Как сделать рабочий календарь удобным и эффективным: 14 советов

Выберите подходящий формат

Для начала решите, какой тип календаря — бумажный или электронный — вы хотите использовать. В отличие от традиционного, цифровой вариант позволяет ставить напоминания, а также отслеживать и связывать несколько задач. 

Расставьте приоритеты

Если составлять расписание случайным образом, то на самые важные дела может не хватить времени. Вот как этого избежать.

• Отдавайте приоритет наиболее важным задачам.
• Посчитайте, сколько времени потребуется на каждую из них.
• Подумайте, как каждая задача связана с другими. Например, отчет не получится отправить, пока данные для него не будут собраны.
• Уделяйте особое внимание мероприятиям, которые длятся целый день.

Оценивайте время

Задачи бывают разных типов, например проекты, встречи, поездки и мероприятия. Как правило, их можно разделить на такие категории, как работа, личная жизнь и дорога.

Чтобы эффективно распределять время между ними, следуйте этим советам.

• Планируйте трудовые задачи в рабочее время по будним дням — это поможет обеспечить баланс между работой и личной жизнью.
• Утром и вечером оставляйте время на дорогу.
• Выделяйте часы для сосредоточенной работы.

Выделите время для определенных задач

Посвятите конкретные промежутки времени рутинным задачам или сфокусированной работе.

Так, некоторые компании внедряют «обязательные рабочие часы» для совместной работы. В это время, например с 10:00 до 14:00, сотрудники должны быть на связи, а в остальное встречи не проводятся. Это повышает продуктивность и предотвращает выгорание, к которому приводит непрерывное онлайн-взаимодействие.

Сделайте дни тематическими

Легко потратить много времени впустую, если задачи, запланированные на день, нужно выполнять в разных локациях, задействуя разные навыки и ресурсы. К примеру, чтобы посетить встречу после обеда, потребуется отложить другие дела. Некоторое время также займет подготовка к ней и дорога до офиса. Переключиться на следующую задачу после встречи тоже получится не сразу.

«Тематические» дни избавляют от необходимости переключаться между различными типами задач. Так, понедельники можно посвятить написанию статей, вторники — встречам, а среды — маркетингу.

Пользуйтесь техниками тайм-менеджмента

Выберите подходящий для себя среди множества подходов. Один из вариантов — правило 52/17. Согласно ему, 52 минуты нужно уделять работе, а следующие 17 минут — отдыху.

Читайте по теме:

Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Это эффективно, поскольку в короткие промежутки времени человек трудится более целенаправленно. Кроме того, наш мозг не может работать постоянно: примерно каждый час ему нужен перерыв, чтобы перезарядиться и отдохнуть.

Детализируйте задачи

Предположим, что в рамках проекта вам нужно разместить в СМИ публикацию об определенном продукте, услуге или событии. Недостаточно просто внести в календарь задачу «разместить публикацию в СМИ» — такая формулировка слишком расплывчата и очевидна, поскольку сообщает уже известную информацию.

Вместо это лучше написать: «связаться с пятью изданиями» или «написать публицисту местной ассоциации СМИ». Эта задача ясна — осталось лишь ее выполнить. А если вы поручите ее другому члену команды, ему также будет понятно, что нужно сделать.

Предусмотрите паузы

Добавьте в свой календарь «буферное время» между задачами. В эти промежутки можно перекусить, добраться до места, подготовиться к встрече и просто отдохнуть.

Добавляйте задачи, которыми можно управлять

Некоторые вещи нам неподвластны. Другие мы все же можем контролировать, например планирование. Чтобы сделать расписание более эффективным, наполняйте его задачами, ходом выполнения которых вы можете управлять прямо или косвенно.

Помечайте пункты разными цветами

Так вам будет легче разобраться в большом количестве пунктов в календаре. Например, для рабочих задач можно использовать красный цвет, а для встреч — синий. Помимо этого, можно выделить жирным шрифтом и заглавными буквами важные даты и дедлайны.

Планируйте задачи с повышенным риском в первую очередь

В любом проекте могут возникнуть неожиданные задержки. Поэтому рекомендуется заранее составлять план на такой случай.

В целом, задачи с повышенным риском стоит выполнять в первую очередь — так у вас будет достаточно времени, чтобы решить любые проблемы, которые могут возникнуть.

Делитесь календарем с другими

Удобно, когда календарем можно поделиться с супругом, бизнес-партнером и виртуальным помощником. Так они будут знать, в какое время с вами можно связаться.

Кроме того, это позволяет с легкостью планировать общие встречи. Больше не нужно звонить, писать и отправлять электронные письма — просто добавьте событие в общий календарь, а другой человек автоматически получит приглашение с деталями, а также сможет принять или отклонить его.

Откажитесь от бесполезных активностей

Прежде чем добавлять в календарь новое мероприятие или задачу, подумайте, какую пользу они принесут, чтобы не потратить время впустую. Не спешите соглашаться на встречу — сначала обдумайте свои цели.

Оставляйте время для отдыха

Важно выделять время не только для задач, но и просто для того, чтобы ничего не делать. Согласно некоторым исследованиям, мы можем быть более креативными, когда наш разум расслаблен и не сфокусирован. Кроме того, лучшие идеи часто приходят в душе и во время прогулок на свежем воздухе.

Источник.

Обложка снегерирована нейросетью Midjourney