Как провести онлайн-мероприятие, чтобы на нём никто не зевал

Тщательно готовимся

В привлечении участников ничего не изменилось – мы как работали с digital-каналами, так и продолжили работать. Но собрать людей оказалось не так сложно, как обеспечить их явку. Многие зарегистрировавшиеся переставали открывать рассылочные письма и теряли ссылку на доступ, а иногда нужное письмо и вовсе попадало в «спам».

Чтобы решить проблему, например, на мероприятии «День открытых дверей» мы выделяли отдельного человека, который был всегда на связи в любом удобном мессенджере и решал проблемы с доступом.

Для некоторых форматов мы просили оставить контактный номер в форме регистрации, чтобы сообщить детали или напомнить о мероприятии – это тоже хорошо работает.

Unsplash

Помощники нужны и для модерации, и для подстраховки на самом мероприятии. Роли следует распределить заранее: кто следит за ходом мероприятия, кто «впускает» участников, кто наблюдает за чатом, а кто отвечает за техническую сторону вопроса. Что касается технических нюансов, то их нужно также проработать заранее. Мы использовали две платформы – Zoom и Webinar, и у каждой – свои особенности. В Zoom важно настроить параметры конференции заранее: у кого доступ к демонстрации экрана спикера, нужен ли зал ожидания, может ли переименовывать участник себя во время мероприятия и др. Важно подстраховаться и назначить соорганизаторов конференции, чтобы в случае, если у организатора пропадет связь, его права не перешли случайному участнику.

Особое внимание стоит уделить более оригинальным форматам. В одном из тренингов магистерской программы «Коммуникации в государственных структурах и НКО» мы распределяли участников по отдельным «комнатам» (сессионным залам) в Zoom, по которым активно перемещался ведущий, — так организовывалась командная работа. Для этого необходимы определенные навыки, которые можно и нужно тренировать. Мы получили отличные отзывы от участников, потому что фактически перенесли оффлайн-формат в онлайн без потери качества и ожидаемых результатов.

Также, если вы в презентациях в Zoom используете видео, это может создать некоторые технические заминки и лаги. Мы заранее готовили ссылки на необходимые видеозаписи и в нужный момент высылали их в чат.

Включаем слушателей в работу

Одна из самых сложных задач после технической — не дать людям заскучать. Пока участники сидят с ноутбуками в домашней обстановке, есть огромный шанс потерять их внимание. Есть много «уловок», которыми пользуются спикеры во время живого выступления. К сожалению, на экране компьютера их выразительность и эффективность заметно теряется. Тем не менее все же есть способы «включать» слушателей в работу.

Еще один из интересных инструментов внутри платформ — чат. Спикер может уделять раз в полчаса пару минут для того, чтобы прочитать сообщения в чате или ответить на вопросы. По нашему наблюдению, хорошую реакцию дают и вопросы от самого выступающего. Они могут быть абсолютно разные.

Также хорошо работают мини-флешмобы и «фотографии» на память. Чаще всего люди неохотно включают свои камеры, но для общего фото – всегда с удовольствием откликаются. Флешмобы тоже заставляют «проснуться». На выпускном, который у нас, конечно же, был в онлайн-формате, студенты подкидывали вверх шапочки и отправляли друг другу сердечки из рук. Это позволило создать классное чувство единения, поэтому в итоге праздник оставил теплые впечатления у всех присутствовавших.

Unsplash

Скрытые угрозы и как их преодолеть

Конечно, у подобного формата (как и у любого другого) есть и неприятные особенности. Кроме технических неполадок, проблемой стали так называемые Zoom-тролли, проникающие в конференции. Для того чтобы от них отгородиться, приходилось просить вступающих участников представляться тем же именем и фамилией, под которыми они были зарегистрированы. Это условие помогало пройти модерацию в «комнате ожидания», за которой следил отдельный человек. Разумеется, на это также нужно было заложить отдельный временной слот. Кроме того, есть возможность приглашать каждого участника вручную. К сожалению, на каких-то более массовых мероприятиях это занимает очень много времени.

Изучаем новые возможности

Мы обратили внимание, что посещаемость мероприятий, перешедших в онлайн, не упала, а на некоторых форматах в первый месяц карантина даже увеличилась. Даже те события, которые и раньше проходили онлайн, стали привлекать гораздо больше участников. Поэтому мы начали «прокачивать» свой уровень и переносить некоторые фишки «живых» мероприятий.

Карантин также позволил нам привлечь спикеров, с которыми очно провести мероприятия было бы практически невозможно. На образовательной программе «Коммуникации, основанные на данных» мы провели цикл встреч с фаундерами из Англии, Ирландии и США. До изоляции спикеры были практически недоступны, но пандемия все изменила.

Советы по проведению онлайн-мероприятия

1. Определите цель и конкретный результат будущего мероприятия. Исходя из целей, подберите подходящую платформу.
2. Упакуйте контент. В онлайн-мероприятии то, как выглядит ваш контент, особенно важно. Создайте фон для Zoom. Если у вас есть презентация, сделайте ее максимально красивой и структурированной. Используйте возможности дизайна и верстки по максимуму. Хорошими помощниками вам станут сервисы Canva, Prezi и т.д.
3. Продумайте интерактив. Заранее определите, как вы будете взаимодействовать с аудиторией, общаться и собирать обратную реакцию. Без подобной коммуникации ваше мероприятие рискует провалиться.
4. Добавьте человечности. Можно общаться с другими организаторами и даже делать small-talk с участниками. Искренность всегда привлекает.
5. Будьте краткими. Плотность полезной информации должна быть максимальной.
6. Соберите команду. Без помощников здесь вы точно обойтись не сможете.

Фото на обложке: Shutterstock / blackzheep