Метод Inbox Zero: как эффективно управлять электронной почтой

Ограничьтесь базовыми настройками

По мнению Лопеса, чтобы организовать электронную почту, будет достаточно Gmail с настройками по умолчанию.

Используйте сочетания клавиш

Так просматривать входящие будет быстрее и проще. Запомните комбинации, которые позволяют архивировать, удалять и откладывать сообщения, а также отвечать на них, не используя мышь.

Читайте по теме:

Как настроить антиспам-фильтры, чтобы не пропустить важное письмо

Как настроить отправку автоматических ответов в Gmail

Чтобы просмотреть полный список сочетаний клавиш (в том числе тех, которые нужно включить вручную), откройте Gmail и нажмите «?» на клавиатуре. Вы также можете создать свою комбинацию. Обратите внимание, что ярлыки работают по-разному на ПК с Windows и Mac.

Сортируйте письма по важности

Чтобы включить эту функцию в Gmail, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и откройте «Все настройки» → «Папка “Входящие”». В разделе «Тип папки “Входящие”» выберите «Приоритетные». Настройте остальные параметры, например какие разделы показывать во входящих, и сохраните.

Проверяйте почту регулярно

Если вы получаете огромное количество писем, то просматривайте их несколько раз в течение дня. Например, Лопес проверяет почту утром и вечером, а также между встречами.

Используйте ярлыки и фильтры

Ярлыки отличаются от папок и помогают фильтровать рассылки и переписки, которые нужно проверять, к примеру, раз в неделю.

Создайте ярлык и вручную добавляйте его ко всем входящим и исходящим сообщениям, используя комбинацию клавиш.

Затем создайте фильтр Gmail, чтобы ярлык автоматически применялся к определенным письмам. Вот как это сделать.

• В поле поиска нажмите на иконку со стрелкой или фильтрами.
• Введите условия, соответствующие определенным сообщениям. Например, чтобы отфильтровать и пометить письма от конкретного аккаунта, введите email-адрес в поле «От».
• В нижней части окна поиска нажмите «Создать фильтр».
• Рядом с пунктом «Применить ярлык» выберите, какой именно.
• Нажмите «Создать фильтр».

С помощью фильтров можно определить, куда попадает письмо с ярлыком, например в папку «Соцсети» или «Спам».

Не откладывайте на потом

Чтобы электронная почта улучшала работу, а не отнимала время, нужно следовать строгим правилам.

• Если вы знаете, что ответить, то не откладывайте это. Старайтесь писать кратко и по существу.
• Если на письмо должен ответить другой член команды, то сразу перешлите его.
• Если ответ требуется обдумать, отложите сообщение и вернитесь к нему, когда у вас будет время.
• Если вы получили спам или диалог закончился, удалите или заархивируйте письма.

Не будьте слишком строги к себе

Пустой почтовый ящик должен избавлять от стресса, а не усугублять его. Если писем становится все больше, старайтесь не беспокоиться об этом — просто выделите немного времени, чтобы с ними разобраться.

Источник.

Фото на обложке: Diego Thomazini / Shutterstock