Командировки в 2026 году: как экономить на деловых поездках, не жертвуя комфортом сотрудников

География поездок сотрудников российских компаний

Среди зарубежных направлений в первом квартале 2026 года лидировали Китай, Беларусь, Казахстан, Узбекистан, ОАЭ, Турция, Италия, Таиланд, Франция и Кыргызстан. Эти страны остаются в числе ключевых направлений для деловых поездок российских компаний уже не первый год: отечественный бизнес продолжает развивать сотрудничество с этими регионами.

Универсальные ограничения не работают

Каждая командировка особенная: поездки в одной компании могут сильно различаться по длительности, задачам и нагрузке на сотрудника. Поэтому жёсткие ограничения на расходы без гибкой логики часто оказываются неэффективными: они не учитывают формата поездки и реальных условий, в которых может оказаться сотрудник. В результате ограничительные меры вместо экономии могут снизить общую эффективность деловых поездок.

Вот несколько распространённых ошибок, которые совершают компании в попытке сократить расходы на командировки:

Жёсткие правила для всех

Короткая поездка в соседний город, серия частых перелётов на дальние расстояния или длительная командировка с плотным графиком встреч требуют разного подхода к организации. В поездке на одни сутки сотруднику важно иметь возможность выбрать ранний рейс и остановиться в отеле рядом с местом встречи. А, например, в командировке на неделю потребуется размещение с оборудованной рабочей зоной и билет на самолёт, включающий багаж. При этом жёсткие правила — когда сотрудникам доступны перелёты исключительно экономкласса в рамках определённого бюджета и только с ручной кладью — могут дать экономию, но поставят команду в менее удобные условия.

Что делать: формировать гибкий подход к организации командировок.

На рынке уже заметен переход к более гибким тревел-политикам*Тревел-политика (от англ. Travel Policy) — это свод корпоративных правил, определяющий порядок организации деловых поездок сотрудников.: компании в отдельных случаях дают сотрудникам возможность выбирать более комфортные параметры поездки — например, повышенный класс обслуживания, удобное место в салоне или включение багажа. Это особенно актуально при длительных перелётах — 6 и более часов — или частых поездках со сменой часовых поясов, которые могут негативно сказаться на самочувствии деловых туристов и их продуктивности. Поэтому именно гибкие правила позволяют сохранить комфорт для сотрудников и показать заботу компании о них.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

Единые лимиты на поездки в разные страны и города

Одинаковый бюджет для командировок в разные направления кажется простым решением, но на практике он часто не соответствует реальным условиям. Итоговая стоимость деловой поездки будет зависеть от конкретного города, сезона и сроков бронирования. Найти одинаково качественное размещение за одну и ту же сумму в Москве и Череповце — или в Шанхае и Стамбуле — будет практически невозможно. Такая же проблема и с билетами на транспорт: внутренние поездки по России требуют разных бюджетов, так же как и передвижение между городами Европы.

Что делать: устанавливать лимиты на проживание и стоимость транспортных услуг по конкретным городам внутри России и по тем странам, куда сотрудники действительно ездят, — с учётом актуальных реалий на местах.

Если у компании пока нет понимания, какие бюджеты устанавливать для разных направлений деловых поездок, можно обратиться за помощью к специализированным сервисам для организации командировок. На основе накопленной статистики и отраслевой экспертизы они помогут определить более реалистичные и обоснованные лимиты на проживание и транспорт по тем направлениям, куда чаще всего ездят сотрудники компании.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

Также эксперт советует учитывать сезонный фактор при формировании лимитов. В высокий туристический сезон или в периоды проведения масштабных мероприятий стоимость проживания растёт, а число подходящих объектов размещения ограничено. Если компания регулярно направляет сотрудников в один и тот же город, имеет смысл заранее бронировать там размещение — а если такой возможности нет, рекомендуется корректировать бюджет на проживание и билеты на транспорт в периоды пикового спроса.

Запрет на выбор определённых типов размещения

Некоторые компании ограничивают своих сотрудников, позволяя им бронировать для командировок только определённые типы объектов размещения или конкретные сети гостиниц, предполагая, что это обеспечит экономию и гарантированный комфорт. Действительно, для некоторых поездок удобной опцией может стать классический отель. Но, например, при длительных командировках апартаменты нередко оказываются практичнее: сотрудник может лучше настроить быт под свои личные потребности и привычки. Кроме того, квартиры зачастую обходятся компаниям дешевле.

По нашим данным, в 2025 году средняя стоимость забронированной ночи в квартире составляла 4100 рублей, что на 37% меньше, чем проживание в отеле категории „три звезды“ и почти в два раза дешевле, чем в отеле категории „четыре звезды“. Многие российские компании уже добавили апартаменты в свои тревел-политики: по данным „Островок Командировки“, доля квартир и апартаментов в корпоративных бронированиях по итогам 2025 года выросла до 18%.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

На 37%

дешевле в 2025 году было бронирование одной ночи в квартире (по сравнению с отелем «три звезды»)

Что делать: включить в тревел-политики компании разные объекты размещения — от квартир и апартаментов до отелей разных категорий. Так у сотрудников будет больший выбор вариантов в рамках лимитов, и они смогут подобрать для себя наиболее комфортный тип размещения.

