Top.Mail.Ru
Истории

Какие документы по охране труда нужны?

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Анастасия Удальцова

Сотрудники Государственной инспекции труда (ГИТ) проводят периодические проверки организаций на предмет выявления нарушений в части охраны труда. В том числе — проверяют документацию.

Инспекторы в обязательном порядке запросят ряд документов, регламентирующих ключевые процедуры охраны труда. В этой статье разбираемся, какие документы по охране труда должны быть и сколько времени следует хранить такую документацию.

Какие документы по охране труда нужны?
  1. Истории

 

Документы по организации охраны труда

Правила и нормативы охраны труда должны строго соблюдаться в каждой организации, независимо от сферы ее деятельности. Игнорирование этих правил или их нарушение чреваты штрафными санкциями, порой — весьма существенными, поэтому руководителю и специалистам важно понимать, какие документы необходимы по охране труда.

Охрана труда — это зона ответственности руководителя предприятия. Именно руководство отвечает за те условия, в которых работают подчиненные. 

Если на предприятии трудятся более полусотни человек, то работодатель обязан организовать специальную службу охраны труда. 

Эта обязанность сохраняется даже в отношении тех компаний, которые ничего не производят, а их сотрудники работают в офисах. Если же штат более скромный, то разрешается совмещение — обязанности по охране труда и ведению соответствующей документации возлагаются руководством на кого-либо из сотрудников.

Какие внутренние документы по охране труда должны обязательно быть в организации, зависит от того, чем именно занимается конкретная компания.

Какого-либо единого списка, универсального для всех, не предусмотрено, поэтому перечислим наиболее важные документы, которые должен подготовить специалист по охране труда.

Освободите время и зарабатывайте больше с помощью ИИ! Пройдите курс и получите в подарок лучшие промты для решения бизнес-задач.

Какие документы нужны инспектору ГИТ:

  • положение об охране труда в организации;
  • инструкции по охране труда, разработанные для сотрудников, занимающих различные должности;
  • программы инструктажей;
  • журналы регистрации мероприятий по охране труда;
  • протоколы, в которых фиксируются результаты проверки знаний сотрудников в части норм охраны труда;
  • документы, утверждающие полномочия лиц, отвечающих за охрану труда в организации;
  • журнал регистрации фактов несчастных случаев;
  • документы, отражающие данные о проведенной специальной оценке рабочих мест;
  • если в организации есть специальная служба по охране труда, то должен быть приказ о ее формировании; если же компания небольшая и эти обязанности берет на себя руководитель, то он должен оформить и подписать приказ о самоназначении. К приказу должны быть приложены документы, которые подтверждают факт прохождения руководителем обучения по охране труда.

Читайте также: Правила охраны труда при работе на высоте


Это далеко не полный список того, какие документы по охране труда должны быть в организации. В зависимости от специфики компании и масштаба бизнеса он может быть расширен и дополнен. К примеру, при регулярном прохождении сотрудниками медосмотров к этому списку добавляются договоры с организацией, которая проводит эти осмотры.

Если особенности производства требуют использования средств индивидуальной защиты (СИЗ), то в обязательном порядке должны быть оформлены учетные карточки, а также распоряжение по выдаче сотрудникам СИЗ. Кроме того, в этом случае надо оформить приказы о назначении лиц, ответственных за выдачу и приемку СИЗ.

Если сотрудники организации работают в условиях повышенной опасности (высотные работы, работы с электросетями и другое), то должны быть обязательно разработаны и оформлены документы, подтверждающие возможность допуска конкретных сотрудников к таким работам. В документах должны быть указаны сведения о наличии групп допуска у специалистов, производящих работы.


Читайте также: Как получить компенсацию за причинение морального вреда


Утверждение документа по охране труда — важный шаг, который позволяет обеспечить безопасность сотрудников и соответствовать законодательным требованиям.

Процесс утверждения может включать несколько этапов, которые зависят от вида документа и внутренних правил компании. Вот общие рекомендации. Рассмотрим, как и каким способом утвердить документ по охране труда.

Подготовьте документ, например, инструкцию, положение или регламент.

  1. Убедитесь, что он соответствует законодательству (например, Трудовому кодексу РФ и нормативным актам).
  2. Передайте документ на проверку ответственным сотрудникам: специалистам по охране труда, юристам компании (для проверки соответствия законам) и руководителям подразделений, которых касается документ.

Что делать с документом потом?

