Увольняетесь? Вот как правильно извлечь личные данные из корпоративных устройств

Можно ли просто удалить все личные документы с корпоративного гаджета и выполнить сброс к заводским настройкам? Или же просто оставить все так, как есть? Этими вопросами задаются многие сотрудники при смене работы.

Важно заранее разобраться в том, какая информация принадлежит вам и как ее лучше перенести — иначе обычное увольнение приведет к внутренним расследованиям и даже юридическим последствиям.

«Это происходит постоянно в связи с увеличением числа людей, которые работают удаленно и более географически рассредоточены, что вызвано коронавирусом», — рассказывает Марк Нойбергер, трудовой адвокат из Foley & Lardner.

Чтобы облегчить себе жизнь после увольнения, эксперты советуют хранить на рабочих девайсах как можно меньше личных документов, фотографий и файлов. Альтернативный способ — держать их в одном месте, где их будет легко найти, например в определенной папке.

Учитывайте правила своей организации и открыто сообщите работодателю, какие данные собираетесь извлечь перед увольнением. Это самое безопасное решение, утверждает Майк Кэздан, партнер юридической компании Wiggin and Dana, который специализируется на праве интеллектуальной собственности.

Не торопитесь перемещать контакты и данные

Список контактов может рассматриваться как список клиентов компании. В таком случае это конфиденциальная информация, которая не должна покидать ее пределы. Посоветуйтесь с работодателем, прежде чем экспортировать контакты из Outlook, Gmail и смартфона.

Если это все же можно сделать, воспользуйтесь функцией «экспорт» в Gmail и Outlook, чтобы сохранить данные в файл CSV — так их с легкостью можно будет импортировать на другое устройство. Android и iOS позволяют как экспортировать контакты, так и перемещать их на другие девайсы напрямую.

То же самое можно отнести и к другим данным. Например, к электронным письмам и записям в календаре, а также к презентациям (если они содержат частную информацию о компании), которые вы, возможно, планируете использовать как шаблон в будущем.

Фото в тексте: OPOLJA / Shutterstock

«Это один из самых простых способов столкнуться с большими проблемами», — рассказывает старший аналитик Дэн Уилсон, который освещает тему цифрового рабочего пространства для издания Gartner. Поэтому, сообщает он, важно подробно разобраться в контексте и содержании данных.

Проблемы могут возникнуть, даже если вы извлекаете то, что считаете безоговорочно вашим, например медицинские документы и семейные фото. По словам Уилсона, некоторые организации отслеживают перемещение данных у сотрудников, которые имеют доступ к ценной информации, высказывают недовольство или хотят уйти к конкуренту.

Если на устройстве удаляется или экспортируется большой объем данных, система мониторинга может расценить это как несанкционированную передачу. «Лучше согласовать с кем-то удаление этих данных, например с HR-специалистом или руководителем», — советует Уилсон.

Проверьте все приложения и папки

Работники часто забывают, где находятся их личные данные, даже если стараются сохранять их в одном месте. Например, скачанные файлы могут оставаться в папке «Загрузки» на ноутбуке или в папке «Файлы» на iPhone. WhatsApp и SMS-сообщения также могут содержать фотографии.

Обязательно проверьте все приложения и папки, в которых может случайно оказаться личная информация, рекомендукт Марк Островски, руководитель технического отдела в компании по кибербезопасности Check Point Software.

Очистите свой «цифровой след»

Даже если вы решили удалить личные документы и фотографии, помните, что у компании, возможно, уже есть их копия. Это также касается электронных писем и файлов на смартфоне.

Тем не менее Островски считает, что эту информацию все же стоит удалить, чтобы не оставлять лишних копий. Помимо этого, можно просмотреть и очистить файлы в облачном хранилище. По мнению Островски, крайне важно «иметь четкое представление о том, какие следы вы оставляете».

Не забудьте выйти из своего аккаунта во всех приложениях, а также очистить историю в браузерах, платежную информацию и учетные данные, добавляет Уилсон. Если вы использовали личный Apple ID, выйдите из системы и отключите параметр отслеживания «Найти iPhone». 

Эксперты также советуют не выполнять сброс к заводским настройкам самостоятельно. Работодатели часто налагают собственные правила относительно данных и в некоторых случаях могут быть юридически обязаны хранить их в течение определенного периода времени.

Убедитесь, что на ваших личных устройствах нет рабочих файлов

Проверьте, не сохранили ли вы случайно какую-либо рабочую информацию на личных устройствах. Возможно, вы когда-то загружали презентацию или таблицу клиента на флешку или внешний жесткий диск, чтобы поработать из дома. Или же отправляли на личную электронную почту документы, содержащие конфиденциальный исходный код.

Все это — потенциальные тревожные сигналы для работодателей, которые могут вызвать проблемы на новом месте работы. Нойбергер отмечает, что в худшем случае сотруднику могут вменить гражданскую и уголовную ответственность.

Читайте по теме: Как привести в порядок финансы перед увольнением или сменой карьеры

Сейчас довольно сложно отслеживать и разделять рабочие и личные данные. По словам экспертов, лучше всего не использовать корпоративные устройства для личных целей, но порой этого не избежать. И часто работодатели относятся к этому с пониманием.

«Не у всех есть два телефона и два ноутбука, — рассказывает Кэздан. — Однако это помогает быть организованным и честным с работодателем».

Источник.