идет об одной-двух неделях).

Эксперт предупредила, что предприниматель может столкнуться с большими очередями и к нотариусу — так, 21-24 сентября попасть к специалисту было очень сложно. Однако сейчас, по ее словам, ситуация значительно улучшилась.

Изменения в ЕГРЮЛ о генеральном директоре или регистрации Устава по закону вносятся в течение пяти рабочих дней с момента подачи заявления.

Можно ли продлить полномочия директора, если один из учредителей уехал за границу и не планирует в ближайшее время вернуться в Россию

В ситуации, когда директор назначен на должность, к примеру, на пять лет, и этот срок истек, все учредители должны собраться и составить протокол о продлении его полномочий на следующие пять лет.

Эксперт поясняет, что все, опять же, зависит от Устава. 

«Если в Уставе нет необходимости нотариального удостоверения протокола, то можно поставить подпись и выслать почтой экземпляр в Россию. 

Но если по какой-то причине это невозможно, нужно именно нотариальное собрание, на котором не будет присутствовать учредитель, или без него не собирается кворум (*Число членов собрания, достаточное для признания собрания правомочным) — это не значит, что фирма должна быть заморожена и что у нее нет директора нет.

Пока директора не уволили, даже если ему не продлили полномочия, он все равно числится генеральным директором. В основном связанные с этим вопросы могут возникнуть у банков, но тут ничего не поделаешь».

Что делать ИП, чтобы его бизнес продолжил работу в его отсутствие

По словам Голосовой, если за границу уезжает индивидуальный предприниматель, то у него меньше доступных вариантов действий. 

Первый — оставить бизнес на доверенное лицо, оформить нотариальную доверенность (простая письменная форма уже не подойдет).

В доверенности нужно прописать все так же, как в случае с генеральным директором — переложить свои полномочия на своего представителя. Точно так же можно оформить доверенность на сдачу отчетов через цифровую подпись, тоже через своего оператора. 

Юрист рассуждает о том, что варианты с ВРИО и несколькими директорами для ИП уже невозможны.

Второй — «Есть вариант сделать вид, что вы как будто не уехали, оставив все ключи доверенным лицам. Кстати, в этой ситуации рисков с точки зрения налоговой проверки практически нет, потому что по прописке ИП налоговая пока еще не ходит».

Как закрыть расчетный счет и снять кассу с учета

Директор юридической компании объясняет, что закрыть расчетный счет сейчас в большинстве банков можно через мобильное приложение. Причем это можно сделать до закрытия ИП и если есть остаток — перечислить его на свой счет физического лица. 

«Снять кассу с учета также можно электронно — или обратиться в компанию, в которой предприниматель зарегистрировал кассу. Эти компании ставят их на учет и они же, соответственно, их снимают. И они точно могут это делать по доверенности. 

Если вы этого не сделаете, банк может начислять комиссию, а так, ничего противозаконного в этом нет».

Сгорает ли лицензия на деятельность ИП при мобилизации и придется ли получать ее заново

Эксперт признает, что с наибольшей вероятностью лицензия сгорит и ее придется получать заново.

«Может быть, когда вы придете заново за этой лицензией, могут быть какие-то послабления у лицензирующего органа, потому что вы уже сдавали необходимые документы, но формально пока так».

Обложка: Romain Dancre/ Unsplash