  1. После согласования документ передается руководителю организации для утверждения.
  2. Руководитель ставит подпись и дату на титульном листе или утверждающем штампе.
  3. Занесите документ в реестр локальных нормативных актов компании.
  4. Ознакомьте сотрудников с утвержденным документом под подпись (например, в журнале инструктажей или через электронные системы).
  5. Документ утверждается приказом руководителя.
  6. На титульном листе ставится штамп с надписью «Утверждаю», подписью руководителя и датой.
  7. Внедрение электронного документооборота позволяет утверждать документы через специализированные системы (например, 1С или «КЭДО»).
  8. Электронная подпись руководителя подтверждает легитимность документа.

Например, компания разработала инструкцию по безопасности при работе с электрическим оборудованием. Документ был согласован с инженером по охране труда, проверен юристом и подписан генеральным директором. 

После утверждения сотрудники прошли инструктаж и расписались в журнале учета инструкций.

 

Внутренние документы работодателя

Каждая организация обязана разработать свои локальные нормативные акты.

Вот какими документами руководствуется по охране труда компания:

  1. Инструкциями по охране труда.
  2. Положениями о системе управления охраной труда (СУОТ).
  3. Графиками обучения и инструктажей.
  4. Журналами учета.
  5. Актами и протоколами.

 

Документы для обучения охране труда

Обучение сотрудников охране труда — обязанность, лежащая непосредственно на работодателе. Эту обязанность закрепляет за ним Трудовой Кодекс РФ (статья 214). Также работодатель должен проверять знания подчиненных.

Согласно ТК, все работодатели обязаны проводить обучение следующих видов:

  • инструктаж,
  • стажировка,
  • обучение работе с СИЗ,
  • обучение нормативам охраны труда,
  • обучение оказанию первой помощи.

Чтобы все перечисленные мероприятия можно было проводить вовремя и без проволочек, на предприятии должен быть пакет документов по обучению охране труда

В этот пакет входят обучающие программы, разработанные с учетом специфики работы компании, приказы о назначении лиц, ответственных за обучение, протоколы проверки и приказы о формировании комиссии по проверке.

 

Шаблоны документов для проведения медицинских осмотров работников

Если на предприятии регулярно проводятся медосмотры сотрудников, то должны быть оформлены соответствующие документы. 

Рассмотрим подробнее, какие документы обязательны по охране труда:

  • список сотрудников, зачисляемых в штат, которые должны пройти предварительный медосмотр;
  • список сотрудников, уже числящихся в штате и подлежащих регулярным медосмотрам;
  • шаблон направления на медосмотр;
  • журнал учета направлений.

Этот список документов также может корректироваться в зависимости от нюансов работы организации. Документы по охране труда скачать можно бесплатно практически с любого сайта.

 

Документы для расследования несчастных случаев

Руководитель предприятия обязан уделять внимание любым несчастным случаям, произошедшим с его подчиненными при выполнении ими трудовых обязанностей. Это регламентирует статья 226 ТК РФ. 

Далее рассмотрим, какие нормативные документы по охране труда нужны, чтобы оформить и расследовать несчастные случаи.


Конкретный способ документирования несчастных случаев на производстве работодатель имеет право выбирать самостоятельно. Однако существуют методические рекомендации, приводимые Министерством труда в Приказе № 632н.


В целях обеспечения максимальной эффективности учета несчастных случаев и травм на производстве в компании должно быть разработано соответствующее Положение, регламентирующее порядок изучения обстоятельств, при которых была получена травма.

Основная задача Положения — установить причину травмы и впоследствии разработать перечень эффективных мер, чтобы предотвращать подобные случаи. Все сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Кроме того, в организации должен быть специальный журнал учета несчастных случаев. 

В этом журнале указывают следующие данные:

  • дата и время несчастного случая;
  • место, где он произошел;
  • сведения о пострадавших;
  • обстоятельства и причины, приведшие к получению травмы.

Журнал учета играет важную роль в изучении обстоятельств получения травм сотрудниками и дальнейшей разработке мероприятий по предупреждению схожих ситуаций. 

И журнал, и Положение должны быть составлены с учетом специфики работы предприятия. Эти документы по охране труда скачать бесплатно можно прямо с сайта.

 

Документы для проведения спецоценки условий труда (СОУТ)

Это система мер, которые направлены на обеспечение безопасных условий работы сотрудников и эффективное управление рисками. 

Какие основные документы по охране труда нужны, чтобы провести спецоценку?

  1. Карточка организации. В ней должны быть указаны сведения о предприятии: его полное наименование, юридический и фактический адреса, ФИО руководителя, контактные данные, ИНН, ОКВЭД.
  2. Приказ о формировании комиссии по проведению спецоценки условий труда.
  3. Приказ об утверждении графика выполнения СОУТ.
  4. Список рабочих мест, которые подлежат оценке (при наличии аналогичных рабочих мест это также должно быть отмечено), с их индивидуальными номерами.
  5. Штатное расписание и перечень сотрудников предприятия, которые получают доплату или продукты питания за опасные или вредные условия труда, пользуются правом сокращенного рабочего дня или дополнительного отпуска, подлежат регулярным медосмотрам в связи с условиями труда.
  6. Должностные инструкции сотрудников.
  7. Приказы о совмещении (если есть).
  8. Перечень материалов и оборудования, которые используются сотрудниками на рабочих местах при выполнении должностных обязанностей. Для оборудования должны быть указаны инвентарные номера, а также должна быть приведена техническая документация. Для сырья и материалов необходимы характеристики (включая те характеристики, которые были установлены в результате производства токсикологических, санитарно-гигиенических и других экспертиз).
  9. Журнал учета несчастных случаев на производстве и акты расследования таких случаев, если они были.
  10. Результаты ранее выполненной спецоценки (если таковая проводилась).
  11. Договор на выполнение спецоценки (если СОУТ проводится не своими силами, а с привлечением сторонних подрядчиков). 
  12. Отчет о выполнении СОУТ.

Стоит учитывать изменения, которые начали действовать с сентября 2024 года. Отчет об итогах СОУТ теперь можно формировать и хранить в электронном виде. 


Читайте также: Кто несет ответственность за нарушение охраны труда


Комиссия по спецоценке должна оформлять протокол, в котором будут отражен перечень редных и опасных производственных факторов на рабочих местах сотрудников. Эти изменения закреплены в Приказе Министерства труда № 817н.

 

Сроки хранения документов по охране труда

Какие документы по охране труда нельзя утилизировать и сколько требуется хранить такую документацию? 

На сегодняшний день сроки обязательного хранения следующие:

  • для аттестационных протоколов, программ инструктажей и обучающих программ на предприятии — 5 лет;
  • документация, касающаяся опасных или вредных условий труда на рабочих местах, — 75 лет;
  • акты по технике безопасности на предприятии — 5 лет;
  • журналы регистрации проведенного обучения персонала требованиям пожарной безопасности — 3 года;
  • документы, касающиеся обеспечения сотрудников СИЗ, спецодеждой и специальным питанием, — 3 года;
  • документация по СОУТ — 45 лет.
  • журналы обучения технике безопасности на рабочих местах — три года.
  • полисы страхования опасных объектов на производстве, документация по улучшению условий труда, журналы регистрации несчастных случаев и аварий — постоянно, пока работает предприятие.

Все документы должны храниться в хорошо проветриваемых, сухих и темных помещениях, доступ в которые должен иметь только ограниченный круг лиц, уполномоченных на работу с данной документацией.


Если нет возможности оборудовать архив в отдельном помещении, то следует предусмотреть специальное место для хранения. Это может быть сейф или металлический шкаф с замком. Располагаться он должен в отделе кадров или в кабинете руководителя.

 

Ответственность за документы по охране труда

Выше подробно рассмотрели, какие документы нужны по охране труда. Рассмотрим, какая ответственность грозит руководителю компании, нарушающему регламент.

Уже первое нарушение может стать поводом для привлечения руководства компании к административной ответственности. 

КоАП РФ предусматривает следующие штрафные санкции за нарушения:

  • при отсутствии документов по охране труда — предупреждение или штраф. 

Сумма штрафа определяется индивидуально — в зависимости от конкретных обстоятельств правонарушения она может составлять несколько десятков тысяч рублей.

Ответственным лицом, на которое налагается штраф, при этом может быть как сам руководитель, так и его подчиненный, если разработка и хранение соответствующей документации входили в обязанности сотрудника. 


Читайте также: Минэк разработал законопроект по повышению гибкости рынка труда на фоне дефицита кадров — РБК


  • если выявлены грубые ошибки в оформлении обязательных документов также предусмотрен штраф. 

Его сумма колеблется в пределах 2-5 тыс. рублей — для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц, а для юридических лиц — 50-80 тыс. рублей. 

Если нарушение повторится, то предприятие будет оштрафовано на еще большую сумму, а его деятельность может быть приостановлена на период до 90 дней. 

Компании важно понимать, каким документом регламентируется обучение по охране труда и иметь все документы в наличии, чтобы соблюсти законодательство и снизить свои риски.

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

7 писем для старта
Начни бизнес с RB.RU
Подписаться