Как перевести бумажные доверенности в электронный вид

Иван Быков, эксперт Контур.Доверенности

Какие изменения произошли в законе об электронной подписи

1 сентября 2023 года коммерческие удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты электронной подписи, которые содержат данные юрлица. Новым сотрудникам компании остался только один способ подписывать документы от имени компании — с помощью сертификата физлица и машиночитаемой доверенности.

Что такое машиночитаемая доверенность и чем она отличается от бумажной

Машиночитаемая и бумажная доверенности — равноправные инструменты. Они одинаково подтверждают, что сотрудник может подписывать документы от лица компании. В них есть информация и о доверителе, и о представителе, и о полномочиях, которые он получил. Различаются эти документы только формой. Например, МЧД — это xml-файл, содержание которого может автоматически понять только информационная система или сервис.

Машиночитаемые доверенности уже можно применять в ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК, а также при обмене документами с контрагентами.

Однако некоторые системы пока не успели перейти на новый формат работы, поэтому перед созданием МЧД уточните у площадки или сайта детали работы.

Как перевести бумажные доверенности в электронный вид

До 1 сентября 2024 года у сотрудников для подписи документов от лица компании есть альтернатива — действующие сертификаты с реквизитами юрлица. После этой даты пользоваться ими будет нельзя, и для этого можно будет использовать только сертификат физлица и машиночитаемую доверенность.

К оцифровке данных компании стоит подготовиться заранее. На это может уйти не один месяц:

1. Проанализируйте, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид.
2. Определите, кто из сотрудников подписывает документы от имени компании и в каких системах они должны работать с электронной подписью.
3. Узнайте, по каким условиям работают эти системы и успели ли они перейти на новые правила.
4. Оформите на сотрудников сертификаты с реквизитами физлиц и оформите им МЧД.

Как создать МЧД

Оформить машиночитаемую доверенность можно в информационной системе, где планируете обмениваться документами либо в специальном сервисе. Например, МЧД для ЕГАИС, Честного ЗНАКа, Федресурса и контрагентов можно создать в Контур.Доверенности. В сервисе можно ее заполнить, отправить руководителю на подпись, а затем на регистрацию в реестр ФНС. Полномочия сотрудника в МЧД прописать в свободной форме либо взять из единого классификатора полномочий.

Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620, 620017 г. Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19а, 16+ erid: 4CQwVszH9pWuoQy6MUU

Фото на обложке: Dean Drobot / Shutterstock