Когда и как стоит отказаться от дополнительной работы

Поскольку компании развиваются все быстрее, нет ничего удивительного в том, что многие специалисты оказываются в ситуации, когда они вынуждены добиваться больших результатов за меньшее время и с меньшими ресурсами. И если не хватает рабочих рук, нагрузка ложится на остальных членов команды.

Кому сложнее сказать «нет» дополнительной работе

Так называемые чувствительные карьеристы — борцы, добивающиеся высоких достижений, закрывающие проекты досрочно, но при этом очень понимающие и эмпатичные — часто берут на себя дополнительные задачи. Такие люди не только стремятся преуспеть, им требуется еще и поддержать других.

Читайте по теме:

Правило успешной карьеры: вышли на работу в новую компанию — сходите на интервью с руководителем

Искусство переговоров

Одобрение и подтверждение собственной ценности может на время повысить продуктивность и преданность делу. Но в долгосрочной перспективе это заканчивается выгоранием и отрицательно сказывается на результатах компании.

Это не означает, что не надо помогать команде, когда она не справляется без вас. Но если вы, как и «чувствительные карьеристы», стремитесь угождать людям и соглашаться на всё, очень важно вспомнить о праве на отказ и научиться изящно говорить «нет».

Когда и как нужно отказаться от дополнительных поручений

Новые задачи мешают основным рабочим обязанностям

Представьте, что вы входите в продуктовую команду, но неожиданно вас попросили помочь с маркетингом. Однако это занимает столько времени, что вы не успеваете выполнить свои основные обязанности. Если новые поручения не помогут вам получить навыки и знания, которые могут пригодиться в дальнейшем, лучше отказаться от дополнительных работ.

Вместо того чтобы просто сказать: «Простите, я не могу это выполнить», объясните, что своим отказом вы действуете в интересах всех. Например, можно привести такие аргументы: «Если я помогу с этим, я не смогу справиться с выполнением задач, которые я уже взял в работу». Такая стратегия покажет вас заботливым и добросовестным сотрудником.

Это не входит в ваши должностные инструкции

В современном мире матричных команд и объединенных рабочих процессов легко обнаружить, что мы выполняем работу, которая не только не входит в наши обязанности, но и не относится к нашему отделу. Скажем, специалист по продажам параллельно занимается запросами отдела клиентского обслуживания. Вы можете предложить другой выход: например, подготовить подробное письменное руководство и передать эту задачу коллегам.

Фото в тексте: Freepik

Впрочем, если вы не против дополнительной работы и полагаете, что это поможет вашему личному развитию, четко обозначьте, что вы хотите получить от новой обязанности. Например, более интересные задачи в будущем или повышение.

Кроме того, вы сами можете запросить прибавку в соответствии с новыми поручениями: «За последние полгода я выполнял А, Б и В. Как лучше оформить компенсацию за возросший объем работы?».

Новым задачам нет конца и края

Ознакомьтесь с полной картиной прежде чем соглашаться на что-то еще. Уточните все условия: сколько времени займет выполнение работы, сколько встреч придется посетить. Если окажется, что вам это не подходит, откажитесь.

Читайте по теме:

Системы и формы оплаты труда: чем и как лучше платить сотрудникам

10 способов повысить вовлеченность сотрудников

Можно использовать такую формулировку: «Спасибо за предоставленную возможность, я ценю, что вы предложили принять участие в этом проекте, но я вынужден отказать. С моими текущими обязанностями я не смогу уделять этой задаче все внимание».

Предложите помочь в мозговых штурмах, выполнить часть задачи или другое содействие. Так вы покажете проактивность и умение работать в команде.

Запрос нереалистичен

Представьте, что вас попросили написать полный план проекта всего за 3 дня. Вы понимаете, что это невозможно, но как лучше действовать в этой ситуации? Откажитесь, предложив варианты:

• предоставить к этому сроку черновик,
• выполнить задачу не за 3, а за 5 дней.
• делегировать проект кому-то другому: «Сейчас у меня много других обязательств, но я знаю, кто может нам помочь. У коллеги А очень ценный опыт для этой работы».

Это не дает вам расти

Порой новые или дополнительные обязательства способствуют профессиональному росту, позволяя приобрести новые навыки и опыт. В противном случае лучше отказаться. Исключение — если случай входит в сферу вашей деятельности или если у вас на данный момент достаточно времени.

Фото на обложке: Freepik

Это чужая обязанность

В большинстве случаев лучше не стоит брать на себя задачи других людей. Помимо того, что вы перерабатываете, вы рискуете испортить отношения с коллегой, чье задание вам поручили. Единственный случай, когда это допустимо, — у вас равные должности, и вы просто временно выполняете его работу, например, если человек болеет или занят другим.

Переработка не оплачивается

В большинстве случаев мы хотим что-то получить за дополнительную нагрузку. Иногда возможность показать себя, получить новые навыки и опыт — уже достаточная мотивация. В других случаях стоит обсудить материальное вознаграждение, особенно если порученные задачи выходят за пределы ваших обязанностей или вам приходится работать сверхурочно.

У вас не хватает навыков

Случается, что для выполнения дополнительных обязательств требуются специфические знания. Если вы недостаточно компетентны для новой задачи, лучше сказать об этом начальнику и отклонить поручение.

Нет четкого описания задач

Если новое поручение не сформулировано ясно, стоит отказаться от дополнительных работ. Иначе велика вероятность, что впоследствии вы не сможете уклониться от выполнения обязанностей коллеги и придется заниматься ими постоянно.

Как сказать «нет» дополнительной работе

Если вы собираетесь отклонить дополнительные задачи, нужно научиться делать это вежливо, но твердо.

Обдумайте новое поручение

Прежде чем отвечать, стоит оценить, входят ли дополнительные обязательства в круг ваших должностных инструкций, прописанных в договоре, а также что вы можете получить в итоге. Попросите работодателя дать вам время взвесить все за и против.

Дайте четкий ответ

Отвечайте ясно и недвусмысленно. Не будьте категоричны — понимающий и извиняющийся тон может быть уместен. Выразите признательность за предоставленную возможность. Вот несколько формулировок, которые звучат четко и вежливо.

• Я боюсь, сейчас у меня недостаточно времени для этого.
• Прошу прощения, но это не входит в мою должностную инструкцию.
• У меня бы не получилось сделать это должным образом.
• Я благодарен вам за эту возможность, но нет, спасибо.
• Простите, что отказываюсь от работы, но у меня уже полностью забит день.
• Я был бы рад помочь, но недостаточно компетентен для этой задачи.
• Спасибо, что вспомнили обо мне, но я на самом деле не могу это сделать.

Предложите альтернативу

После того как вы четко выразили отказ, подумайте, что можно сделать в этой ситуации. Например, найти другого исполнителя, согласиться выполнить только часть проекта или выполнять новые обязанности временно. Так вы покажете свою гибкость, положительный настрой, желание помочь и заинтересованность.

Фото на обложке: Freepik