Когда ручная отчётность мешает компании расти: как ускорить аналитику в фешен-ретейле

Как понять, что ручной аналитики уже не хватает

С ростом бизнеса — не только в фешен-ретейле — ручная аналитика способна затормозить всю ключевую деятельность, от продаж до формирования коллекций и складских запасов. Мы увидели это на собственном масштабе: Melon Fashion Group управляет пятью брендами, а оборот группы в 2024 году достиг 82 млрд руб. Объём данных рос вместе с бизнесом — только по остаткам мы ежедневно фиксировали до 7 млн записей, — но скорость их обработки оставалась прежней. Это повышало операционные риски и замедляло работу с данными.

Быстрее всего проблема проявилась в повседневной аналитике, которую мы собирали вручную: специалисты тратили от нескольких часов до нескольких дней на рутинные отчёты в Excel. Особенно сложно было получить детальные срезы по штрихкодам и остаткам за неделю — ни 1С, ни Power BI не давали здесь нужной скорости и гибкости.

Бизнесу нужен доступ к данным без участия ИТ

Чтобы запустить перемены, нам пришлось пересмотреть сам подход к работе с данными. Мы выбрали модель самостоятельной работы с бизнес-аналитикой (англ. self-service BI): она предполагает, что сотрудники без технической подготовки должны иметь возможность собирать отчёты и срезы под свои задачи сами, минимизируя вовлечение ИТ-отдела.

Внедрение мы начали с финансово-административного блока, где потребность в сложной аналитике была особенно высокой: сотрудники долгое время опирались на Excel, ИТ-ресурсов для масштабного внедрения было немного, а данные внутри компании оставались разнородными. Мы начали с небольших пилотных проектов, выбрали платформу с понятным интерфейсом, подготовили простые инструкции и шаблоны, которые сами бизнес-пользователи могли быстро взять в работу. Быстрая реакция на ошибки и поддержка пользователей помогли ускорить адаптацию.

Когда финансисты получили возможность формировать кросс-брендовые отчёты за считаные минуты, подход быстро вышел за пределы одного подразделения: сейчас системой пользуются более 140 сотрудников, включая аналитиков финансового сектора, юристов, руководителей направлений, специалистов по закупкам и электронной коммерции, продуктовых и бизнес-аналитиков.

Какие показатели должны быть всегда под рукой

Ретейлу в ежедневной работе нужна аналитика по всем ключевым параметрам: продажам, себестоимости, остаткам, разным видам цен, — а также доступ к внутренним справочникам. В нашей системе разные команды используют данные в зависимости от своей специфики:

• Ассортиментные и продуктовые аналитики оценивают продажи и оборачиваемость коллекций, находят слабые товарные позиции и корректируют ассортиментную стратегию;
• Команды брендов следят за остатками на складах и маркетплейсах, чтобы вовремя видеть дефицит и излишки;
• Команда электронной коммерции анализирует стоимость логистики, сроки и качество работы курьерских служб;
• Отдел планирования строит прогнозы актуальной динамики продаж и сравнивает показатели разных брендов.

Система закрепилась в ежедневной работе, потому что пользователям было легко в ней разобраться.

Для навигации мы собрали рабочие книги по направлениям: электронной коммерции, рознице и отдельным брендам. Дальше команды начали сами создавать новые отчёты и дашборды: брали готовые шаблоны и адаптировали их под свои задачи.

Многие рабочие отчёты продолжили использоваться и после того, как их авторы переходили в другие роли или уходили из команды.

Скорость аналитики способна вырасти в десятки раз

Руководители отделов получили возможность оперативно оценивать динамику продаж по брендам и каналам, а команды — работать с актуальными остатками, оборачиваемостью и прогнозами.

В результате внедрения новых подходов и инструментов отчёт по оборачиваемости, на который раньше уходило до трёх дней, теперь формируется за одну минуту, а сбор кросс-брендовой аналитики сократился с двух дней до десяти минут.

Итогом трансформации стала автономная BI-экосистема, которая растёт вместе с бизнесом, не требуя увеличения затрат и численности команды: четыре специалиста вполне способны обеспечить уровень корпоративной аналитики, сопоставимый с возможностями крупного холдинга.