При определении доступных сотрудникам вариантов размещения важно учитывать специфику направлений. В крупных городах, как правило, хорошо развита отельная инфраструктура, однако в некоторых регионах апартаменты зачастую становятся единственным доступным вариантом. Так, по нашим данным, в 2025 году в Норильске 76% бронирований компаний пришлось на апартаменты, в Новом Уренгое — 58%, в Нижнем Тагиле — 54%, в Зеленоградске — 46%.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

Дополнительные ограничения, которые в реальности не влияют на стоимость поездки

В попытке сократить расходы компании иногда вводят избыточные ограничения, которые на практике могут не влиять на перерасход бюджета. Например, не включают в тревел-политики возможность выбирать ранний заезд и поздний выезд даже в случаях, когда они доступны без доплаты, или исключают тарифы с питанием, хотя они укладываются в установленный бюджет. В результате сотрудник оказывается в менее комфортных условиях и тратит больше времени на организационные вопросы — например, поиск кафе для завтрака.

Что делать: пересмотреть подход к таким ограничениям и не запрещать опции, которые позволяют оставаться в рамках тревел-политик и при этом повышают удобство командировки. Стоит разрешать сотрудникам ранний заезд и поздний выезд, а также учитывать тарифы с питанием в рамках лимитов.

Есть ещё одна опция, которая не увеличивает расходы компании, но заметно улучшает опыт сотрудников от поездки:

Мы видим, что организации всё чаще разрешают bleisure*Bleisure — сочетание английских слов «business» (дело) и «leisure» (отдых).-поездки — когда сотрудник продлевает командировку на выходные за свой счёт, чтобы остаться в городе на выходные, качественно отдохнуть и изучить местные достопримечательности. По нашим данным, в 2025 году количество деловых поездок с захватом выходных дней в ИТ и консалтинговых компаниях выросло на 16%, в производственных — на 13%, а в торговом секторе — на 11% по сравнению с 2024-м. Для работодателя это не несёт дополнительных затрат, при этом эффект ощутим: сотрудники лучше восстанавливаются после рабочих поездок, чувствуют доверие со стороны компании и в целом воспринимают командировки более позитивно.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

На 16%

выросло количество деловых поездок с захватом выходных дней в ИТ и консалтинговых компаниях в 2025 году

Как сокращать расходы на практике

Эффективная оптимизация командировок строится на грамотно выстроенных процессах и правильно подобранных инструментах — в противовес жёстким ограничениям. «Островок Командировки» рассказал о способах сокращения расходов, которые действительно работают во благо компании, не снижая уровень комфорта для сотрудников в поездке:

Бронировать все услуги для командировок в одной системе

Когда сотрудники оформляют билеты, бронируют отели и другие услуги на разных сайтах, компании сложно контролировать расходы: отслеживать превышение лимитов и оперативно выявлять перерасход бюджета. При этом сами сотрудники вынуждены тратить значительное время на поиск оптимального соотношения цены и качества, сравнивая предложения разных сервисов. Но когда все услуги бронируются в одном месте, ситуация меняется. Например, на сервисе «Островок Командировки» можно загрузить собственные тревел-политики и дать сотрудникам доступ к самостоятельному бронированию поездок. Расходы при этом будут под контролем: все варианты размещения и билетов, которые смогут оформлять сотрудники, будут соответствовать установленным лимитам.

«Островок Командировки» предоставляет доступ к более чем 3 млн объектов размещения по всему миру — а с 220 000 из них сервис работает напрямую, чтобы предлагать корпоративным клиентам самые выгодные тарифы. Сервис даёт возможность быстро подбирать и другие необходимые для поездки услуги в одном окне: авиа- и ж/д билеты, трансферы, визы и страховки для выезда за рубеж.

Установить чёткие сроки бронирования

Когда сотрудники заказывают необходимые услуги в последний момент, компания почти всегда переплачивает. Один из классических и действенных способов экономии: зафиксировать, за сколько дней до поездки сотрудникам рекомендуется оформлять авиа- и ж/д билеты, а также бронировать жильё.

Рекомундуемые сроки, в которые компания может максимально выгодно заказать необходимые услуги для командировок:

Автоматизировать отчётность и документы

Оформление командировок часто сопровождается большим объёмом ручной работы: сотрудники собирают чеки и квитанции, ищут посадочные талоны и тратят время на заполнение отчётов после поездки. Это отвлекает сотрудников от основных рабочих задач, попутно создавая риск ошибок и потери документов.

Автоматизация этого процесса позволяет существенно упростить работу. Например, на «Островок Командировки» все закрывающие документы по поездке формируются и сохраняются в системе автоматически, а после возвращения сотруднику не нужно тратить время на их сбор и оформление. Бухгалтерия при этом получает своевременную и корректную отчётность. В результате командировки перестают быть источником дополнительной нагрузки и стресса для сотрудников и бухгалтерии, а процесс становится понятным и быстрым.

Грамотная оптимизация расходов на командировки — это не сокращение трат любой ценой, а выстраивание понятной и управляемой системы. Когда процессы прозрачны, правила гибко учитывают разные ситуации в поездках, а сотрудники получают удобные инструменты для организации командировки, компания может снизить издержки без ущерба комфорту команды. В итоге оптимизация перестаёт быть разовой мерой и становится устойчивым подходом к управлению затратами и эффективностью поездок.

Юлия Усольцева, руководитель группы аккаунт-менеджеров «Островок Командировки»

Современный сервис бронирования поможет настроить процессы организации деловых поездок, проконтролировать бюджет и при этом упростить задачу сотрудникам на каждом этапе — от планирования поездки до сбора отчётности после неё. Попробовать сервис «Островок Командировки» можно по ссылке.