Мнения

Как японский метод управления повысил эффективность тысячам компаний

Канбан: плюсы и минусы

29 декабря 2016, 12:13

Развешивали ли вы когда-нибудь на своем рабочем месте разноцветные листочки с текущими рабочими задачами? Если да, то уже немного знакомы с классическим методом управления проектами Канбан.

О принципах японского метода и о том, как это визуализируется в современных CRM-системах, рассказывает Сергей Козлов, гендиректор компании «Мегаплан».

Как это работает

Японское слово Канбан переводится как «карточка», «сигнал» или «бирка». Но как обычные карточки позволяют наладить эффективное управление целой корпорацией?

На самом деле система достаточно проста. Концепция производства, которую стремилась реализовать у себя Toyota, основывалась на снижении затрат путем выполнения точно в срок всех задач.

В результате оба боковых зеркала автомобиля Toyota должны были производиться синхронно, склады не ломились от запчастей, а брак в производстве полностью исключался.

Добиться этого только за счет планирования было невозможно. Поэтому план, который устанавливался для подразделений корпорации, был приблизительным, а ориентироваться руководители и мастера производства на местах должны были на специальные карточки, которые были для них сигналом, что и в каком количестве нужно произвести.

Разноцветные карточки прикреплялись к каждой коробке с запчастями, по ним планировались закупки того или иного сырья, они же в итоге попадали на специальную Канбан-доску, имеющуюся на стене в каждом отделе, включая кабинет главы корпорации.
В его кабинете определенный набор карточек отражал каждый этап производства: сколько сырья выдано, сколько и каких запчастей произведено, сколько машин ушло с конвейера, сколько проверено на брак.
Эти сигнальные листки позволяли видеть, где и в каком цеху происходит задержка, кто идет с опережением, какую команду нужно усилить, а какой — поручить новое дело, чтобы рабочие не простаивали.

Позже эта простая методика управления от Toyota вошла в учебники по менеджменту под названием «Канбан». Впрочем, даже с появлением в обиходе компьютеров, интернета, а также систем по автоматизации бизнеса она не потеряла своей актуальности.

Разве что теперь разноцветные карточки чаще создаются в электронном виде.

Простейшая Канбан-доска

Вне зависимости от того, какое количество людей работает в коллективе, перед каждым из них стоит свой перечень задач, каждый работает над несколькими заданиями, проектами или с несколькими клиентами. Методика Канбан позволяет систематизировать работу, добиться наибольшей эффективности и снизить издержки в любом коллективе.

Простейшую Канбан-доску создать очень просто. Рисуем три графы: «Надо сделать», «В процессе работы», «Сделано». В каждой графе находятся соответствующие карточки с задачами.

Доска посложнее

Можно придумать Канбан-доску и посложней, с большим числом этапов рабочего процесса. С помощью этого нехитрого инструмента можно отслеживать получение заказов, заключение договоров, выставление счетов, получение предоплаты, закупку сырья или инструмента для создания продукта, а также производство самого продукта, которое может делиться на множество этапов, включая проверку качества товара и его поставку заказчику.

Разложить на Канбан-доске можно и процессы отдельного подразделения компании.

Например, при планировании работы отдела продаж можно использовать следующие графы: «предзаказ» (заявка на сайте), «звонок оператора, уточнение заказа», «отправка заказа на формирование» и так далее. Рабочий процесс может быть разбит на любое количество этапов, главное, чтобы это было удобно самому коллективу.

Плюсы

Преимущества системы Канбан очевидны. Выполнение каждой операции по каждому из заказов всегда под контролем.

Руководитель видит, где в процессе работы коллектива возникло «узкое» место, то есть какой из отделов или сотрудников тормозит работу, кто выполняет работу быстрее, а кто сидит без работы из-за проблем на предыдущем этапе.
Понятно, какой из отделов нужно усилить, а кого из сотрудников сменить.
Канбан позволяет менять приоритеты в зависимости от ситуации. Ведь доска наглядно показывает ситуацию в целом по всей компании.
С ее помощью происходящие бизнес-процессы становятся понятны не только менеджеру проекта, но и всему коллективу.
Для сотрудников такая доска может стать руководством к действию, например, поводом выступить с идеей о том, как сделать рабочий процесс более эффективным.

Минусы

Есть в системе Канбан и свои минусы.

Канбан не предполагает долгосрочного планирования и создана для решения текущих задач.
Организация работы на таких принципах вряд ли подойдет для тех проектов, где нет поточной системы с понятными действиями на каждом шаге.
Если этапов в рабочем процессе очень много и каждый из них имеет несколько вариантов, использовать Канбан-доску будет слишком сложно.

Канбан-доска в CRM-системах

Теперь, во времена повсеместного использования CRM-систем, нам, конечно, сложно представить себе, как менеджер проекта рисует графы на стене и крепит к ней карточки.

Системы автоматизации управления бизнес-процессами сегодня позволяют решать те же задачи, что и разноцветные карточки Канбан, только в электронном виде.

Более того, в нашей CRM-системе задачи группируются в виде списка: при работе с электронной системой это намного удобнее, чем карточки и графы Канбан-доски. К примеру, на первичном этапе выполнения задачи менеджеру или исполнителю важно «набросать» задания или идеи в виде списка и лишь потом заняться их разбором: какую-то идею, изначально казавшуюся полезной, отбросить, какую-то — поднять наверх и дать задание реализовать ее нужному сотруднику.

Полностью от разноцветных карточек и Канбан-доски мы не отказываемся.

В следующем году у нас появится возможность размещать задачи в виде разноцветных квадратиков на виртуальной доске. Доски с карточками, как правило, проще для восприятия. Они подойдут тем командам, которые привыкли работать с «доской» в других автоматизированных системах управления проектами.

Материалы по теме: